Электронный заказ‑наряд

Заказ-наряд — это документ, аналогичный договору на выполнение работ или оказание услуг. Обычно он сочетает элементы собственно договорных обязательств, технического задания и расчёта стоимости. В бухгалтерском учёте заказ-наряд используется в качестве первички. В грузоперевозках заказ-наряд является формой договора фрахтования. Расскажем о том, как оформлять электронные заказ-наряды и передавать их в ГИС ЭПД.

Заказ-наряд оформляется в двух случаях:

То есть и в том, и в другом случае транспортная компания предоставляет автомобиль на погрузку и не занимается учётом перевозимого груза. Следует помнить, что заказ-наряд не подходит для поэтапных сделок, а предмет договора нельзя выполнить частично.

По умолчанию заказ-наряд заполняется и фрахтователем (заказчиком перевозки), и фрахтовщиком (перевозчиком). Но если груз перевозится для личных или семейных нужд, то заказ-наряд может быть полностью составлен фрахтовщиком (транспортной компанией).

При оформлении заказ-нарядов бланки могут быть нескольких типов. Для каждого из них предусмотрена соответствующая форма, утверждённая Министерством финансов России. Несмотря на то что эти формы были утверждены давно, их можно использовать и в настоящее время. Для печати бланков заказ-наряда используется специальная бумага. У каждого есть уникальный идентификационный номер.

Например, если нужно оформить заказ на ремонт бытовой техники и электроприборов, или на обслуживание и ремонт автомобилей, на изготовление мебели или другую подобную услугу, используется форма БО-1. В ней три части: непосредственно заказ-наряд с указаниями по заданию; бланк с информацией, которая передаётся бухгалтеру; бланк с гарантийным талоном — квитанцией, которую получают заказчики.

Другие типы бланков используются в следующих случаях:

Если необходимо оформить заказ-наряд на предоставление транспортного средства, используется специальная форма, которая одновременно служит договором фрахтования.

Образец заказ-наряда на выполнение работ:

Неиспользованные бланки заказ-нарядов должны храниться в специальном помещении, в защищенном сейфе предприятия. В конце рабочего дня это помещение опечатывается или пломбируется. Копии документов, подтверждающие оплату услуги, предоставленной клиенту, хранятся не менее пяти лет. После окончания этого срока они должны быть уничтожены, согласно установленному порядку.

XML-формат заказ наряда утверждён Приказом ФНС России от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@. Он описан в Приложении 3 к приказу.

Каждый из перевозочных документов состоит из нескольких файлов обмена информации, которые последовательно формируются и подписываются участниками информационного взаимодействия.

Он состоит из сведений о фактической дате и времени завершения пользования транспортным средством, об оговорках и замечаниях фрахтовщика (при наличии), об отметках фрахтовщика (при необходимости).

1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931. В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами. Правила оборота электронных заказ-нарядов прописаны в Приложении 3, а схема — в Приложении 4.

В обмене электронным заказ-нарядом участвуют заказчик — фрахтователь и фрахтовщик — тот, кто осуществляет перевозку. Электронный документооборот между участниками перевозки реализован через операторов ЭДО, получивших специальное разрешение Минтранса. Оператор ЭДО направляет сведения, содержащиеся в документах в ГИС ЭПД.

Заказ-наряд заполняется онлайн в веб-сервисе, либо фрахтователь оформляет его в своей учётной системе. Затем документ подписывают с помощью УКЭП и передают через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.

Оператор ЭДО проверяет:

• соответствие установленному XML-формату,
• уникальность идентификатора,
• действительность УКЭП, которой подписан документ.

При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, который, в свою очередь, формирует и отправляет новый документ. Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа.

ГИС ЭПД также проверяет документ и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа. На этом этапе ГИС присваивает документу уникальный идентификатор — УИД, который отражается в системе оператора ЭПД. Затем оператор ЭДО направляет документ фрахтовщику.

В случае если фрахтовщик не согласен с какими-либо сведениями, он направляет фрахтователю уведомление об уточнении, где указывает, какую именно информацию нужно исправить. Уведомление об уточнении подписывается УКЭП фрахтовщика. Этот документ не передаётся в ГИС ЭПД. Фрахтователь в этом случае должен создать новый файл обмена и начать документооборот сначала.

Если фрахтовщик со всем согласен, он формирует извещение о получении, подписывает его своей УКЭП и направляет фрахтователю.

Когда фрахтовщик предоставляет автомобили для перевозки, фрахтователь заполняет следующий файл обмена, подписывает своей УКЭП и направляет фрахтовщику.

После завершения перевозки фрахтовщик создаёт последний файл обмена — по факту возврата транспорта. После передачи документа фрахтователю и в ГИС ЭПД документооборот завершается.