Как зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС или ОФД

Согласно закону № 54-ФЗ , каждая касса должна быть зарегистрирована в Федеральной налоговой службе. Во время регистрации сотрудники налоговой вносят в журнал учёта контрольно-кассовой техники информацию о конкретном экземпляре кассы, её фискальном накопителе и пользователе, за которым закреплена ККТ. Позднее ФНС выдаёт пользователю карточку регистрации кассы. До получения карточки регистрации пользоваться ККТ запрещено.

Рассмотрим несколько способов регистрации онлайн-кассы в ФНС.

Как подготовиться к регистрации ККТ

ФНС регистрирует только те онлайн-кассы, которые были включены в государственный реестр контрольно-кассовой техники. В этом перечне указывают модели ККТ, удовлетворяющие всем требованиям закона о применении онлайн-касс.

Перед регистрацией к кассе нужно подключить фискальный накопитель. Модели рекомендованных фискальных накопителей также перечислены в реестре на сайте ФНС. Если в ККТ будет установлен накопитель не из этого списка, налоговая откажет пользователю в регистрации кассы. Онлайн-касса и фискальный накопитель работают синхронно, и регистрируют их одновременно.

Электронное заявление на регистрацию онлайн-кассы необходимо подписать с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Индивидуальные предприниматели и руководители организаций могут получить УКЭП только в удостоверяющем центре ФНС.

Каждый владелец ККТ обязан заключить договор с оператором фискальных данных, который будет передавать информацию о расчётах от онлайн-кассы в ФНС. Подключение кассы к ОФД — требование закона, поэтому при регистрации ККТ в отделении налоговой заявителя попросят предъявить договор с лицензированным оператором. Заявление в электронном виде также будет невозможно отправить без указания оператора.

Способы регистрации онлайн-кассы

Существует несколько способов зарегистрировать кассу в налоговой:

1. В региональном подразделении ФНС. Это самый долгий вариант: в отделение придётся прийти дважды. При первом посещении нужно предоставить сотруднику заявление на регистрацию и пакет документов, при втором — распечатанную отчётность с зарегистрированной кассы.
2. Через Личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС.
3. Через Личный кабинет на сайте вашего оператора фискальных данных.
4. На портале «Госуслуги» в разделе «Регистрация ККТ».

Как зарегистрировать ККТ на сайте ФНС

Для того чтобы зарегистрировать ККТ удалённо через сайт ФНС, на портале налоговой службы необходимо завести Личный кабинет юридического лица или ИП. Для входа в него потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подать заявление на регистрацию и пройти остальные этапы без Личного кабинета невозможно.

Рассмотрим процесс регистрации пошагово:

1. Подача заявки

В Личном кабинете налогоплательщика перейдите на страницу с формой заявления. Укажите в заявлении полный адрес установки ККТ. Выберите модели кассы и фискального накопителя и введите заводские номера оборудования, которые указаны в паспорте каждого устройства. Галочками отметьте поля, которые соответствуют виду деятельности вашей компании. Выберите своего оператора фискальных данных из предложенного списка. Подпишите заявление с помощью УКЭП и отправьте на проверку.

Если вы будете использовать ККТ только в автономном режиме, отметьте соответствующее поле. Внести эту информацию позднее будет невозможно

2. Присвоение номера

Заполненное заявление появится в вашем Личном кабинете на сайте ФНС. Если документ успешно прошёл проверку в налоговой, кассе присвоят регистрационный номер, который отобразится в Личном кабинете налогоплательщика.

3. Фискализация кассы

Фискализацию необходимо провести в течение суток с момента получения регистрационного номера. Внесите в ККТ сведения о владельце кассы, адрес её установки, параметры подключения к ОФД и актуальную дату и время. В качестве владельца кассы укажите того человека, который подавал заявление в ФНС. После ввода данных ККТ выдаст отчёт о фискализации.

4. Подача отчёта о фискализации

Откройте заявление на регистрацию ККТ в Личном кабинете налогоплательщика и нажмите кнопку «Завершить регистрацию». Введите сведения из отчёта о фискализации: номер фискального документа, фискальный признак, дату и время совершения операции. Подпишите документ УКЭП и отправьте в налоговую.

5. Получение карточки регистрации

В течение пяти суток после фискализации кассы вам пришлют карточку регистрации, которую можно распечатать из Личного кабинета на сайте ФНС.

6. Уведомление ОФД

Данные из карточки регистрации ККТ необходимо передать вашему оператору фискальных данных. Для этого войдите в Личный кабинет на сайте ОФД и укажите все запрашиваемые сведения. Только после этого можно начинать работу с ККТ.

