Как подписать электронной подписью (ЭЦП) документы: word, pdf, excell
Отдел продаж:
Отдел продаж:
20 апреля 2023
185750
Как подписать электронной подписью документы word и pdf
Электронная подпись

Как подписать электронной подписью документы word и pdf

Для осуществления электронного документооборота необходимо, чтобы документы были подписаны электронной подписью (ЭП, ЭЦП). Это обязательное условие, так как документ без подписи не может считаться юридически значимым. Рассказываем, что и в каком порядке нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.


Что потребуется

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.


Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:


  1. Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи.


  2. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.


  3. Средства электронной подписи.


  4. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.


  5. Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.



Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.


Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:


  • на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;

  • нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);


Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №1
  • в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;

  • после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.


Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №2

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.


Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №3

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.


Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №4

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.


Как с помощью ЭЦП подписать документ в формате PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах для работы с PDF-файлами Adobe Acrobat, Adobe Reader предусмотрен модуль КриптоПро PDF.


Прежде чем подписывать документ, для работы с КриптоПро PDF нужно установить и настроить Acrobat Reader DC либо Adobe Acrobat Pro.


Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №5

Рассмотрим настройку на примере Acrobat Reader DC:


  1. Заходим в меню Редактирование → Установки → Подписи.


  2. В блоке Создание и оформление нажимаем кнопку Подробнее.


  3. В пункте Метод подписания по умолчанию выбираем КриптоПро PDF.



Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №6

Чтобы подписать PDF-файл:


  1. Откройте документ в Acrobat Reader DC


  2. Выберите пункт Заполнить и подписать на панели инструментов справа.


  3. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №7
  4. Выберите пункт Сертификаты. Если его нет в списке, то необходимо добавить через настройки панели инструментов.


  5. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №8
  6. Нажмите Поставить цифровую подпись.

  7. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №9
  8. Выделите область, где будет стоять ЭЦП . После этого появится окно, в котором нужно будет выбрать цифровое удостоверение для подписи.

  9. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №10
  10. Нажмите Подписать.


  11. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №11

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП

Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №12

Как видно по изображению, файл с подписанным документом не только имеет другой формат, но и больше исходного по размеру. Это связано с добавлением подписи.


Чтобы сформировать документ в формате SIG или посмотреть содержимое документа с таким форматом, потребуется специальное ПО для шифрования и расшифрования данных, создания и проверки ЭЦП.


Как создать файл электронной подписи в формате SIG

Процесс создания документа в формате SIG мы рассмотрим на примере программы КриптоАРМ. Чтобы создать подписанный документ необходимо:


  1. Выбрать исходный документ, кликнув по нему правой кнопкой мыши (1), выбрать в меню КриптоАРМ (2), затем – Подписать (3).


  2. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №13
  3. Нажать кнопку Далее в открывшемся Мастере создания электронной подписи.

  4. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №14
  5. Выбрать в списке исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы, которые нужно подписать.


  6. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №15
  7. Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в нашем случае ничего не нужно.


  8. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №16
  9. В блоке свойства подписи выбрать Подписано рядом с параметром Использование подписи (4). Если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отмечаем соответствующий параметр (5).


  10. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №17
  11. Нажать кнопку Выбрать(6) в окне Выбор сертификата подписи.


  12. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №18
  13. В Хранилище сертификатов выбрать сертификат ЭЦП из списка.


  14. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №19
  15. На последнем этапе создания документа с помощью Мастера нажать Готово.


  16. Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №20

    После завершения операции подписания документа появится окно с результатами (7).


    Как подписать электронной подписью документы word и pdf фото №21

    Готово! Документ в формате SIG создан и подписан.





Выбрать подходящую лицензию КриптоАРМ рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

Для отправки цифровых документов рекомендуем квалифицированные электронные подписи от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций. Индивидуальные предприниматели и руководители юрлица могут воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ.

185750
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger