Инвойс

Что такое инвойс

Работая с иностранными партнёрами, вам неизбежно придётся столкнуться с таким документом, как инвойс. В международной торговле с помощью него выставляют счета за товары или услуги. Правильное оформление этого документа не только устанавливает чёткие условия оплаты, но и помогает избежать проблем на таможне, гарантируя своевременное получение денег.

В этой статье мы подробно расскажем о том, что такое инвойс и как его правильно заполнять.

Инвойс (invoice) — это документ на товары или услуги, используемый продавцом для выставления счёта покупателю в международных сделках. Он содержит детальную информацию о товаре или услуге: наименование, количество, цену, общую сумму к оплате и метод оплаты.

В России у инвойса нет точного аналога, его можно сравнить со счётом на оплату, который может также включать условия сделки. В некоторых случаях инвойс может заменять собой договор и акт. Например, при оказании услуг в условии договора можно прописать, что оплата счёта-договора означает подтверждение выполнения всех условий договора заказчиком.

Инвойс — это документ, без которого транспортная компания откажет в услугах на перевозку груза, наряду с отсутствием товаросопроводительных документов. При продаже товаров, помимо инвойса, может потребоваться другая документация, например, для оформления доставки.

Важно не путать инвойс с другими финансовыми документами:

• Счёт-фактура используется для налогового учёта и передачи товаров или услуг.
• Счёт на оплату — это уведомление о сумме к оплате без подробной информации о сделке.
• Квитанция подтверждает факт оплаты.

Инвойс играет важную роль в международных сделках, обеспечивая чёткость и прозрачность финансовых взаимоотношений между продавцом и покупателем.

Зачем используют инвойсы в России

В России инвойсы обеспечивают прозрачность и контроль как на таможне, так и в сфере валютных операций.

Таможенный контроль

При импорте/экспорте товаров через границу России таможенные органы используют инвойс для определения стоимости товара и расчёта таможенных пошлин и налогов.

Точная информация в инвойсе гарантирует правильную оценку товара и соблюдение таможенных процедур.

Валютный контроль

Российские банки и органы валютного контроля требуют инвойс при международных платежах в иностранной валюте. Инвойс помогает установить основание для валютной операции и обеспечивает прозрачность финансовых транзакций. При поступлении средств от иностранного контрагента на ваш счёт банк замораживает валюту на транзитном счёте и запрашивает документы, в том числе инвойс, для подтверждения сделки. Для получения доступа к деньгам нужно представить документы в течение 15 рабочих дней. Упрощённые правила действуют для сделок меньше 200 тыс. руб. по курсу ЦБ. Достаточно заполнить электронную форму банка, скан договора не требуется. Крупные сделки — больше 3 млн руб. или перевод больше 6 млн руб., требуют дополнительной документации и постановки контракта на учёт.

Какие есть виды инвойсов

В мире бизнеса существует несколько типов инвойсов, каждый из которых выполняет свою уникальную функцию. Два наиболее распространённых типа — это инвойс-проформа и коммерческий инвойс. Несмотря на то, что оба документа играют важную роль в коммерческих сделках, они имеют свои особенности. Давайте рассмотрим их подробнее.

Инвойс-проформа

Это своеобразный «черновик» инвойса, который выставляется до фактической поставки товара или оказания услуги. По сути, такой инвойс выступает в роли первичного документа. Он не имеет юридической силы и не требует оплаты.

Основная цель инвойса-проформы — предоставить покупателю полную информацию о предстоящей сделке. В нём указываются стоимость товаров или услуг, условия оплаты, сроки поставки и другие важные детали, необходимые для оформления заказа или планирования бюджета. Инвойс-проформа также может быть использован для оформления кредитов или поиска финансирования.

Инвойс-проформа, образец

Коммерческий инвойс

Это официальный документ, который выставляется после того, как товар поставлен транспортной компанией или услуга оказана. Он обладает юридической силой и служит основой для финансовых операций и учёта.

