Фискальный накопитель онлайн-кассы (ФН) — это устройство, которое используется в системах ККТ для хранения и обработки данных о продажах. Он обеспечивает учёт всех финансовых операций, связанных с покупками товаров или услуг, и позволяет передавать информацию в налоговые органы.
При приобретении ФН могут возникнуть вопросы: зачем он вообще нужен, какие они бывают, на что обращать внимание при покупке устройства и т.д. Именно об этом и поговорим в данной статье.
Для чего нужен фискальный накопитель в кассовом аппарате
Можно выделить 5 основных функций.
ФН записывает и хранит данные о каждой выполненной операции, включая дату и время продажи, сумму, информацию о товарах и услугах. А также отправляет их в ФНС
Он позволяет налоговым органам отслеживать объёмы продаж и выполнение обязательств налогоплательщика. Это способствует повышению прозрачности и уменьшению налоговых нарушений.
Устройство автоматически формирует и сохраняет отчёты, которые могут запрашиваться налоговыми органами в случае проверок.
Он обеспечивает защиту данных от подделки и несанкционированного изменения, поскольку информация на нём зашифрована и имеет уникальный идентификатор.
Использование накопителя помогает предпринимателям избегать штрафов и санкций за неучтённую или неподобающую финансовую деятельность.
Виды фискальных накопителей для онлайн-касс
ФН можно разделить на несколько видов в зависимости от их срока действия и формата фискальных данных.
По сроку действия
Они могут работать 15 и 36 месяцев. Обычно выбор срока действия ФН зависит от нескольких факторов:
- размер предприятия (малые и средние бизнесы могут использовать накопители на 15 месяцев, крупным организациям же лучше использовать устройство с максимальным объёмом работы);
- модель и производитель (некоторые компании выпускают накопители только с одним сроком действия);
- вид налогообложения (в законодательстве чётко прописаны правила работы некоторых ИП и ООО с накопителями с определённым сроком действия).
По типу формата фискальных данных
Выделяют 3 версии форматов: ФФД 1.05, ФФД 1.1 и ФФД 1.2. От версии ФФД зависят возможности ФН. Например, для продажи маркированных товаров можно использовать только накопитель, который поддерживает ФФД 1.2.
Как выбрать срок действия накопителя
Чтобы понять, какой нужен фискальный накопитель для кассового аппарата, необходимо обратить внимание на несколько факторов.
Первое — это бюджет. ФН с большим сроком действия обычно стоит дороже, чем, например, на 15 месяцев.
Второе — это вид налогообложения. Например, ФН на 36 месяцев подходит для ИП и ООО на УСН и ЕСХН, ИП на ПСН, а также для ИП и ООО, которые оказывают услуги населению. Устройство на 15 месяцев же лучше использовать ИП и ООО, работающим с подакцизными товарами, платёжным агентам, а также ИП и ООО на ОСНО.
Третье — это состояние самой ККТ. При автономном режиме работы кассы в основном можно пользоваться ФН на 13 месяцев. ИП на УСН, ЕСХН и ПСН должны использовать накопитель на 36 месяцев, который поддерживает ФФД 1.2 (при этом его срок работы ограничен 560 днями). Если предприниматель работает сезонно, то ситуация может выглядеть следующим образом.
| 15 месяцев | 36 месяцев | |
|---|---|---|
| ОСНО (продажа товара) | 470 дней | 560 дней при использовании ФФД 1.2 |
| ОСНО (оказание услуг) | 470 дней | 1110 дней |
| УСН, ПСН, ЕСХН | 470 дней | 1110 дней |
Четвёртое — это тип товара, с которым работает налогоплательщик. Если он продаёт подакцизную продукцию (табак, крепкий алкоголь и т.д.), лучше всегда приобретать ФН на 15 месяцев.
Какие версии ФФД должен поддерживать ФН
Как мы говорили выше, накопитель может поддерживать все 3 вида действующих на данный момент ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2. Поговорим о возможностях каждого.
| Версия ФФД | Возможности | Кому подойдёт |
|---|---|---|
| ФФД 1.05 | При печати чека включает много реквизитов (система налогообложения, НДС, название товара, № смены и т.д.). | Для бизнесов, которые не работают с товарами, требующими маркировки. |
| ФФД 1.1 | Усовершенствованная версия по сравнению с ФФД 1.05. Добавлены новые реквизиты: количество купленных товаров и способ получения денег. | |
| ФФД 1.2 | Улучшена структура данных и функциональность: добавлен новый реквизит с маркировкой, появилась возможность формирования отчётности для системы «Честный ЗНАК» и получения специального уведомления о проверке товара. | Необходимо использовать с маркируемыми товарами |
Хранение информации на ФН: советы и правила
Одна из главных функций ФН заключается в хранении данных о расчётах и формировании отчётных документов. При работе с ним важно помнить о нескольких основных моментах и правилах, с которыми связано сохранение информации.
