Электронная подпись – что это такое

Свободный автор Астрал

24 июня 2020

173130

Электронная цифровая подпись (ЭЦП или ЭП): что это такое и для чего она нужна

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — это цифровой аналог рукописной подписи. Электронные ключи используют в разных областях: для подписания электронных документов с контрагентами, сдачи отчётности, регистрации онлайн-кассы, участия в торгах, работы на госпорталах и т.д.

При подписании документа электронной подписью сохраняются данные о том, когда и кем был подписан файл. Если в документ внесут изменения после подписания, об этом можно будет узнать.

Расшифровка ЭЦП — это сокращение от «электронная цифровая подпись». Данное понятие является устаревшим. В настоящее время законодательством закреплено более короткое название — ЭП, которое расшифровывается как «электронная подпись».

Чем электронная подпись лучше обычной

Усиленная ЭП обладает преимуществами перед рукописной:

её сложно подделать, так как она защищена криптографией;
с её помощью можно работать на госпорталах и участвовать в торгах;
она позволяет работать с электронными документами и отправлять электронную отчётность.

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись имеет минимальный уровень защиты. Она может представлять собой пару логин-пароль или одноразовый числовой код. Её можно использовать только для авторизации на сайтах и в сервисах.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это подпись, которая позволяет подписывать документы и выполнять другие юридически значимые действия, но с оговоркой. Для того чтобы ей пользоваться, между контрагентами должно быть составлено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная электронная подпись предоставляет самый высокий уровень защиты и самый широкий спектр возможностей. Для её использования не нужно составлять отдельный документ, но получить её можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Изготовление электронной подписи не занимает много времени.

Астрал Подпись

Универсальный 12 мес

5 000 ₽

Области применения ЭП

Юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица используют электронную подпись в разных областях.

Как используют электронную подпись обычные граждане

Простую подпись физические лица используют для авторизации на сайтах и в сервисах. Она предоставляет им возможность пользоваться базовыми возможностями. Неквалифицированную подпись обычные граждане могут получить на портале nalog.ru, с помощью которой они смогут воспользоваться дополнительными функциями сайта. Например, отправлять документы в налоговую, и они будут признаны равнозначными бумажным.

Как используют электронную подпись юридические лица

Юридические лица обычно используют именно квалифицированную подпись, так как она открывает им большие возможности:

участвовать в госзакупках в качестве заказчика, а не только поставщика;
работать на государственных порталах;
вести юридически значимый электронный документооборот;
отправлять электронную отчётность в контролирующие органы;
регистрировать онлайн-кассу.

Неквалифицированная подпись подходит для внутреннего документооборота.

Состав электронной подписи

Электронная подпись состоит из трёх элементов:

Техническое средство для реализации набора криптографических алгоритмов и функций (средство ЭП). Это может быть криптопровайдер, который устанавливается на ПК, самостоятельный токен со встроенным криптопровайдером, а также решение на основе облачных технологий. Согласно 63-ФЗ, токен и средство КЭП на нём должны быть сертифицированы Федеральной Службой Безопасности РФ.

Важно:
Криптопровайдер (Cryptography Service Provider, CSP) — это специализированный модуль для операционной системы, который позволяет осуществлять криптографические преобразования

Связка из открытого и закрытого ключей, сформированная средством ЭП. Закрытый ключ служит для формирования самой ЭП. Он хранится на цифровом носителе (токене) и защищён паролем. Открытый ключ известен всем участникам документооборота и нужен для проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки ЭП — документ в электронном или бумажном виде, предназначенный для подтверждения принадлежности открытого ключа (ключа проверки) владельцу ЭП. Выдаётся в удостоверяющем центре. Сертификат ключа проверки ЭП важен тем, что позволяет предотвращать случаи мошенничества, когда злоумышленник, перехватив открытый ключ и подменив его своим, получает возможность выдавать себя за владельца ЭП. Удостоверяющие центры несут финансовую и административную ответственность за корректность сертификата.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Как приобрести подпись юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю

С 1 января 2022 года квалифицированные электронные подписи для ИП и ЮЛ выдают в налоговой или у её доверенных лиц. Необходимо заполнить заявление и лично явиться в отделение ФНС.

Электронная подпись для юридических лиц
Подписание важных документов в один клик. Поможет сэкономить на почтовых и канцелярских расходах.

Как приобрести подпись физическому лицу

Неквалифицированную подпись физическое лицо может получить в налоговой или в удостоверяющем центре. Квалифицированную подпись выдают только аккредитованные удостоверяющие центры. Оформить ЭЦП достаточно просто.