В коммерческом инвойсе содержится полная информация о сделке, включая наименование товара или услуги, количество, цену, общую сумму к оплате, условия оплаты, способы доставки и другие коммерческие данные.

В сфере таможенного контроля инвойсы используются для определения стоимости товара, расчёта таможенных пошлин и налогов, а также для проведения финансовых операций и учёта расходов и доходов.

Из вышеперечисленного можно сделать следующий вывод. В бизнесе используются оба вида инвойсов, каждый из которых выполняет свою важную функцию. Инвойс-проформа — это инструмент предварительного информирования покупателя о сделке, позволяющий ему принять взвешенное решение и спланировать свои финансовые ресурсы. Коммерческий инвойс, в свою очередь, служит официальным документом для проведения финансовых операций и ведения учёта, закрепляя все детали сделки и обеспечивая её прозрачность.

Коммерческий инвойс, образец

Как заполнить инвойс

Правильно заполненный инвойс — это гарантия чёткого и прозрачного взаимодействия с клиентами и партнёрами. Он минимизирует риск недоразумений, споров и задержек в процессе оплаты, обеспечивая плавный ход сделки.

Чтобы избежать ошибок и обеспечить чёткость при выставлении документа, следуйте этим рекомендациям, которые помогут вам правильно заполнить инвойс:

1. Основные данные:
   1. Укажите полное название компании, юридический адрес и контактные данные.
   2. Добавьте дату выставления инвойса и уникальный номер для идентификации.
2. Данные клиента:
   1. Укажите полное имя или название клиента, его адрес и контактные данные.
3. Описание товаров/услуг:
   1. Подробно опишите каждый товар или услугу, за которые требуется оплата.
   2. Укажите название, количество, цену за единицу и общую стоимость.
   3. Добавьте информацию о налогах и скидках, если применимо.
4. Условия оплаты:
   1. Определите чёткие сроки и способ оплаты, а также реквизиты банковского счёта.
5. Дополнительные сведения:
   1. Включите в инвойс любую дополнительную информацию, важную для клиента, например, сроки поставки, гарантии и другие условия сделки.
6. Проверка и подпись:
   1. Тщательно проверьте инвойс на наличие ошибок перед отправкой.
   2. Подпишите документ и передайте его клиенту.

Отличие инвойса от счёта-фактуры

Важно не путать инвойс с другими финансовыми документами:

• Счёт-фактура для налогового учёта.
• Счёт на оплату — уведомление о сумме, которую нужно заплатить.

Инвойс и счёт-фактура — это совершенно разные документы, которые выполняют разные функции:

• Инвойс выставляется продавцом покупателю с требованием об оплате товаров или услуг.
• Счёт-фактура используется для учёта НДС и нужна для отчёта перед государством.

Главное об инвойсах

Инвойс — это официальный документ, который продавец выставляет покупателю для требования платы за поставленный товар или оказанную услугу. Он содержит информацию о товарах/услугах, их стоимости, количестве, общей сумме к оплате и условиях оплаты. Может быть отправлен вместе с товаросопроводительными документами.

Проформа является первичным документом и не требует оплаты, а коммерческий вид инвойса имеет юридическую силу.

Инвойсы широко применяются в международных сделках, особенно в экспорте и импорте. Они играют важную роль в таможенном и валютном контроле, упрощая процесс торговли между странами.

При заполнении инвойса требуется точность:

• Укажите все необходимые реквизиты, детали товаров/услуг и условия оплаты.
• Сохраняйте инвойсы в соответствии с законодательством, правилами ведомства и требованиями бухгалтерии для последующего контроля и аудита.

Что будет, если неправильно заполнить инвойс

Неправильно заполненный инвойс может стать причиной задержки товара на таможне, что отразится на сроках доставки. А если не соблюдать правила валютного контроля, штраф может составить до 100% от суммы сделки.