Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы

Электронный документооборот — неотъемлемая часть бизнеса. Законодательство обязывает налогоплательщиков предоставлять отчётность в контролирующие органы в электронном виде, IT-компании предлагают системы ЭДО, закрывающие любые потребности бизнеса: отчётность, документооборот с контрагентами и внутри компании, роуминг между разными операторами ЭДО и т.д. По данным ФНС, в 2019 году в хозяйственный документооборот были вовлечены 3,7 млн юридических лиц и 4 млн ИП. При этом доля электронных счетов-фактур составляет всего 9% от общего числа. А это значит, что большинство первичных документов создаются и хранятся в бумажном виде.

Недавно на сайте ФНС была опубликована Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Документ содержит планы обширных изменений в законодательстве и в устройстве бизнес-процессов. Цель изменений — стимулировать переход российского бизнеса на ЭДО и тем самым обеспечить прозрачность хозяйственной деятельности налогоплательщиков.

Что изменится

Новые форматы электронных документов

Пополнится существующий список утверждённых форматов электронных документов. В него войдут:

• Договоры с контрагентами и приравненные к ним документы, в том числе заказ-наряды, заявки на участие в торгах, оферты, акцепты.

• Акты сверки взаимных расчётов

• Транспортные и расходные накладные

• Ценовые спецификации

• Заказы и их подтверждения

• Счета на оплату

• Документы при возврате товара

• КС-2 (форма акта о приёмке выполненных работ в строительстве)

• КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат)

Применение электронной подписи

В планах ФНС — расширить список документов, которые можно подписывать «обезличенной» электронной подписью. Это подпись, которая не содержит данных о сотруднике, действующем по доверенности от имени организации. Также расширится сфера применения простой ЭП.

Выход на международный ЭДО

Станет возможным обмен документами с зарубежными компаниями. Появятся форматы документов, соответствующие международным стандартам, а проверкой электронной подписи будет заниматься доверенная третья сторона.

Развитие ЭДО между контрагентами

ФНС планирует сделать ЭДО между компаниями обязательным. Это значит, что век бумажной первички подходит к концу — счета-фактуры, накладные и другие первичные документы будут оформлять и хранить исключительно в электронном виде.

Способы передачи электронных документов

Новая концепция предусматривает разные пути обмена электронными документами: через электронную почту, мессенджеры, облачные файлообменники и даже съёмные носители. Но при одном условии: документы должны быть зарегистрированы в системе оператора ЭДО.

Роль оператора ЭДО

Оператор ЭДО присваивает электронному документу регистрационный номер. По РНД можно будет найти документ и посмотреть все действия над ним: подписание, аннулирование, редактирование и т.д. Оператор ЭДО обеспечивает подтверждение прохождения документов и передачу информации о них в налоговую.

Как работать с ФНС через ЭДО

Согласно новой концепции, схема движения электронного документа будет выглядеть примерно следующим образом:

1. Контрагент 1 создаёт электронный документ, подписывает его электронной подписью и регистрирует у оператора ЭДО. Оператор присваивает ему РНД.




2. Контрагент 1 передаёт этот документ контрагенту 2 любым удобным способом: по электронной почте, в мессенджере, на флэшке или через систему электронного документооборота — например, Астрал.Онлайн.




3. Контрагент 2 получает документ и проверяет его по РНД, обратившись к оператору ЭДО.




4. Оператор ЭДО направляет в налоговую каждый зарегистрированный документ — автоматически или по запросу.

Сейчас контролирующие органы обращаются к самому налогоплательщику за первичными и уточняющими документами. Благодаря новым правилам ЭДО госорганы будут получать информацию из государственных информационных систем и от оператора ЭДО. По прогнозам ФНС, количество обращений к субъектам бизнеса сократится.

К чему это приведёт

• Сокращение отчётности. Госорганы будут получать первичные документы и на основании этих данных формировать отчётные данные: рассчитывать налоговую базу, автоматически собирать те или иные налоги.

• Прозрачность операций. ФНС будет знать о каждой сделке, а данные будут обрабатываться автоматически. Подделать документы не получится.

• Сокращение расходов бизнеса на обработку и хранение бумажных документов.

• Увеличение общего количества электронных документов. По плану ФНС, до конца 2024 года в электронный вид должны перейти 95% счетов-фактур и 70% накладных.