Какие документы нужны для перевозки груза
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронные документы грузов

Сервис ЭДО для логистики

Какие документы необходимы для перевозки грузов по России

06.12.2023

Чтобы отправить партию товара от поставщика покупателю и соблюсти все требования закона, каждому участнику перевозки необходимо оформить пакет документов: товарно-транспортную накладную, путевой лист и другие бумаги. Если перевезти с одного склада на другой нужно продукты питания, алкоголь или животных, экспедитору потребуются дополнительные справки. Разберёмся в том, какими документами подтвердить перевозку груза.

Основные документы на груз

Рассмотрим, какие документы подтверждают перевозку груза в общем случае. Эти бумаги потребуются для доставки и опасных веществ, и скоропортящихся продуктов, и безопасных товаров с длительным сроком годности.

Перевозочные документы грузов

Электронный путевой лист
Заказ-наряд
Транспортная 
накладная
ЭМД
Транспортная
квитанция
Грузовая 
накладная
Сопроводительная
ведомость
Доверенность на получение груза
Маршрутный 
лист
Акт приёма
-передачи
Доверенность на ТМЦ
ЭПД
Разница 
в ТТН и ТН
Товарно-транспортная
накладная


Договор между контрагентами

Если поставщик не доставляет товар самостоятельно, а нанимает перевозчика, потребуется заключить трёхсторонний договор о перевозке груза. Предмет такого договора — перевозка груза за плату. Документ подписывают продавец, покупатель и экспедитор, который отвечает за доставку партии. Чтобы подтвердить перевозочный договор, необходимо составить транспортную или товарно-транспортную накладную.

Товарная накладная и транспортная накладная

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 — это первичный документ, в котором указывают данные грузоотправителя и грузополучателя, а также характеристики отправленной партии: наименование товара, количество предметов, вес груза и его стоимость. С помощью формы ТОРГ-12 поставщик может списать партию со склада, а покупатель — оприходовать полученный товар. Товарную накладную нужно оформлять в двух экземплярах: один бланк остаётся у продавца, второй передают покупателю.

Вместе с бланком ТОРГ-12 необходимо использовать транспортную накладную (ТН). Её форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства № 2200. В ТН вносят все сведения о доставке партии: данные продавца, перевозчика и покупателя, реквизиты договора о перевозке, параметры транспорта. Транспортную накладную заполняют в трёх экземплярах: для поставщика, перевозчика и получателя груза. Обычно ТН создаёт грузоотправитель.

Товарно-транспортная накладная (ТТН)

Вместо товарной и транспортной накладных можно применять единую товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. В ТТН указаны данные и о проданном товаре, и о его доставке. Таким образом, с помощью этого документа можно подтвердить перевозку груза, списать продукцию со склада и оприходовать товары. Заполнять ТТН нужно в трёх или четырёх экземплярах в зависимости от вида товаров.

Товарно-транспортную накладную необходимо заполнять при перевозке алкогольной продукции.

Путевой лист

В путевой лист вносят данные водителя, информацию о маршруте, времени начала и конца рейса. Медработник ставит в листе отметки о состоянии водителя до и после рейса. Механик указывает результаты техосмотра автомобиля при выезде и при возвращении. Бланки путевых листов для грузовых и легковых автомобилей приведены в приложении к постановлению Госкомстата № 78 .

С 2023 года можно использовать электронные путевые листы. Для оформления перевозочных документов в электронном виде подойдёт сервис 1С-ЭПД. С помощью этого модуля вы сможете заполнять бумаги и отправлять их контрагентам, оставаясь в системе «1С». Сервис также передаст все документы на перевозимый груз в ГИС ЭПД.

Сопроводительная ведомость

Сопроводительную ведомость нужно заполнять, если товар перевозят в специальной таре — транспортном контейнере. Документ необходим, если при погрузке и выгрузке партии контейнер нужно снимать с транспортного средства. Форма этого перевозочного документа дана в приложении № 9 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Заполнять бумажную ведомость нужно в трёх экземплярах.

Акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи груза подтверждает то, что получатель принял товар. Грузополучатель должен подготовить этот документ в двух экземплярах: один остаётся в его собственном архиве, второй направляется грузоотправителю. В акте приёма-передачи груза необходимо указать наименование, массу и ценность груза и описать то, в каком состоянии этот груз был доставлен: была ли нарушена упаковка, были ли соблюдены особые условия перевозки.

