Спецификация к договору поставки

Спецификация — это официальный документ, являющийся частью сделки. Она выступает как приложение к основному соглашению и конкретизирует его условия. Если рамочный договор поставки описывает общие правила взаимодействия сторон, то спецификация фиксирует детали конкретной партии продукции.

В этом документе стороны согласуют ключевые характеристики: ассортимент, цену, точное количество и сроки отгрузки. Без согласованной спецификации договор может считаться незаключенным в части предмета сделки, если в самом тексте контракта не прописано наименование и объем продукции. Для каждой новой отгрузки обычно составляется отдельная спецификация, что позволяет не перезаключать основной контракт каждый раз.

Оформление этого приложения необходимо, когда:

Спецификация позволяет регулировать отношения. Например, если поставщик изменил цены из-за инфляции, сторонам достаточно подписать новое приложение на следующую партию, оставив основной договор без изменений.

Законодательство не содержит жесткого требования называть документ именно «спецификация». Однако закон требует, чтобы стороны достигли соглашения по всем существенным условиям. Для купли-продажи таким условием является предмет: наименование и количество товара.

Если в самом договоре поставки прописано «Товар поставляется согласно заявкам», но спецификация или иная форма заявки не подписана, суд может признать сделку несогласованной. Поэтому наличие документа, подтверждающего, какой именно товар и в какой срок должен быть передан, юридически обязательно для защиты интересов как покупателя, так и продавца.

Унифицированная форма спецификации законом не утверждена, поэтому организации вправе разработать собственный бланк. Главное условие — документ должен содержать реквизиты, связывающие его с основным контрактом: номер и дата договора. Оформление происходит в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Спецификация вступает в силу с момента ее подписания уполномоченными представителями.

В современных условиях все чаще используется электронная форма документа. Электронная спецификация, подписанная квалифицированной электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Это ускоряет работу и исключает потерю документов.

Документ приобретает силу только после двустороннего подписания. Поставщик составляет проект спецификации и направляет его контрагенту. Покупатель проверяет наименование, цену и количество. Если претензий нет, сторона ставит подпись.

Важно следить за полномочиями подписантов. Если спецификацию подпишет сотрудник без доверенности, поставка может быть оспорена. При использовании систем ЭДО, доверенные лица должны использовать МЧД, которые оформляются в ЦПРР или специальных сервисах, например, Астрал Доверенность.

В процессе работы могут измениться обстоятельства: завод снял позицию с производства или покупателю потребовалось иное количество. Поскольку спецификация — это часть договора, изменить ее в одностороннем порядке нельзя, если иное не предусмотрено контрактом.

Изменения оформляются двумя способами:

Расторжение спецификации фактически означает отказ от конкретной поставки. Это возможно:

Расторжение отдельной спецификации не влечет автоматического расторжения рамочного договора поставки.

Для легитимной перевозки и приемки груза одной спецификации недостаточно. Потребуется комплект сопроводительных документов:

Корректно оформленная работа с документами защищает компанию от претензий ФНС. Комплект сопроводительных документов в электронном виде можно создать и передавать через специальные сервисы, такие как 1С-ЭПД.

Бумажный документооборот в логистике связан с рисками: утеря бланков в пути, ошибки ручного ввода, долгий возврат подписанных оригиналов. Решение — переход на ЭДО.

Сервис 1С-ЭПД позволяет обмениваться электронными перевозочными документами прямо из программы 1С.