Чем коммерческий инвойс отличается от проформы-инвойса
Александра Кадынцева
В мире международной торговли, где каждая деталь имеет значение, правильное оформление документов считается краеугольным камнем успешной сделки. Среди множества бумаг особое место занимают инвойсы, и часто возникает путаница между коммерческим инвойсом и проформой-инвойсом. Разберемся в их отличиях, назначении и актуальных правилах использования.
Что такое коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс – это ключевой документ в международной торговле, который выполняет функцию счета на оплату и доказательства сделки. Он выставляется продавцом (экспортером) покупателю (импортеру) после фактической отгрузки товара и подтверждает факт совершения продажи.
Основные функции коммерческого инвойса:
-
Основание для оплаты: содержит информацию о сумме, подлежащей уплате, и условиях платежа.
-
Таможенная декларация: служит одним из основных документов для таможенных органов при расчете пошлин и налогов, а также для контроля перемещения товаров через границу.
-
Подтверждение права собственности: фиксирует переход права собственности от продавца к покупателю.
-
Бухгалтерский учет: необходим для ведения бухгалтерского учета обеих сторон сделки.
Обязательная информация в коммерческом инвойсе
В нем в обязательном порядке указывается дата выставления инвойса, а также уникальный номер этого документа, полное наименование и адрес экспортера и импортера. В документ также вносится номер контракта или заказа (при наличии), описание товаров (наименование, код ТН ВЭД/HS Code, количество, единицы измерения) их цена за единицу и общая стоимость.
В тексте документа прописывается валюта сделки, условия поставки и оплаты (например, предоплата, оплата по факту поставки, отсрочка).Также в инвойсе указывается страна происхождения груза и номер транспортной накладной (коносамента, авианакладной и т.д.).
Заверяется заполненный документ подписью уполномоченного лица. Составить его можно в электронном или печатном виде.
Использование сервисов для электронных перевозочных документов, например, 1С-ЭПД, позволяет ускорить процесс обмена электронными документами. Перед тем как подключить 1С-ЭПД, оформите электронную подпись, чтобы заверять электронные договоры, акты и другие перевозочные документы.
Чтобы все нужные бумаги для оформления процесса транспортировки всегда были в быстром доступе, установите мобильное приложение 1С-ЭПД.
Что такое проформа-инвойс
Проформа-инвойс – это предварительный или черновой инвойс. Он выставляется продавцом до фактической отгрузки товара, когда условия сделки еще находятся в стадии согласования или требуют предоплаты. По сути, это предложение о продаже, содержащее все ключевые параметры будущей сделки.
Основные функции проформы-инвойса:
-
Предварительное согласование: позволяет покупателю ознакомиться с ценами, условиями и характеристиками груза до заключения окончательного контракта.
-
Основание для предоплаты: часто используется как документ для осуществления авансового платежа или открытия аккредитива.
-
Запрос импортной лицензии: в некоторых странах импортеры используют проформу-инвойс для получения необходимых разрешений и лицензий.
-
Предварительный расчет таможенных платежей: позволяет импортеру оценить примерные расходы на таможенное оформление до прибытия груза.
-
Подтверждение заказа: служит документом, подтверждающим намерение покупателя приобрести товар.
Обязательная информация в проформе-инвойсе
Этот документ должен иметь пометку «PROFORMA INVOICE». В остальном его содержание повторяет обычный коммерческий инвойс, то есть в нем также содержатся данные об экспортере и импортере, наименовании, количестве и стоимости товара, валюте, в которой проводится сделка, предполагаемых условиях и сроках доставки, а также указывается срок действия проформы, дата ее выставления. Заполненный документ должен быть заверен подписью уполномоченного лица.
Основные различия между документами
Давайте сравним оба документа по ряду критериев, таких как назначение, юридический статус, возможность внесения изменений, значение для бухгалтерского учета и прочее.
| Критерий | Коммерческий инвойс | Проформа-инвойс |
|---|---|---|
| Назначение | Официальное требование об оплате за фактически отгруженный товар. | Предварительное предложение о продаже; запрос на предоплату; основа для импортной лицензии. |
| Момент выставления | После отгрузки товара. | До отгрузки. |
| Юридический статус | Юридически обязывающий документ, подтверждающий факт продажи и обязательство оплаты. | Не считается юридически обязывающим документом в части окончательной продажи, скорее, оферта. |
| Таможня | Обязателен для таможенного оформления, служит основой для расчета пошлин и налогов. | Не используется для окончательного таможенного оформления, но может быть нужен для предварительных разрешений. |
| Оплата | Требует оплаты за уже поставленный товар. | Основание для предоплаты, аванса или открытия аккредитива. |
| Изменения | Изменения крайне нежелательны, требуют корректирующих документов. | Изменения до окончательного согласования условий возможны. |
| Бухгалтерия | Важен для бухгалтерского учета, признания дохода/расхода. | Не отражается в бухгалтерском учете как факт продажи до момента выставления коммерческого инвойса. |
Правила выбора между проформой-инвойсом и коммерческим инвойсом
Выбор между этими двумя сопроводительными бумагами определяется этапом сделки и ее целями.
