Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
E-mail:
ops@astral.ru
Отдел продаж:
17 сентября 2018
25146
0
Как подписать электронной подписью документы word и pdf
Электронная подпись

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.


Что потребуется


Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.


Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:


  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.


  2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.


  3. Средства электронной подписи.


  4. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.


  5. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.



Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel


Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.


Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:


  • на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;

  • нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);



картинка1
  • в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;

  • после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.



картинка2

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.



картинка3

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.



картинка4

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.


Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF


Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.


Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.



картинка5

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:


  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.


  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.


  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.




картинка6

Чтобы подписать PDF-файл:


  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC


  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.


  3. 
картинка7
  4. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.


  5. 
картинка8
  6. Нажмите Поставить цифровую подпись.

  7. 
картинка9
  8. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.

  9. 
картинка10а
  10. Нажмите Подписать.


  11. 
картинка10

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП



картинка11

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.


Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.


Как создать файл электронной подписи в формате SIG


Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:


  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).


  2. 
КриптоАРМ
  3. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.

  4. 
Мастере создания
  5. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.


  6. 
исходный файл для подписания
  7. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.


  8. 
преобразован исходный файл
  9. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).


  10. 
Использование подписи
  11. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.


  12. 
Выбор сертификата
  13. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.


  14. 
Хранилище сертификатов
  15. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.


  16. 
Готово

    После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).


    
SIG создан

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.





Чтобы воспользоваться программой КриптоАРМ, потребуется лицензия, приобрести которую можно у нас на сайте. Если у вас ещё нет электронной подписи, оставьте заявку на её изготовление — наши менеджеры свяжутся с вами и проконсультируют по вопросам её получения в удостоверяющем центре
«Астрал-М», а также помогут подобрать удобный вариант тарифа.


25146
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал-ЭТ

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

1С-ЭТП

Сервис получения ЭП и поиска аукционов из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья

Заказать ЭЦП

Оставьте контактные данные и наши специалисты вам помогут.

Оставить заявку
autohello-finger
Виртуальный директор Дмитрий
Здравствуйте!
Приобрел ЭП от Астрала
и использую ее для торгов, ЭДО и даже оформил кассу с ее помощью.
Быстро и без проблем. Рекомендую!
Виртуальный директор Дмитрий