Как аннулировать электронный документ

Если после подписания электронного документа в нём обнаружилась ошибка, такой документ можно аннулировать. Расскажем, как это происходит в системе ЭДО.

Правила аннулирования электронных документов

Аннулирование электронных документов никак не регламентируется законодательством. Возможность аннулировать документ по согласованию сторон в сервисах ЭДО предусмотрена разработчиками по аналогии с аннулированием бумажных документов.

Инициировать аннулирование документа может любая из сторон, подписавших его. Как правило, это делает та сторона, которая обнаружила ошибку.

Аннулирование возможно только для документооборота в статусе «Завершён», кроме неформализованных документов без запроса ответной подписи.

• Сторона, которая инициирует аннулирование документа, посылает через оператора ЭДО предложение об аннулировании документа (ПОА) контрагенту с указанием причины.
• Если контрагент принимает это предложение, то документ утратит юридическую силу.
• Если вторая сторона не хочет признавать документ недействительным, она может отказать в аннулировании. При этом документ сохранит юридическую значимость.

Аннулировать электронный документ в одностороннем порядке нельзя.

Отправить запрос на аннулирование можно только один раз. Если контрагент отклоняет его, дальнейшее аннулирование документа возможно только с помощью произвольного документа или в судебном порядке.

Аннулирование документа в роуминге

Бывает так, что оператор контрагента и используемая контрагентом программа ЭДО не поддерживают технологию аннулирования. В таком случае следует отправить контрагенту «Предложение об аннулировании» в виде произвольного электронного документа с признаком обязательности ответной подписи.

Если получатель «Предложения об аннулировании» утвердил полученный документ, то есть поставил ответную подпись, то исходный электронный документ считается аннулированным по соглашению сторон.

После этого в учётной системе следует отменить проведение документа, соответствующего аннулированному первичному документу, или удалить его.