Бухгалтерский учёт контрольно-кассовой техники

Онлайн-касса и фискальный накопитель — это устройства, которые должна иметь в распоряжении каждая компания, продающая товары и оказывающая услуги населению. Данные о контрольно-кассовой технике (ККТ), как и о другом имуществе предприятия, необходимо отразить в документах для бухгалтерского и налогового учёта. Рассмотрим принципы бухучёта кассы и фискального накопителя.

Учёт онлайн-кассы: основное средство или материальный запас

Предприниматели могут учитывать кассу в составе объектов основных средств (ОС) или материального запаса (МЗ). Чтобы разобраться в том, к какому классу отнести устройство, нужно изучить признаки основных средств. Они перечислены в ФСБУ 6/2020, который сегодня используется вместо стандарта ПБУ 6/01.

Основными средствами считают предметы, которые:

• имеют материально-вещественную форму;
• применяются компанией во время обычной деятельности: при производстве и продаже продукции, при выполнении работ, для управления предприятием;
• используются организацией более 12 месяцев;
• могут принести компании доход в будущем. Если речь идёт о некоммерческой организации, то основное средство должно помочь ей добиться тех целей, ради которых создано это объединение.

В учётной политике каждой компании должен быть указан нижний предел стоимости основного средства. Сегодня компании могут установить в качестве предела любую сумму, которая будет им удобна. Например, если организация решила, что нижний предел стоимости основного средства равен 100 тысячам рублей, то кассу за 120 тысяч рублей нужно проводить как ОС, а кассу за 50 тысяч — как МЗ.

ККТ как основное средство

При приёме к учёту кассы, которая будет числиться в составе основных средств, информацию об устройстве нужно отразить на счёте 08 «Вложения во внеоборотные активы». Первоначальную стоимость ККТ необходимо списать в дебет счёта 01 «Основные средства». Бухгалтеру нужно составить акт о приёме объекта по форме № ОС–1.

В первоначальную стоимость устройства потребуется включить:

• цену кассы и фискального накопителя;
• стоимость кода активации ОФД;
• затраты на консультацию при покупке аппарата;
• стоимость доставки и установки ККТ;
• цену программного обеспечения и затраты на его настройку.

Все суммы указываются без учёта НДС. Стоимость аппарата будет погашена во время начисления амортизации.

Например, если компания купила кассу с фискальным накопителем за 64 тысячи рублей и обратилась в сервисный центр для настройки оборудования, проводки будут такими:

• Дебет 08 Кредит 60 64000,00 рублей: приобретена ККТ;
• Дт 19 Кт 60 12800,00 рублей: входной НДС по приобретению;
• Дт 08 Кт 60 10000,00 рублей: настройка ККТ;
• Дт 19 Кт 60 2000,00 рублей: входной НДС по услуге настройки;
• Дт 68 Кт 19 14800,00 рублей: к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 08 -74000,00 рублей: ККТ оприходована как основное средство.

ККТ как материальный запас

Если бухгалтер принимает кассу в качестве материального запаса, она будет проходить по счёту 10 «Материалы». В первоначальную стоимость запасов войдут все расходы на доставку и настройку оборудования, а также стоимость фискального накопителя. Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дебет 10 Кредит 60 64000,00 рублей: ККТ оприходована;
• Дт 19 Кт 60 12800,00 рублей: отражён НДС по ККТ;
• Дт 26 (44) Кт 60 10000,00 рублей: настройка ККТ;
• Дт 19 Кт 60 2000,00 рублей: отражён НДС по услуге настройки;
• Дт 68 Кт 19 14800,00 рублей: НДС к вычету;
• Дт 44 Кт 10 64000,00 рублей: списана стоимость введённой в эксплуатацию ККТ.

Учёт фискального накопителя

Учёт фискального накопителя (ФН) зависит от того, как компания отразила в документах покупку онлайн-кассы, в которую установлен накопитель. Если кассу оформили как основное средство, то ФН также будет учтён как основное средство. Если касса числится как материальный запас, то накопитель тоже будут считать МЗ.

При замене ФН новый фискальный накопитель потребуется поставить на учёт отдельно. Допустим, что компания приобрела ФН за 6 тысяч рублей и заплатила 1,5 тысячи рублей за замену устройства. В этом случае НДС составит 1 тысячу 250 рублей. Если изначально накопитель был записан как основное средство, проводки будут выглядеть так:

• Дебет 10 Кредит 60 5000,00 рублей: покупка ФН для замены;
• Дт 08 Кт 10 5000,00 рублей: ФН включён в расходы компании;
• Дт 08 Кт 60 1250,00 рублей: услуги по замене ФН включены в расходы компании;
• Дт 19 Кт 60 1250,00 (1000,00+250,00) рублей: входной НДС;
• Дт 68 Кт 19 1250,00 рублей: к вычету НДС;
• Дт 01 Кт 087000,00 рублей: увеличение стоимости ККТ;
• Дт 60 Кт 51 7500,00 рублей: оплата накопителя и услуг.

Если накопитель учтён как материальный запас, проводки будут такими:

• Дебет 10 Кредит 60 5000,00 рублей: покупка ФН для замены;
• Дт 44 Кт 10 5000,00 рублей: ФН отражён в затратах компании;
• Дт 44 Кт 60 1250,00 рублей: услуги по замене ФН включены в расходы компании;
• Дт 19 Кт 60 1250,00 (1000,00+250,00) рублей: входной НДС;
• Дт 68 Кт 19 1250,00 рублей: к вычету НДС;
• Дт 60 Кт 51 7500,00 рублей: оплата накопителя и услуг.

Как списать ККТ

Если компания перестаёт использовать кассу, аппарат следует списать. Для этого руководителю предприятия потребуется утвердить комиссию, которая осмотрит ККТ и составит акт о её списании. Для основного средства нужно заполнить акт по форме № ОС–4, для материального запаса — по форме № 0504230 по ОКУД.

После кассу потребуется снять с учёта в ФНС. Убедитесь в том, что налоговая приняла все чеки и отчёты, которые касса сформировала ранее, и создайте на ККТ отчёт о закрытии фискального накопителя. Затем войдите в Личный кабинет юрлица или ИП на официальном сайте налоговой, откройте раздел «Учёт ККТ» и заполните заявление о снятии устройства с учёта. Налоговая пришлёт вам карточку о прекращении регистрации ККТ в течение 10 рабочих дней.

Если вам нужно списать нужно не кассу, а только фискальный накопитель, то ККТ потребуется перерегистрировать. Сделать это также можно через Личный кабинет на сайте ФНС.

Чтобы избавиться от онлайн-кассы, компании необходимо заключить договор со специальной организацией, которая занимается утилизацией техники. Просто выбросить устройство не получится: по классификации Роспотребнадзора ККТ относится к объектам, которые содержат элементы 4 класса опасности. Такую технику необходимо разобрать, чтобы рассортировать её компоненты и утилизировать их по отдельности.