Поручение экспедитору

Грузоотправители и грузополучатели нередко прибегают к посредническим услугам экспедиторов, доверяя им организацию и осуществление перевозки. Привлечение нового участника всегда сопровождается оформлением дополнительных бумаг. Один из таких сопроводительных документов — поручение экспедитору.

Разберемся, что это за документ и как правильно его оформить.

В соответствии с Федеральным Законом «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ, к числу экспедиторских документов относятся:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Оформление первых двух документов обязательно, без них у перевозчика или транспортной компании не будет законных оснований для приемки груза со склада отправителя. А вот складская расписка оформляется только в том случае, если экспедитор (перевозчик) берет груз на временное складское хранение.

Поручение экспедитору (также можно встретить термин «заявка на перевозку груза») — это документ, который служит основанием для оказания транспортных услуг перевозчика конкретному клиенту-заказчику. Именно здесь прописываются все необходимые характеристики груза и нюансы его перевозки. Документ устанавливает условия, которые перевозчику необходимо соблюдать, чтобы минимизировать все возможные риски и доставить груз получателю в надлежащем состоянии. В случае несоблюдения предписанных условий будет назначена процедура оценки ущерба и составлен акт о повреждении груза.

Поручение экспедитору всегда оформляется заказчиком (клиентом) транспортных услуг. Это может быть как отправитель, так и получатель.

Документ может быть оформлен как для разовой перевозки, так и для транспортных услуг, предоставляемых систематически. Однако в обоих случаях его оформление является обязательным.

Кроме того, оформление экспедиторских документов возможно не только на бумаге, но и в электронном виде. На данный момент пока еще не разработаны формализованные электронные форматы для экспедиторских документов, поэтому компании вправе использовать утвержденные бумажные бланки в любом удобном цифровом формате (например, DOCX или PDF). Однако следует помнить, что транспортные документы, оформленные в электронном виде без дублирования на бумаге, должны быть подписаны квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, а обмен такими документами должен происходить через операторов электронного документооборота.

Формы экспедиторских документов и правила их заполнения приведены в Приказе Минтранса РФ от 11 февраля 2008 года № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов». Бланк поручения можно найти в Приложении № 1 настоящего Приказа. Для удобства мы подготовили файл в формате DOCX, который можно скачать по ссылке ниже.

Заполненный документ может выглядеть так:

При оформлении экспедиторского поручения следует руководствоваться правилами, установленными в Разделе 2 Приказа Минтранса № 23.

Что важно учитывать при заполнении бланка

Чтобы документ был составлен грамотно, важно помнить о некоторых моментах.

Сколько экземпляров нужно составить

Экспедиторское поручение всегда составляется в двух экземплярах: один — для экспедитора, другой — для заказчика.