Проформу-инвойс, стоит рассмотреть к выставлению, если:
-
Вы только обсуждаете сделку с покупателем и хотите предоставить ему полное предложение с ценами и условиями.
-
Покупатель должен получить предварительное разрешение на импорт или рассчитать бюджет.
-
Вам требуется предоплата или открытие аккредитива до отгрузки.
-
Товар еще не готов к отгрузке или находится в процессе производства.
-
Вам нужно зарезервировать товар для покупателя.
Используйте коммерческий инвойс, если:
-
Товар уже отгружен или готов к отгрузке.
-
Условия сделки полностью согласованы и утверждены обеими сторонами.
-
Вам нужен официальный документ для таможенного оформления и расчета пошлин.
-
Вы выставляете окончательный счет на оплату за фактически поставленный груз.
Советы по оформлению документов
Типичные ошибки и способы их избежания
Разберем распространенные ошибки в работе с этими сопроводительными бумагами и способы их исключить.
Ошибка 1. Использование проформы-инвойса для таможенного оформления.
Таможня требует коммерческий инвойс, поэтому предоставление проформы инвойса в этом случае недопустимо.
Как избежать: всегда проверяйте, какой именно инвойс вы подаете на таможню – он должен быть коммерческим с подписью уполномоченного лица и всеми необходимыми сведениями о сторонах и товаре.
Ошибка 2. Неточности в описании товара или кодах ТН ВЭД.
Указание неверных кодов приводит к задержкам, дополнительным проверкам и штрафам.
Как избежать: внимательно сверяйте данные с каталогами товаров и таможенными классификаторами. Используйте специализированное ПО или консультантов.
Ошибка 3. Расхождения в суммах или количестве.
Ошибка в одной цифре может привести к значительным финансовым потерям.
Как избежать: дважды проверяйте все расчеты и сверяйте их с заказом клиента.
Ошибка 4. Отсутствие необходимых данных.
Неполный инвойс может быть отклонен таможней или банком, что приведет к задержке отправки товара и возможным финансовым издержкам, связанным с этим.
Как избежать: используйте шаблоны, которые включают все обязательные поля, и всегда заполняйте их.
Ошибка 5. Неактуальные Инкотермс или валюта.
Использование неактуальных правил международной торговли может вызвать споры между сторонами сделки. На момент публикации статьи актуальная редакция Инкотермс от 2020 года.
Как избежать: перед каждой сделкой уточняйте текущие условия и используйте только актуальные версии стандартов.
Популярные вопросы
Можно ли вносить изменения в инвойс?
В коммерческом инвойсе изменения крайне нежелательны после его выставления и особенно, после отгрузки. Если возникает необходимость изменить данные (например, количество, цена), это делается через оформление кредит-ноты или дебет-ноты, которые корректируют первоначальный инвойс. В проформу-инвойс можно вносить изменения до тех пор, пока условия сделки не будут окончательно согласованы и утверждены обеими сторонами. После согласования она, как правило, становится основой для коммерческого инвойса.
Нужно ли переводить инвойс на другой язык?
Обычно коммерческий инвойс оформляется на английском языке, который является международным языком бизнеса. Однако если страна импортера требует документы на своем государственном языке, то перевод обязателен. Многие таможенные органы могут требовать заверенный перевод, особенно для сложных товаров или при наличии сомнений. Всегда уточняйте требования конкретной таможенной службы.
Что будет, если отправить проформу вместо инвойса на таможню?
Таможенные органы отклонят проформу-инвойс, так как она не относится к юридически обязывающим документам для расчета пошлин и налогов. Груз будет задержан, и вам придется оперативно предоставить коммерческий инвойс. Это повлечет за собой задержки в доставке, дополнительные расходы на хранение и, возможно, штрафы.
Можно ли сделать один документ вместо двух?
Нет, нельзя. Это два принципиально разных бланка, выполняющих разные функции на разных этапах сделки. Проформа-инвойс – это предпродажное предложение, а коммерческий инвойс – это официальный счет на оплату за уже отгруженный товар и основной документ для таможенного оформления. Попытка объединить их приведет к путанице и проблемам в торговле и на таможне.
Дарья Алексеева
Александра Кадынцева
Дарья Алексеева
Александра Кадынцева
Александра Кадынцева
Дарья Алексеева
Александра Кадынцева
Дарья Алексеева
Виталий Михейкин
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
Доки
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC