Как пробить чеки аванса и предоплаты

Согласно № 54-ФЗ, необходимо использовать ККТ и формировать кассовые чеки в случае получения денежного аванса или предоплаты. Это правило распространяется как на зачёт, так и на возврат оплаты.

В статье разберём, в каком порядке формируются чеки на аванс и зачёт предоплаты, а также платёжки, которые закрывают данные по расчёту.

Аванс и предоплата: отличия

Между этими понятиями есть разница, соответственно, чеки для них также различаются.

Авансом признают передачу денег до фактического получения товара или услуги. По сути — это аналог предоплаты. Различие заключается в том, что продавец не может перечислить точный список товаров или услуг, за которые получает платёж. При этом также выдаётся кассовый чек, но оформляется он немного иначе. Предоплата может быть частичной или полной, она так же, как аванс, вносится до выдачи товара или получения услуги.

Продавец указывает признак «Аванс» в чеке, если клиент ещё не до конца определился с выбором товара или услуги. Признак способа расчёта в таком случае не указывается.

«Предоплата» же назначается в том случае, когда покупатель точно знает, какой товар приобретает или какой услугой собирается воспользоваться. При этом в чеке указывается точное название приобретаемого товара либо услуги.

Также может понадобиться второй чек (на зачёт предоплаты), когда покупатель получит то, что оплатил.

При получении авансового платежа в чек нужно внести соответствующие реквизиты.

Виды аванса и предоплаты

Согласно Приказу ФНС № ЕД-7-20/622@ (заменил Приказ ФНС № ММВ-7-20/229@), существует несколько вариантов предоплаты в чеке с соответствующими признаками способа расчёта.

Если клиент сначала внёс часть денежных средств, а на оставшуюся сумму продавец предоставил заём, нужно пробить как минимум три чека. Они формируются со следующими признаками.

Как работать с авансами и предоплатами

При поступлении частичной оплаты пользователь ККМ формирует фискальный документ с пунктами «Предоплата 100%», «Предоплата» или «Аванс».

При отгрузке товара или выполнении услуги делается закрывающий чек с признаком способа расчёта «Полный расчёт». Последний признак не обязательно указывать в печатной форме фискального документа, выдаваемого при отгрузке.

При последней оплате кредита нужно выбить чек, который закрывает данные о расчёте.

Расходы по доставке товара могут быть включены в предоплату. Либо покупатель организует доставку своими силами, если берёт эти расходы на себя.

Примеры товарных чеков

Ниже приведены образцы 6 разных документов. Обратите внимание на то, какую информацию включает в себя каждый платёж.

Когда и кто формирует чеки на зачёт предоплаты и при отгрузке

Все компании и ИП должны применять ККТ на месте осуществления расчёта с покупателем (клиентом) и в момент осуществления предоплаты. Продавец формирует фискальный документ в момент платежа с указанием его признака и передаёт покупателю. Для разных способов оплаты есть свои нюансы, например, при безналичной оплате чек надо пробить не позднее дня, следующего за днём расчёта.

Клиент переводит деньги на расчётный счёт поставщика

В данном случае зачисление необходимой суммы происходит не сразу, а спустя некоторое время. Поэтому при внесении предоплаты возникают вопросы: когда необходимо сформировать чек на аванс — когда деньги переведены или когда они поступили на счёт продавца?

Согласно п. 5.4 ст. 1.2 54-ФЗ, при безналичных расчётах кассовый чек можно формировать не позднее рабочего дня, следующего за днём расчётов, но не позднее момента передачи товара. Поставщик может узнать о поступлении аванса из банковской выписки, которая доступна для просмотра на следующий день после зачисления денег на счёт. Таким образом, он идентифицирует клиента с его заказом и сможет сформировать фискальный документ. Данные действия не нарушают требования закона.

Продавец передаёт товар курьерской службе для доставки покупателю

Чек на предоплату в данной ситуации формирует поставщик. Однако возникает вопрос: кто обязан пробить фискальный документ на отгрузку – продавец или курьер?

Его оформление на передачу товара является обязанностью курьерской службы, так как ККТ обязано использовать лицо, осуществляющее расчёты с покупателем (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Поскольку передача заказа в зачёт предоплаты относится к расчётам и этим занимается курьер, пробить кассовый документ должен именно он.

Однако чаще всего закрывающий чек формирует продавец при передаче товара курьеру. Затем его либо направляют клиенту в электронной форме, либо передают через курьера в бумажном виде.

Как оформить чек на зачёт аванса или предоплаты. Пример чека

Оформление чека на аванс или предоплату практически идентично, за исключением того, какой признак указывается. Продавец пробивает первый чек в тот момент, когда покупатель передаёт ему деньги: либо часть, либо полную сумму (при предоплате 100%).

Второй документ выдаётся при фактическом получении товара или услуги клиентом. При этом он указывает признак «полный расчёт». В сумме должно быть отражено, что был внесён аванс или предварительная оплата.

Когда используется один чек на все авансы

В некоторых случаях как организации, так и индивидуальные предприниматели могут не пробивать чек по каждой предварительной оплате. Они могут воспользоваться послаблением — пробивать один документ на все авансы. Но так делать могут только налогоплательщики ограниченного круга видов деятельности:

• Проведение культурно-массовых мероприятий.
• Перевозка пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа.
• Предоставление услуги связи.
• Предоставление электронных услуг, перечисленных в ст. 174.2 НК РФ.
• Услуги управляющих и ресурсоснабжающих организаций.
• Оказание услуг охраны и систем обеспечения безопасности.
• Услуги образовательных организаций.

Один кассовый документ на все авансы оформляют по окончании расчётного периода, в течение которого и принимали эти платежи. После окончания расчётного периода у организации есть ещё 10 дней на то, чтобы успеть оформить его.

Зачёт аванса за покупки в интернет

Если оплата совершается в безналичной форме через интернет, то продавец не обязан оформлять бумажный чек. Он отправляет клиенту копию фискального документа, например, на электронную почту.

Что делать, если аванс или предоплату надо вернуть

Возникает вопрос: «Как пробить чек на предоплату и аванс?». Если покупатель хочет вернуть их, продавцу нужно сформировать кассовый документ с признаком расчёта «Возврат прихода». При возврате клиенту нужно составить заявление, в котором должны быть указаны его ФИО, данные паспорта и причина возврата.

Решение от «Калуга Астрал»

Для передачи всех чеков в ФНС, в соответствии с порядком применения контрольно-кассовой техники 54-ФЗ, подходит онлайн-сервис «Астрал.ОФД». Он соответствует необходимым критериям для удобной работы пользователя, работает со всеми моделями кассовой техники из официального реестра Федеральной налоговой службы.

Сервис имеет ряд дополнительных возможностей:

• помощь с регистрацией и снятием с учёта ККТ;
• помощь в приобретении фискального накопителя;
• выпуск квалифицированной электронной подписи;
• услуга мониторинга работы торговых точек;
• сервис по аналитике фискальных данных;
• бесплатно передаёт информацию в систему маркировки;
• возможность отправки копии электронного чека клиентам по SMS / Email со статусом доставки.

Техническая поддержка работает круглосуточно и без выходных, обеспечивая стабильную связь с сервером и оперативно устраняя все неисправности, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс. Для подключения к сервису заполните форму обратной связи.

Часто задаваемые вопросы