ФН должен создавать специальный отчёт, который содержит сводную информацию обо всех операциях. Такие сводки позволяют налоговым органам отслеживать финансовую деятельность предприятия. Задача пользователя ККТ при этом — периодически проверять корректность работы кассы и ФН
Помимо корректности формирования отчётов важно отслеживать и срок действия устройства. Если время подходит к концу, важно заранее заняться заменой ФН во избежание остановки работы компании
ФН должен быть корректно подключён к кассовому аппарату, чтобы все операции автоматически обрабатывались
Когда нужно проводить замену ФН
Замену нужно проводить в следующих случаях:
- окончание срока службы;
- использование полного объёма памяти;
- технические неисправности;
- по требованию законодательства (например, данная модель ФН была исключена из Реестра фискальных накопителей);
- передача права использования (при смене владельца может потребоваться замена устройства);
- блокировка или замена кассового аппарата;
- если произошла ошибка при регистрации кассы: иногда, если данные указаны неверно, скорректировать их невозможно без замены ФН.
Что делать, если возникла ошибка при работе с накопителем
Пользователь ККТ может столкнуться с ситуацией, когда касса будет выдавать ошибку по причине поломки ФН. Причины могут быть разные: неотправка данных в ОФД, истечение срока действия чипа, установка ФН в устройство, которое не соответствует накопителю и т.д. Более подробно о том, с какими ошибками можно столкнуться при работе с накопителем, рассказано в нашем материале.
Когда могут заблокировать ФН
Обычно он блокируется спустя месяц после того, как ОФД перестал получать данные из чеков (№ 54-ФЗ). Причинами такой ситуации могут быть:
- проблемы с самим сервисом ОФД;
- неполадки кассы или накопителя;
- отсутствие интернет-соединения.
как работает фискальный накопитель
Чтобы все фискальные данные были переданы в ФНС, пользователи ККТ могут купить тариф онлайн-сервиса Астрал.ОФД. Помимо основной функции, сервис обладает такими возможностями, как отслеживание заполняемости фискального накопителя, отправка чеков покупателям по SMS и email, мониторинг работы торговых точек. Также в Личном кабинете сервиса вы сможете проводить аналитику и составлять разного рода отчёты (например, анализ прибыльности торговых точек, сравнение объёмов продаж). А ролевая модель поможет сотрудникам управлять учётными записями и иметь доступ к разным функциям.
Пользователи могут приобрести разные тарифы, исходя из срока действия ФН:
- «ОФД на год» — стандартный формат работы с оператором фискальных данных для тех, кто продаёт подакцизные товары;
- «ОФД на 15 месяцев» — отличный вариант для тех, кому годовой подписки недостаточно (например, для сферы услуг);
- «ОФД на 36 месяцев» — долгосрочный тариф для крупного бизнеса в разных сферах, в том числе для турагентств.
Что будет, если нарушить правила работы с ФН
Если компания или ИП будут использовать ФН с нарушениями, их оштрафуют.
| Пример правонарушения | Сумма штрафа |
|---|---|
| Индивидуальный предприниматель или ООО не использует ККТ в своей работе |
|
| Фискальные данные не были переданы в ФНС через ОФД |
|
| ИП или ООО нарушили правила работы с ККТ |
|
Популярные вопросы
Без него могут работать только те бизнесы, которые в целом могут не использовать ККТ. К ним относятся ИП на ПСН, люди, работающие на рынках и ярмарках, продавцы газет, предприниматели, которые зарабатывают вспашкой огорода и т.д. С полным списком бизнесов, которые могут не работать с кассой, можно ознакомиться в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Прочие компании и ИП за работу без ФН получат штраф.
При поломке необходимо отдать его на экспертизу и понять, что с ним не так. Сделать это можно в течение 2 месяцев со дня, когда устройство было сломано. Затем данные нужно отправить в ФНС. Если ФН настолько неисправен, что считать информацию не получится, то не обязательно это делать. Лучше быстрее приобрести новый накопитель и установить его в ККТ.
Нет, он работает лишь один раз в течение своего срока действия. После того как работа ФН закончится, нужно купить новое устройство и зарегистрировать его в налоговой, используя свой ИНН и заводской номер кассы.
В течение 5 лет его нельзя выбрасывать. Наоборот, ФН нужно хранить в офисе во избежание спорных ситуаций при налоговой проверке.
Нет, можно оставить тот же ФН и провести перерегистрацию ККТ без замены устройства..
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Доки
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
1С-ЭПД
Роуминг
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
Астрал.Безопасность
152doc
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы