Кадры / Персонал

График отпусков: правила составления и форма

29.04.2026

19 259

7 минут

Все официально трудоустроенные работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Для этого работодатель должен следить за наличием специального нормативного акта — графика отпусков. Этот документ обеспечивает соблюдение прав на отдых и помогает организовывать рабочий процесс так, чтобы отпуска распределялись в течение года равномерно и не приводили к дефициту кадров, как бывает в случаях, когда несколько специалистов уходят в отпуск одновременно.

Отсутствие графика расценивается как административное правонарушение и влечет за собой штраф. Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.

В статье расскажем, как составить график отпусков с соблюдением всех норм законодательства и рассмотрим особенности предоставления отпуска различным категориям работников.

Составлением графика занимается отдел кадров либо сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство. Если в компании числится много работников, то практичнее составлять график по каждому структурному подразделению, а затем уже объединять данные в общую систему, корректируя их по мере необходимости.

Важно вносить в график отпусков всех работников, которые трудоустроены на момент утверждения графика, даже тех, кто будет уволен в январе.

При составлении графика важно учитывать:

действующие положения трудового кодекса РФ;
особенности организации и специфику ее деятельности (количество подразделений, взаимозаменяемость сотрудников, планы развития, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск и т.д.);
пожелания сотрудников.

Для определения отпуска следует опираться не на календарный год (с 1 января по 31 декабря), а на рабочий, равный 12 месяцам со дня приема сотрудника на работу. То есть рабочий год для каждого работника рассчитывается индивидуально.

Право на использование отпуска в первый год работы появляется лишь по прошествии шести месяцев непрерывного труда. Этот срок еще называют отпускным стажем. Например, сотруднику, принятому в компанию 1 марта 2026 года, первый оплачиваемый отпуск полагается не раньше 1 сентября 2026 года.

Отпускной стаж не всегда начисляется непрерывно. Некоторые периоды из него следует исключать, например:

отсутствие сотрудника без уважительных причин;
ситуации, предусмотренные статьей 76 ТК РФ и влекущие за собой отстранение сотрудника от работы (состояние алкогольного или наркотического опьянения, нахождение на работе без прохождения необходимого медосмотра и т. д.);
отпуск по уходу за ребенком старше трех лет;
отпуск, предоставляемый сотруднику по его просьбе без сохранения заработной платы и превышающий 14 календарных дней за рабочий год.

Работодатель обязан составлять график отпусков независимо от количества сотрудников за две недели до начала нового календарного года. Так, например, график отпусков на 2027 год должен быть составлен и утвержден не позднее 17 декабря 2026 года.

Право отказаться от ряда локальных нормативных актов, включая график отпусков, предоставлено микропредприятиям и некоммерческим организациям, в которых среднесписочная численность не превышает 15 человек (ст. 309.2 ТК РФ). Но есть одно условие: порядок предоставления отпуска должен быть зафиксирован непосредственно в трудовом договоре по типовой форме из Постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Пункт 22 этой формы предусматривает согласование отпуска через письменное соглашение сторон.

Кадры / Персонал

Работа с больничными листами в 2026 году

Александра Кадынцева

07.04.2026

85 827

Отпуск в среднем составляет 28 календарных дней. Его можно использовать единовременно либо разбить по частям. Главное, чтобы одна из частей отпуска была не меньше 14 дней в соответствии со статьей 125 ТК РФ. При этом нет необходимости оформлять и подписывать дополнительные документы, достаточно лишь отразить соответствующие даты в графике.

В законодательстве также есть понятие дополнительного отпуска. Он доступен лишь нескольким категориям работников.

Сотрудники, работающие в опасных или вредных условиях. Для них общая продолжительность отпуска может составлять от 42 до 56 календарных дней. Стаж, дающий право на дополнительный отпуск, рассчитывается пропорционально сроку, фактически проведенному в опасных условиях.
Лица, работающие в районах Крайнего Севера или иных областях с тяжелыми климатическими условиями. Если же работник находится в таких районах исключительно в рамках командировок, то дополнительный отпуск ему не положен.
Лица, пострадавшие в результате аварии на Чернобыльской АЭС.
Работники с ненормированным графиком.
Профессиональные спортсмены и тренеры.

Дополнительный отпуск предоставляется одновременно с ежегодным. Общая продолжительность рассчитывается путем суммирования основного и дополнительного отпуска (статья 120 ТК РФ).

Некоторые работники могут претендовать на отпуск авансом, то есть до того, как наработают полугодовой стаж, а также на отпуск «вне очереди» в любое удобное для них время. К их числу относятся:

работники младше 18 лет, причем общая продолжительность годового отпуска для них равна 31 календарному дню;
женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком;
работники, усыновившие ребенка младше трех месяцев;
работники, отозванные из отпуска в текущем году;
студенты (они могут совместить ежегодный отпуск с учебным по соглашению с работодателем);
лица, совмещающие две и более работы (они могут уйти в отпуск одновременно с отпуском по основной работе).

Кадры / Персонал

Оплата работы в выходные и праздничные дни

Александра Кадынцева

10.03.2026

25 696

На данный момент в законодательстве нет требований по использованию строго унифицированной формы для графика отпусков. Работодатели могут работать с любыми удобными для них формами документов и даже разрабатывать их самостоятельно.

Однако наиболее распространенной по сей день является форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Это таблица, в которой по умолчанию есть все элементы для учета необходимой информации: структурное подразделение, должность, ФИО, продолжительность отпуска, фактические даты и т.д. Но работодатель может по своему усмотрению реорганизовать таблицу и добавить новые столбцы.

Порядок заполнения графика также является свободным. Можно заполнять строки в хронологическом порядке начиная с январских отпусков, либо систематизировать график по подразделениям или категориям работников.

Важно учитывать, что работа с графиком отпусков условно делится на два этапа: планирование и отображение фактических сроков. Рассмотрим их подробно на примере заполнения формы Т-7.

Планирование

На данном этапе заполняются только графы с 1 по 6.

Структурное подразделение.
Должность (в соответствии со штатным расписанием).
ФИО сотрудника.
Табельный номер (если в организации не предусмотрены табельные номера, то этот столбец остается пустым либо вовсе удаляется).
Продолжительность отпуска. Она считается в календарных днях, а не в рабочих, то есть выходные (например, суббота и воскресенье) засчитываются как часть отпуска. Исключение составляют только официальные праздничные дни (например, 9 Мая).
Запланированная дата начала отпуска.

Именно в таком виде график выносится на утверждение руководителю и представителю профсоюза, если он есть в компании. Сам приказ об утверждении может быть составлен в произвольной форме.

Важно, чтобы каждый сотрудник был ознакомлен с графиком не позднее чем за две недели до начала отпуска, и подпись, подтверждающая факт ознакомления, обязательна. В противном случае сотрудник имеет право потребовать перенос отпуска на другой срок. Роструд рекомендует добавлять в график специальный столбец для подписей сотрудников или оформлять лист ознакомления в качестве приложения к графику.

Отображение фактических отпусков

Столбцы с 7 по 9 заполняются в течение года и фиксируют информацию о фактическом использовании отпусков.

В графе 7 указывается реальная дата начала отпуска.
Если отпуск переносится, в графе 8 отображается основание для этого (как правило, это заявление сотрудника, приказ руководителя или иной документ), а в графе 9 ставится предполагаемая дата перенесенного отпуска.

Если работник уходит в отпуск в соответствии с графиком, то никакие дополнительные документы ему не нужны. А вот в случаях, представленных ниже, необходимо оформлять заявление о предоставлении отпуска:

работник берет отпуск раньше шести месяцев непрерывного труда;
работник относится к числу тех, кто может претендовать на отпуск в любое удобное для него время.

Переведите график отпусков в электронный формат

Астрал iКЭДО автоматизирует весь цикл кадрового делопроизводства: составляйте, согласовывайте и храните графики отпусков в электронном виде. Сотрудники подписывают документы с любого устройства — без бумажной волокиты и потери подписей.

Подробнее

Образец заполнения формы Т-7

Бланк включает 10 граф. На этапе первоначального утверждения заполняются графы с 1 по 6:

Графа	Содержание	Пример заполнения
1	Структурное подразделение	Бухгалтерия
2	Должность	Главный бухгалтер
3	ФИО	Смирнова Елена Викторовна
4	Табельный номер	0042
5	Количество календарных дней отпуска	28
6	Запланированная дата начала отпуска	14.07.2027
7	Фактическая дата начала отпуска	Заполняется по факту
8	Основание переноса (документ)	Заполняется при переносе
9	Дата предполагаемого отпуска при переносе	Заполняется при переносе
10	Примечание	Свободное поле

Когда отпуск работника разбит на части, каждую из них отражают отдельной строкой. Допустим, сотруднику положено 28 дней и он делит их поровну (14 + 14): в графике появятся две строки с разными датами в графе 6.

В график отпусков допускается вносить изменения. Нужно лишь сопровождать каждое из них отдельным приказом и соглашением обеих сторон — работника и работодателя.

Столбец 10 («примечания») нужен для того, чтобы отмечать следующие изменения:

работник не воспользовался отпуском в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ);
отпуск работника полностью или частично переносится на следующий год в связи с тем, что работник был отозван из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Еще одна распространенная причина для внесения изменений в график — прием на работу нового сотрудника. Как правило, это происходит в течение года, отчего возникает необходимость вносить информацию об отпуске нового сотрудника в уже утвержденный график.

Роструд в данном случае предлагает два варианта:

внести изменения в общий график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к общему.

Имеет значение, когда именно сотрудник принят на работу. Если в начале календарного года, то имеет смысл внести сведения о нем в утвержденный график. Если же сотрудник начинает работу во втором полугодии, то его можно сразу вносить в график на следующий год, ведь право на первый отпуск у него появится только через шесть месяцев.

Законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в график отпусков, в том числе по форме Т-7. Главное – заверять все дополнения подписями руководителей и специалистов кадровой службы.

Электронная подпись для кадровых документов — быстро и законно

Астрал Подпись — быстрый выпуск электронных подписей для работы с кадровыми документами, госпорталами и ЭДО.

Оформить электронную подпись

Если графика нет или он утвержден с нарушениями, действие квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Субъект	Штраф при первом нарушении	Штраф при повторном нарушении
Юридическое лицо	От 30 000 до 50 000 ₽	От 50 000 до 70 000 ₽
Должностное лицо	От 1 000 до 5 000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
ИП	От 1 000 до 5 000 ₽	От 10 000 до 20 000 ₽

Чаще всего трудовая инспекция фиксирует подобные нарушения при внеплановых проверках, инициированных жалобами сотрудников, а не в рамках плановых мероприятий (значительная часть которых приостановлена до 2030 года).

Кадры / Персонал

Как подготовиться к проверкам ГИТ в 2026 году: фокус на СИЗ, обучении, медосмотрах и СОУТ

Сергей Феоктистов

30.01.2026

1 428

Подготовка графика отпусков сводится к пяти обязательным действиям, и выполнение каждого из них снижает вероятность штрафов и трудовых споров.

Подсчитайте остатки неиспользованных дней. Если у кого-то из сотрудников накопилось больше 56 дней (два полных отпуска), предусмотрите погашение задолженности в 2027 году.

Соберите пожелания льготных категорий до начала общего планирования. Выбранные ими даты приоритетны и пересмотру со стороны работодателя не подлежат.

Заполните форму Т-7 (или собственный бланк), проставив конкретную дату начала каждого отпуска. Запись в формате «только месяц» без указания числа Роструд расценивает как нарушение.

Утвердите документ подписью руководителя не позднее 17 декабря 2026 года. При наличии профсоюза заложите 5 рабочих дней на процедуру согласования и инициируйте ее заблаговременно.

Ознакомьте каждого работника с графиком под подпись. Это исключает споры о датах и подтверждает соблюдение требований ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

Корректно оформленный график выполняет не только формальную функцию. Суды в спорах об отпусках стабильно поддерживают работодателя, если документ составлен по правилам, а работник с ним ознакомлен. Без графика или при нарушении порядка его утверждения защитить свою позицию в суде значительно сложнее.

Нужно ли составлять график отпусков, если в организации работает 1–2 человека?

Да, если организация не входит в реестр микропредприятий и не перешла на типовые трудовые договоры по Постановлению Правительства № 858. Минимальной численности для возникновения этой обязанности ст. 123 ТК РФ не устанавливает: даже один штатный работник обязывает работодателя утвердить график.

Нужно ли включать в график сотрудников на договоре ГПХ?

Нет. Лица, привлеченные по гражданско-правовым договорам (подряда, оказания услуг), не считаются работниками в понимании Трудового кодекса. Ежегодный оплачиваемый отпуск им не полагается, и в график их не вносят.

Нужно ли включать в график беременных сотрудниц и женщин в отпуске по уходу за ребенком?

Сотрудницу, находящуюся в отпуске по беременности и родам (140 дней), включают в график, поскольку этот период не охватывает весь календарный год. Работницу, которая в течение полного календарного года находится в отпуске по уходу за ребенком, можно не включать: одновременное нахождение в двух отпусках невозможно (позиция Верховного Суда РФ). При этом ст. 260 ТК РФ гарантирует ей право на ежегодный отпуск в удобное время сразу после завершения отпуска по уходу.

Как составить график для совместителей?

Внутреннего совместителя рекомендуется включать двумя строками: одна по основной должности, вторая по совместительству. Такой подход позволяет раздельно учитывать дни отпуска, если стаж по основному месту и по совмещаемой должности различается. Внешнему совместителю отпуск предоставляется одновременно с отдыхом по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Запросите у него предполагаемые даты заблаговременно. При изменении сроков по основному месту внешний совместитель вправе потребовать соответствующего переноса.

Нужно ли хранить график отпусков и сколько?

Да. Срок хранения составляет 3 года после окончания года, на который составлен документ (п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Нужно ли заверять график печатью?

Трудовой кодекс не содержит такого требования. Подписи руководителя в грифе утверждения достаточно. Если внутренние правила документооборота предусматривают проставление печати на локальных актах, ее можно поставить, но отсутствие печати нарушением не является.

Как отразить в графике нового сотрудника, принятого в середине года?

Нового работника включают дополнительным приказом или приложением к действующему графику. Право на первый отпуск возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), хотя по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен раньше. Конкретные даты согласовываются с руководителем подразделения.

Дарья Алексеева

29 апреля 2026

19259

Статья была полезна?

Да Нет