Доверенность на получение товара или ТМЦ

Если приёмкой груза занимается не сам грузополучатель, а ответственный сотрудник, руководитель компании должен составить на имя работника доверенность. Для доверенности на получение товара или товарно-материальных ценностей можно использовать форму № М-2 или № М-2а. Компания имеет право составить свой бланк доверенности. В этот документ необходимо включить информацию о доверителе и об ответственном сотруднике, а также перечислить полномочия работника, который действует по доверенности.

Договор фрахтования и заказ-наряд

Для доставки груза перевозчики могут арендовать чужой автомобиль. В этом случае компании потребуется заключить с арендодателем договор фрахтования. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. Договор фрахтования должен содержать данные обеих сторон сделки, информацию об арендованном транспорте, размере платы за его использование и о длительности перевозки.

В некоторых случаях вместо договора фрахтования можно составить заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Заказ-наряд подходит, если транспортная компания не занимается учётом перевозимого груза. С 2023 года договор фрахтования и заказ-наряд можно составлять в электронной форме и отправлять контрагентам с помощью сервиса от оператора ИС ЭПД.

Маршрутный лист

Маршрутный лист нужен для подтверждения расходов, которые водитель понёс в дороге. Например, если в пути сотруднику потребовалось заправить автомобиль, сведения об этом нужно вписать в маршрутный лист. Также с помощью этого бланка можно фиксировать конкретное время прибытия водителя к получателю груза и количество времени, которое потрачено на разгрузку. Перечень реквизитов маршрутного листа не определён однозначно, поэтому форму документа компания может разработать самостоятельно.

Грузовая накладная

Грузовая накладная — это аналог транспортной накладной, которую используют при перевозке груза авиатранспортом. Требования к оформлению грузовой накладной указаны в общих правилах воздушных перевозок, которые утверждены приказом Минтранса № 82. Согласно этим правилам, накладная составляется на основании заявления на перевозку груза и содержит данные о маршруте перевозки и стоимости доставки. Грузовую накладную составляют в трёх экземплярах.

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ (ЭМД) обычно используют при авиаперевозках. В ЭМД отражают информацию о взимании сборов и платы, в частности при отказе грузоотправителя или грузополучателя от перевозки или при изменении условий доставки.

Дополнительные документы на перевозимый груз

Рассмотрим, какие документы при перевозке груза требуются только в особых случаях.

Дополнительные документы логистики

Грузовой 
манифест
Экспортная 
декларация
Товаросопроводительные 
документы
Паспорт
безопасности
груза
Упаковочный
лист
Дорожная 
ведомость
Путевой 
лист для ИП
Путевой 
лист самозанятого


Ветеринарный паспорт

Ветеринарный паспорт потребуется взять в дорогу, если водитель перевозит животных, например, лошадей или быков. В этом документе указывают породу, окрас и дату рождения животного, приводят сведения о вакцинации и перенесённых заболеваниях.

Санитарная книжка на автомобиль

Санитарную книжку транспортного средства нужно получить перевозчикам, которые занимаются доставкой продуктов питания. В санкнижку вносят информацию обо всех дезинфекционных обработках автомобиля.

Паспорт безопасности груза

Паспорт безопасности должен оформлять отправитель груза. Этот документ составляется в случае, если нужно организовать перевозку опасных веществ: радиоактивных, взрывчатых, токсичных, инфекционных или легковоспламеняющихся материалов. В паспорте безопасности перечисляются требования к перевозке, хранению и утилизации этих веществ.

Лицензия на перевозку опасных грузов

Чтобы перевозить товары, которые могут принести вред людям во время доставки, компании нужно специальное разрешение. К опасным грузам относят взрывчатые, легковоспламеняющиеся, токсичные вещества и радиоактивные материалы. Чтобы получить лицензию на перевозку опасных грузов, потребуется собрать пакет документов и заплатить госпошлину.

Упаковочный лист

Упаковочный лист нужен для подтверждения того, что перевозчик передал товар грузополучателю. Это полный перечень продукции, которую доставил и разгрузил перевозчик.

