Как выбрать сервис кадрового ЭДО: кейс перехода на КЭДО от онлайн-школы OTUS

На что нужно обратить внимание при выборе программы для электронного кадрового документооборота (КЭДО)? Рассказывает наш клиент — ООО «Отус онлайн-образование».

Ситуация

«Отус онлайн-образование» — это создатель образовательной платформы OTUS. На сайте OTUS размещено более 130 курсов по программированию, информационной безопасности, Data Science и другим популярным направлениям в сфере IT. Компания сотрудничает с 622 преподавателями, обучение у которых прошло почти 28 тысяч студентов.

После пандемии COVID-19 в «Отус онлайн-образование» ввели гибридный и удалённый форматы работы. Многие сотрудники компании продолжают трудиться дистанционно. Это сильно усложнило работу бухгалтеров. Светлана Сивохина, специалист по кадровому делопроизводству, отмечает, что из-за «удалёнки» возникли проблемы с доставкой документов сотрудникам, подписанием и возвратом бумаг. Кроме того, много времени уходило на сортировку документов, которые приходили обратно в офис.

Задача

Перед руководителем компании возникло сразу несколько проблем:

• чрезмерная нагрузка на бухгалтерию;
• медленный обмен документами;
• высокие расходы на печать, доставку и хранение бумаг.

Справиться с трудностями можно с помощью перевода кадрового документооборота в электронную форму. Но какой сервис для КЭДО выбрать?

Решение

Программу для КЭДО руководитель компании выбирал вместе с главным бухгалтером, так как сравнивать возможности сервисов должен сотрудник, который будет использовать выбранный продукт в своей работе. Лучшим вариантом для «Отус онлайн-образование» стал облачный сервис Астрал i КЭДО.

При выборе сервиса компания обратила внимание на такие критерии, как:

1. Стоимость услуг. Изначально клиент собирался подключить сервис от другого крупного оператора ЭДО. Однако соотношение цены и возможностей оказалось лучше у продукта от «Астрал». У нас есть индивидуальные тарифы для компаний со штатом свыше 300 сотрудников.
2. Возможность выпуска электронной подписи. Чтобы работник мог подписывать документы в системе КЭДО, ему необходимо получить усиленную электронную подпись. Астрал i КЭДО позволяет выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи прямо из сервиса благодаря собственному удостоверяющему центру.
3. Репутация разработчика. Бухгалтеры «Отус онлайн-образование» уже пользовались продуктом от «Астрал» — модулем для сдачи электронных отчётов 1С-Отчётность. Сотрудники были довольны сервисом и порекомендовали своему руководству обратить внимание на другие наши разработки.

Результат

После перехода на электронный кадровый документооборот бухгалтерам стало проще работать с сотрудниками на «удалёнке». С помощью Астрал i КЭДО наш клиент смог снизить расходы на курьерскую доставку бумаг и сэкономить время, которое уходило на подписание документов.

Сортировка подписанных бумаг, которая отнимала у бухгалтеров больше всего времени, больше не проводится. Теперь все электронные документы доступны в Личном кабинете Астрал i КЭДО. Пользователи легко находят нужные документы с помощью строки поиска и фильтров. Компания также планирует использовать Модуль найма.

Светлана Сивохина, специалист по кадровому делопроизводству ООО «Отус онлайн-образование»