Личная электронная подпись физического лица, как правильно использовать сотруднику организации

Чтобы действовать от имени организации или ИП, работник использует квалифицированную электронную подпись (КЭП), в сертификате которой он указан в качестве второго владельца. Такая КЭП позволяет вести электронный документооборот с контрагентами и сдавать отчётность в государственные органы.

Работать по этим правилам можно до 31 августа 2024 года, если сертификат КЭП был выпущен до 31 августа 2023 года. Далее сотруднику понадобится личная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.

Разберёмся, почему сотруднику организации важно пользоваться собственной электронной подписью.

Личная электронная подпись физического лица, руководителя организации и ИП

Закон № 443-ФЗ внёс изменения в закон № 64-ФЗ об электронной подписи. Согласно нововведениям, подпись юридического лица и индивидуального предпринимателя теперь выдают только руководителям организаций. Они получают КЭП в УЦ ФНС и у его доверенных лиц. Директору требуется подготовить пакет документов, лично явиться в отделение ведомства и оформить электронную подпись в порядке живой очереди.

В свою очередь, работники компаний должны использовать личную электронную подпись физлица. Сертификат такой подписи не содержит сведения об организации сотрудника. А чтобы подтвердить свои полномочия на право действовать от лица компании, работнику понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД). Также подпись физлица подходит для личного пользования. Гражданин может удалённо подписать кадровый документ, договор купли-продажи квартиры или запросить госуслуги в соответствующем сервисе.

При увольнении ЭП остаётся у бывшего сотрудника. Работодатель отзывает МЧД, при необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Кроме того, до 31 августа 2024 года разрешено применять подпись сотрудника юрлица и уполномоченного представителя, если сертификат такой подписи был выпущен до 31 августа 2023 года. МЧД при этом не нужна.

Оба вида электронной подписи можно получить в коммерческих удостоверяющих центрах, которые получили аккредитацию в Минцифры. Актуальный список УЦ размещён на сайте Минцифры. Пользователь может скачать перечень в виде электронного документа.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.

Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Документы, подписанные скомпрометированной электронной подписью, считаются недействительными.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме, бухгалтер. Для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность. Для использования КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, так как работать с КЭП работника юрлица можно до 1 сентября 2024 года. Рекомендуем подготовиться к изменениям заранее.