Регистрация кассы в отделении ФНС: какие документы потребуются

Зарегистрировать ККТ в налоговой возможно не только удалённо: по предварительной записи владелец кассы может прийти в отделение ФНС с пакетом документов, чтобы регистрацию произвёл сотрудник службы. Кроме того, документы разрешено передать через представителя, если предприниматель оформил для него нотариальную доверенность.

В отделении налоговой потребуются следующие документы:

• заявление по форме КНД-1110061, которое можно взять в отделении ФНС или распечатать заранее. Заявление на каждую кассу заполняется отдельно;
• технические паспорта кассы и фискального накопителя;
• паспорт заявителя (индивидуального предпринимателя, руководителя организации или его законного представителя);
• нотариальная доверенность на представление интересов (для заявителя-представителя);
• договор с оператором фискальных данных;
• документ, подтверждающий, что ККТ установлена по указанному в заявлении адресу (например, договор аренды помещения);
• при наличии — печать ИП или организации.

После подачи заявления пользователь получит от сотрудника налоговой инструкции по фискализации кассы. Чтобы получить карточку регистрации ККТ, необходимо произвести фискализацию и принести в отделение ФНС распечатанную отчётность, которую сформировала касса.

Регистрация ККТ через оператора фискальных данных

Операторы фискальных данных дают своим абонентам возможность зарегистрировать кассу без дополнительных сложностей, используя только Личный кабинет на сайте ОФД. Чтобы зарегистрировать кассу через ОФД, оставьте заявку по телефону или на сайте оператора. Сотрудники компании свяжутся с вами и объяснят, что делать дальше.

Ручная регистрация

В Личном кабинете Астрал.ОФД вы можете зарегистрировать кассу, которой ещё не присвоен регистрационный номер. Для этого перейдите в раздел «Кассы» и нажмите «Добавить», затем выберите вариант «Касса».

Перейдите на вкладку «Ручная регистрация» и нажмите кнопку «Получить».

Заполните все необходимые поля и нажмите «Далее». В новом окне отметьте все дополнительные данные об использовании ККТ и выберите сертификат электронной подписи, с помощью которой вы заверите заявление. Нажмите кнопку «Зарегистрировать кассу».

Отслеживайте статус заявки в Личном кабинете на сайте Астрал.ОФД. После того как ФНС присвоит кассе регистрационный номер, в течение суток потребуется провести фискализацию ККТ, ввести на сайте данные из отчёта, который сформировала касса, и завершить регистрацию устройства.

Автоматическая регистрация

Быстро зарегистрировать ККТ, для которой вы уже получили регистрационный номер, можно в автоматическом режиме. Для этого отправьте с кассы сформированный отчёт о регистрации, указав в ККТ параметры подключения к Астрал.ОФД. В Личном кабинете сервиса Астрал.ОФД выберите нужную кассу и нажмите «Далее».

В Личный кабинет загрузятся данные из отчёта о регистрации, который сформировала касса. Самостоятельно заполните те поля формы, которые остались пустыми, и нажмите «Далее».

Отметьте галочками дополнительные сведения об использовании ККТ, выберите сертификат электронной подписи и зарегистрируйте кассу.

Перерегистрация ККТ на сайте ФНС или ОФД

Кассу нужно перерегистрировать, если:

• поменялся адрес, по которому находится ККТ;
• предприниматель сменил ОФД;
• ОФД поменял реквизиты;
• пришлось заменить фискальный накопитель;
• изменились любые данные кассы, указанные при регистрации.

Чтобы перерегистрировать кассу, зайдите на официальный сайт ФНС, откройте Личный кабинет и выберите пункт «Детализация информации по ККТ». Нажмите кнопку перерегистрации и укажите причину. Заявление необходимо заверить с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Перерегистрация ККТ также доступна в Личном кабинете онлайн-сервиса Астрал.ОФД. Она выполняется в том же разделе, что и первичная регистрация кассы.

Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы

Отсутствие на сайте адреса, по которому установлена ККТ

При регистрации кассы на сайте ФНС адрес места установки выбирается из справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). Перед заполнением документов проверьте, есть ли ваша улица на сайте ФИАС. Если улица не найдена, обратитесь в администрацию соответствующего района и подайте заявление на добавление в ФИАС информации о вашем помещении.

Нарушение сроков фискализации кассы

Фискализацию кассы необходимо провести в течение суток с момента получения регистрационного номера. Это значит, что в течение одного дня нужно внести в кассу регистрационные данные, распечатать отчёт о регистрации и передать его в ФНС.

Неверное указание регистрационного номера при отправке отчёта о фискализации

Эта ошибка приведёт к блокировке фискального накопителя. После блокировки придётся покупать новый ФН и регистрировать его повторно.

Частая перерегистрация кассы

Фискальный накопитель может быть перерегистрирован только 12 раз.