Краткая инструкция, как получить КЭП физическому лицу:

Оставьте заявку на получение в УЦ «Калуга Астрал» вашего города или обратитесь к партнёрам.
Выберите тариф, носитель и программное обеспечение.
Оплатите счёт.
Получите сертификат и ключи КЭП.

Клиенты УЦ «Калуга Астрал» могут перевыпустить сертификат КЭП удалённо через Личный кабинет, при наличии действующего сертификата подписи.

Электронная подпись для физических лиц позволит зарегистрировать ИП или ЮЛ не выходя из дома, работать удалённо, получать патент и многое другое.

Как выглядит электронная подпись

Под электронной подписью понимается уникальная последовательность символов из букв и цифр. Если подпись встроена в документ, то её можно увидеть, если у документа особый формат, например, .sig. Если подпись откреплённая, то её файл будет идти в паре с документом. В таком случае её можно увидеть: это будет файл в формате .sig, .sign, .p7s или другом. Формируется подпись с помощью закрытого ключа, который выглядит как папка с файлами, а проверяется с помощью открытого ключа, который также является файлом. Также квалифицированная электронная подпись имеет сертификат.

Подробнее об этом здесь → «Как выглядит электронная подпись».

Сертификат ЭЦП что это

Сертификат электронной подписи создаётся в бумажном или цифровом виде. Документ содержит в себе открытый ключ, данные о владельце и удостоверяющем центре, выдавшим ключи и сертификат ЭП. Сертификат подтверждает, что подпись принадлежит именно пользователю.

Как подписать документ электронной подписью

Порядок подписания документа зависит от его формата. Файл MS Word может быть подписан самостоятельно, а для PDF нужно устанавливать дополнительную программу — «КриптоПро PDF».

Подробнее об этом здесь → «Как подписать документ электронной подписью».

Решение проблем с электронной подписью

Если возникают проблемы с электронной подписью, вы можете попробовать решить их самостоятельно. Ошибки появляются из-за неправильных действий пользователя или программное обеспечение работает неверно в связи с техническими неполадками. В первую очередь нужно проверить срок действия криптопровайдера и сертификата подписи.

Также вы всегда можете обратиться в нашу техподдержку, которая работает 24/7.

Что делать, если ЭЦП утеряна

При потере или похищении носителя с электронной подписью, в первую очередь нужно обратиться в удостоверяющий центр и отозвать сертификат. После этого нужно будет написать заявление в полицию и сообщить об этом в налоговую.

Подробнее об этом здесь → «Что делать, если ЭЦП утеряна».

Как восстановить доступ

Токены и смарт-карты защищены пин-кодами, которые открывают к ним доступ. Если владелец забыл пин-код, то он может воспользоваться стандартными кодами, которые у разных носителей свои.

Подробнее об этом здесь → «Как восстановить доступ».

Часто задаваемые вопросы

Квалифицированная электронная подпись состоит из двух элементов: закрытого и открытого ключей

Астрал.Подпись
Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

Проверить наличие зарегистрированной электронной подписи можно в личном кабинете на портале «Госуслуги». Для этого нужно перейти в раздел «Настройки и безопасность».

Электронная подпись может встраиваться в документ, а может идти отдельно от подписываемого файла. В таком случае эта подпись будет называться отсоединённой.

Ключи квалифицированной и неквалифицированной подписи хранятся на физических носителях. Чтобы узнать тип подписи, пользователю достаточно перейти в личный кабинет портала «Госуслуги», выбрать «Настройки и безопасность» и перейти в раздел «Электронная подпись».

Чтобы получить КЭП, заявителю потребуется паспорт, СНИЛС и ИНН. Руководителю филиала (представительства) иностранной организации понадобится: паспорт, ИНН, СНИЛС физлица – руководителя филиала, ИНН юрлица – иностранной организации, КПП и НЗА филиала (представительства) иностранной организации.

Если руководителя уволили из штата, то на нового директора оформляют новую КЭП. При этом старую подпись директора использовать нельзя.

Если руководитель поменял должность и остался в штате компании, то на него выписывают доверенность на право пользования КЭП от имени юрлица, пока новый директор не получит свою электронную подпись.

Чтобы отозвать подпись, нужно обратиться в удостоверяющий центр, который выпустил сертификат ЭП.

Сертификат подписи продлить нельзя. Его можно только перевыпустить. Для этого нужно обратиться в соответствующий удостоверяющий центр. Делать это лучше заранее, когда срок действия действующего сертификата не истёк.

ФНС записывает сертификат и ключи КЭП только на токены, имеющие сертификацию ФСТЭК или ФСБ России. Такие устройства имеют соответствующий сертификат.