Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой

Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает все организации и ИП использовать онлайн-кассу для расчётов с покупателями, кроме некоторых категорий:

• предприниматели на налоговом режиме НПД (самозанятые);
• предприниматели на патентной системе;
• кредитные организации;
• розничная торговля в киосках мороженым, розливом кваса или молока, сезонными овощами

и другие (полный список в п.2 статьи 2 закона № 54-ФЗ).

Для соблюдения законодательства предприниматели должны поставить всю ККТ (контрольно-кассовую технику) на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Если не зарегистрировать ККТ в налоговой, то деятельность будет считаться незаконной, предпринимателя привлекут к административной ответственности по части 4 статьи 14.5 Кодекса РФ. В статье подробно расскажем, как правильно и без ошибок зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Подготовка к регистрации

Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный ФНС. Купить и установить в кассу фискальный накопитель (ФН) — чип, который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Чеки, распечатанные без ФН, считаются недействительными. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.

После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить кассовый аппарат к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу через интернет. Это необходимо для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.

ОФД — это компания-посредник между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.

Все владельцы онлайн-касс обязаны заключить договор с ОФД на передачу данных, за исключением тех, что находятся в населённых пунктах, которые освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 постановил в таких случаях использовать ККТ автономно, без услуг оператора.

Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна для заверения электронных документов и придания им юридической значимости. УКЭП является аналогом собственноручной подписи, подтверждает личность подписавшего. После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.

Регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой занимает немного времени, но требует внимательности. Если допустить ошибки, то они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.

Регистрацию проводят в личном кабинете на сайте ФНС , её можно разделить на 6 основных этапов:

1. заполнение заявления, подписать его УКЭП;
2. проверка данных в ФНС, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП и реестры ККТ и ФН;
3. присвоение онлайн-кассе регистрационного номера;
4. фискализация техники (ввод данных в ККТ);
5. передача параметров фискализации в ФНС;
6. проверка параметров и выдача карточки регистрации ККТ с подписью ФНС в электронном виде.

Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Шаг 1. Подача заявления на сайте ФНС

Для начала нужно зайти в личный кабинет на сайте www.nalog.ru, выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Откроется новая страница, где нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ», появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки недостающие данные. Указать модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).

После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.

Шаг 2. Введение особых параметров применения ККТ

Проверка проходит быстро, и при успешном прохождении сайт перенаправляет на следующий этап регистрации — появляется окошко, где нужно выбрать особые параметры применения ККТ.

Выбираются соответствующие пункты, например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.

Шаг 3. Выбор ОФД из списка

Далее необходимо выбрать ОФД из представленного списка, с кем уже заключили договор на предоставление услуг. После выбора нажимается кнопка «Подписать и отправить» и анкета отправляется на проверку ФНС. Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.

Шаг 4. Введение регистрационного номера

После успешной проверки анкеты появится окошко с регистрационным номером ККТ, который вместе с ИНН вводится в кассовый аппарат. Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.

Шаг 5. Заполнение отчёта о регистрации ККТ

Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, распечатывается чек, в котором указываются данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.

Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» пишется номер и дата из чека. После заполнения всех строк нажимается кнопка «Подписать и отправить».

Шаг 6. Получение карточки регистрации

При успешном прохождении фискализации пользователь получает карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ будет достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.

Срок формирования карточки составляет 10 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы он мог передавать информацию с ККТ в налоговую. И можно начинать работать.

Для подключения к сервису заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.

Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы

В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно ввели регистрационный номер или ИНН, и начинаются проблемы: расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации и как их можно исправить.

Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы

Распространённая ошибка, которая возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе. Происходит расхождение в сведениях, налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам, там могут быть указаны неверные данные (например, неверный адрес местонахождения).

Решение: нужно самостоятельно проверить регистрационные данные, указанные в личном кабинете на сайте налоговой инспекции. В случае несоответствия необходимо перерегистрировать данную кассу путём подачи заявления в налоговую. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.

Неверный ввод регистрационного номера

Здесь ошибка серьёзная и её можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.

Неправильное указание ОФД

Ошибка нередко возникает, когда в налоговой неверно указан номер договора с ОФД. В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, потому как оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса.

Решение: если, несмотря на допущенную ошибку, ККТ была зарегистрирована, то её необходимо перерегистрировать. Для этого нужно подать заявление в ФНС.