Акт сверки взаиморасчетов в электронном виде

Акт сверки — это документ, в котором фиксируются расчеты между контрагентами. С его помощью можно проверить, все ли операции были отражены в бухгалтерском учете. Проверка по акту позволяет своевременно исправить выявленные ошибки. В статье мы расскажем о том, как осуществляется документооборот при передаче акта сверки взаиморасчетов контрагенту и какие изменения произойдут после утверждения формата электронного акта сверки.

Зачем нужен акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки расчетов определяет взаимные требования сторон на конкретную дату и может быть использован в следующих целях:

• подтвердить наличие или отсутствие задолженности по данным бухгалтерских учетных документов;
• представить основание для прерывания срока исковой давности (если в течение трех лет с момента оформления акта сверки должник не подписал его);
• предъявить документ в ходе налоговой проверки по требованию ФНС;
• предъявить доказательства о задолженности в случае судебного разбирательства с контрагентом.

Но важно помнить, что одного лишь акта сверки недостаточно для взыскания задолженности. Необходимо предъявление первичных учетных документов в качестве основных доказательств неисполнения требований.

Как происходит документооборот при передаче акта сверки

Организация, по инициативе которой составляется акт сверки, формирует документ в двух экземплярах, заверяет его печатями и подписями директора и главного бухгалтера, после чего оба экземпляра направляются второй стороне. Контрагент при получении акта проверяет отраженные в нем операции и вносит собственные данные. Руководитель предприятия и бухгалтер подписывают акт и ставят на нем печать организации. Затем один экземпляр отправляют инициатору сверки, а другой оставляют в бухгалтерии. Распечатанный акт передается контрагенту лично, курьером или по почте. Так происходит документооборот при передаче акта в бумажном виде.

Передача электронного акта сверки осуществляется намного быстрее и проще: организация формирует документ, подписывает его электронной подписью и передает контрагенту через оператора электронного документооборота.

Электронный акт сверки взаиморасчетов

Приказом ФНС России от 13 мая 2022 г. № ЕД-7-26/405@ был утвержден формат для передачи акта сверки в цифровом виде в рамках формализованного электронного документооборота. Данный формат не является обязательным, однако поддерживается многими сервисами ЭДО, поэтому применять его удобно. Кроме того, акт сверки, составленный по формату ФНС, можно представлять в налоговую в электронном виде без дублирования на бумаге.

Электронный акт сверки состоит из двух файлов обмена в формате XML:

• файл обмена, составленный отправителем (инициатором сверки) — содержит сведения об операциях между отправителем и получателем, заверяется электронной подписью ответственного лица передающей стороны;
• файл обмена с информацией, которую внес получатель — составляется получателем сверки на основе первого файла, подписывается электронной подписью ответственного лица принимающей стороны.

Использование электронного формата для передачи актов сверки существенно сокращает время обмена документами между контрагентами, автоматизирует обработку данных и позволяет избегать ненужных расходов на бумагу, пересылку и хранение документов. Однако осуществлять передачу электронного акта сверки могут только те организации и ИП, которые подключены к системе ЭДО и имеют действующие сертификаты ключа проверки электронной подписи.