Дорожная ведомость

Дорожную ведомость используют при перевозке товаров водным и железнодорожным транспортом. Этот документ оформляют, когда перевозчик принимает партию от грузоотправителя. В дорожной ведомости указывают сведения о сроке доставки груза и о маршруте перевозчика. Грузополучатель должен расписаться в документе после приёмки товара.

Путевой лист для ИП и самозанятого

В путевой лист перевозчик вносит всю информацию о поездке: данные водителя и сведения о состоянии его здоровья, маршрут и сроки рейса, результаты техосмотра автомобиля. Этот документ необходимо предъявлять инспектору ГИБДД при проверке в дороге. Специальные бланки путевых листов для ИП и самозанятых не разработаны, поэтому все перевозчики могут использовать формы из постановления Госкомстата № 78.

Грузовой манифест

Грузовой манифест обычно применяют перевозчики, которые доставляют товар за границу. В этом документе указывают информацию о транспортном средстве, его маршруте и обо всех грузах, которые находятся в автомобиле, вагоне или на борту судна. Экземпляры грузового манифеста должны получить таможенные службы в пунктах отправления и назначения.

Экспортная декларация

Экспортная декларация подтверждает законность экспорта отечественной продукции за границу. В декларации требуется указать данные грузоотправителя и грузополучателя, привести сведения о транспортном средстве и о таможенном пункте, который оформляет груз. Правила заполнения экспортной декларации даны в Решении комиссии Таможенного союза № 257.

Как применять электронные перевозочные документы

1 сентября 2022 года вступило в силу постановление Правительства № 931. Согласно этому документу, теперь перевозчики имеют право обмениваться документами в электронном виде. Сейчас можно сформировать следующие виды электронных перевозочных документов:

  • транспортная накладная;
  • заказ-наряд;
  • сопроводительная ведомость;
  • договор фрахтования;
  • путевой лист;
  • заказ (заявка).

Чтобы отправлять формы партнёрам, перевозчику нужно подключиться к государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для этого потребуется подписать договор с оператором электронного документооборота.

Компания «Астрал» разработала два решения для быстрого оформления перевозочных документов на груз и их отправки. Пользователи «1С» могут подключить модуль 1С-ЭПД, чтобы отправлять документы напрямую из привычной программы. А интеграционное решение Платформа ЭПД можно встроить в вашу учётную систему по API.

Штрафы за отсутствие документов для грузоперевозки

Если сотрудники ГИБДД остановят водителя и не найдут у него перевозочных документов на грузы, работник будет оштрафован.

Нарушение
Размер штрафа
Обоснование
У водителя нет регистрационных документов на транспортное средство Для водителей: 500 рублей П. 1 ст. 12.3 КоАП РФ
Нет полиса ОСАГО Для водителей: 500 рублей П. 2 ст. 12.3 КоАП РФ
Нет путевого листа и товарно-транспортных документов Для водителей: 500 рублей П. 2 ст. 12.3 КоАП РФ
Нет документов, разрешающих перевозить опасные грузы Для водителей: от 2 до 2,5 тысяч рублей. Для должностных лиц: от 15 до 20 тысяч рублей. Для юрлиц: от 400 до 500 тысяч рублей П. 1 ст. 12.21.2 КоАП РФ
Нет ветеринарных паспортов для животных Для граждан: от 3 до 5 тысяч рублей. Для должностных лиц: от 30 до 40 тысяч рублей. Для юрлиц: от 300 до 500 тысяч рублей П. 2 ст. 10.8 КоАП РФ

Некоторые перевозочные документы на прибывшие грузы признаются первичной документацией. В частности, «первичкой» можно считать товарную и транспортную накладные, путевой лист. Эти бумаги нужны для подтверждения доходов и расходов компании при налоговой проверке. Если организация не оформит их, она будет оштрафована.

Нарушение
Размер штрафа
Обоснование
Компания не оформила первичные документы 10 тысяч рублей П. 1 ст. 120 НК РФ
Компания не оформляла первичные документы в течение нескольких налоговых периодов 30 тысяч рублей П. 2 ст. 120 НК РФ
Компания не оформила первичные документы, и это повлекло занижение налоговой базы 20% от суммы неуплаченного налога (не менее 40 тысяч рублей) П. 3 ст. 120 НК РФ

Продукты по направлению

Доки

Сервис электронного документооборота с контрагентами

1С-Отчетность

Сервис передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С-Предприятие»

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
autohello-finger