Какую электронную подпись выдать сотрудникам при внедрении кадрового ЭДО? Разъяснения законодательства

Вопрос внедрения кадрового ЭДО актуален сейчас для многих компаний. Дело не только во взаимодействии с дистанционными сотрудниками, но и в недавнем скачке цен на расходники. Про подорожание бумаги мы писали ранее.

Если внедрение КЭДО уже не вызывает сомнений у большинства крупных компаний, то вопрос о том, какие именно электронные подписи использовать, стоит остро. Электронная цифровая подпись сотрудника может быть простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной. Обо всех трёх видах подписи в кадровом ЭДО мы рассказывали в нашей специальной статье.

Разберёмся, какие подписи выдавать работникам — УНЭП, ПЭП или всё же УКЭП?

Сразу оговоримся, что для кадровых специалистов мы рекомендуем выдавать УКЭП, так как именно с этой подписью сдаётся кадровая отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Почему ПЭП не самый лучший вариант для кадрового ЭДО

Простая электронная подпись работника (ПЭП) меньше всего подходит для КЭДО.

Во-первых, с помощью ПЭП нельзя подписать трудовой договор и дополнения к нему, изменения условий трудового договора, договор о матответственности, ученический договор, договор об образовании, приказ о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод.

Во-вторых, ПЭП — наименее защищённый вид подписи. Простая электронная цифровая подпись представляет собой связку «логин-пароль». Пароль может быть как постоянным, так и одноразовым (one time password, OTP). OTP-код работник получает в виде sms или push-уведомления. Основное преимущество простой ЭП заключается в простоте и удобстве. В то же время применение простой электронной подписи создаёт для злоумышленников множество возможностей для атак или похищения данных в банковском сегменте.

В кадровом ЭДО, как и в любой другой системе электронного документооборота, ПЭП не обеспечивает неизменяемость документа после его подписания.

Работник может заявить, что подписывал документ с другим содержанием. При использовании ПЭП в системе КЭДО доказать, что документ не изменялся, вы не сможете.

УКЭП для кадрового ЭДО

Уникальность квалифицированной подписи состоит в том, что она приравнена к собственноручной без дополнительных условий. Электронный документ, подписанный таким образом, должен приниматься везде, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Безусловно, это самый защищённый и, как следствие, самый дорогой вид подписи. Усиленная квалифицированная электронная подпись работника выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром при личном присутствии или при удаленной идентификации при помощи биометрии или действующей УКЭП. Стоимость УКЭП для физического лица, включая токен и специальную программу КриптоПРО для использования подписи, варьируется от 2000 рублей. Если штат вашей компании составляет 150 человек, то только на подписи нужно закладывать от 300 тысяч рублей в год без учёта стоимости лицензии системы КЭДО.

Обращаем ваше внимание, что усиленная квалифицированная электронная подпись на сотрудника кадровой службы или руководителя работает только при установке специального криптопровайдера — софта, предназначенного для подписи и шифрования. Криптопровайдер можно установить как на компьютер, так и на мобильный телефон.

УНЭП для кадрового ЭДО

Не такой затратный вид подписи, но защищённый, — УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).

Для изготовления электронной подписи данного вида применяется специальное криптошифровальное ПО. При оформлении УНЭП работник получает два ключа — закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на носителе (ПК, облако, флешка) и предназначается только тому лицу, которому принадлежит электронная цифровая подпись. Открытый ключ доступен всем пользователям, участвующим в документообороте с владельцем подписи. Он прописывается в сертификате УНЭП и может применяться для проверки подлинности электронной подписи.

УНЭП подходит для подписания со стороны сотрудников, в том числе дистанционных, любого типа кадровых документов, разрешённых к переводу в электронный вид (приказ на увольнение, акт о несчастном случае и инструктаж о технике безопасности по 377-ФЗ продолжают вести на бумаге).

УНЭП позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, а также установить время создания документа. Кроме того, в документе, подписанном такой ЭП, фиксируются все изменения, которые были внесены уже после подписания.

Немаловажный плюс УНЭП — при её использовании не требуется устанавливать специальные программы, наподобие КриптоПРО для УКЭП. Документы такой электронной цифровой подписью можно подписывать как с компьютера, так и с телефона. Такая электронная подпись для работника будет идеальным вариантом.

Использование УНЭП предусмотрено статьёй 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно положениям закона, неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создаётся с использованием средств электронной подписи.

В законе говорится, что документы, подписанные НЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно:

«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платёжных систем».

Как раз Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ устанавливает использование УНЭП между работодателем и сотрудником при подписании кадровых документов:

«При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства».

Для использования УНЭП в кадровом ЭДО не нужно заключать дополнительное соглашение между работодателем и сотрудниками. Достаточно прописать в трудовом договоре порядок использования УНЭП.

Компании с большим штатом сотрудников, территориально распределенными филиалами, а также со значительной частью персонала на удаленке или с разъездным характером работы, как правило, уже используют частично электронный кадровый документооборот на основе самописных или сильно кастомизированных решений. Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в ТК РФ» позволил автоматизировать “последнюю милю” кадрового ДО - подписывать в электронном виде все кадровые документы, кроме: инструктажа по охране труда, приказа об увольнении, акта о несчастном случае.

Какие электронные подписи можно использовать при подписании кадровых документов

Перечень кадровых документов, которые можно оформлять в электронном виде, а также виды электронных подписей, которыми можно подписывать эти документы, приведены в таблице ниже:

Надеемся, наш разбор использования подписей для КЭДО будет вам полезен. Пишите в комментариях, какие вопросы при внедрении кадрового ЭДО вас волнуют больше всего. Обязательно разберём их подробно.

Желаем всем лёгкого перехода на КЭДО!