Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой

Для соблюдения статей Федерального закона № 54-ФЗ предприниматели, использующие ККТ, должны поставить всю контрольно-кассовую технику на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Представляем пошаговую инструкцию по регистрации онлайн-кассы в личном кабинете налоговой.

Изменения в регистрации онлайн-касс в 2025 году

С 2025 года при замене фискального накопителя и перерегистрации ККТ согласно внесённым изменениям в статью 4.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновлён порядок процедуры. По новым правилам она занимает 5 дней вместо 10. С сентября 2025 года перерегистрировать ККТ можно путём подачи заявления через портал Госуслуг, а также через производителя ККТ.

Отправлять заявление о перерегистрации онлайн-кассы в налоговую больше не нужно, поскольку можно ограничиться отправкой отчёта об изменении параметров регистрации через оператора фискальных данных (ОФД), сформированного при замене фискального накопителя.

Ещё одно нововведение, которое вступило в силу в 2025 году, состоит в том, что налоговые органы позволяют снимать ККТ с учёта в одностороннем порядке, если во время проверок к онлайн-кассе не будет предоставлен доступ.

Подготовка к регистрации

Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она входит в реестр ККТ, одобренный ФНС, а также купить фискальный накопитель (ФН), который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД.

После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить её к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.

ОФД — это компания-оператор, обеспечивающая связь между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.

Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.

Регистрация онлайн-кассы на сайте налоговой инспекции: пошаговая инструкция

Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте требует внимательности. Если допустить ошибки, они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.

Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Шаг 1. Подготовка документов

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, нужно подготовить заявление по форме КНД-1110061, а также паспорт кассы, паспорт фискального накопителя и договор с оператором фискальных данных.

В заявлении указывается причина регистрации/перерегистрации ККТ, данные о регистрируемой технике, а также сведения о заявителе.

Шаг 2. Подача заявления на сайте ФНС

Для этого нужно выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники» на сайте Федеральной налоговой службы. На открывшейся странице следует выбрать «Зарегистрировать ККТ», а далее открыть «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).

После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.

Шаг 3. Введение особых параметров применения ККТ

Для этого в окне, открывшемся после заполнения всех данных, нужно указать требуемые параметры. Например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.

Шаг 4. Выбор ОФД из списка

На этом этапе нужно выбрать ОФД, с которым вы заключили договор на предоставление услуг, из предложенного списка, а затем нажать «Подписать и отправить», чтобы анкета отправилась на проверку ФНС.

Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.

Шаг 5. Введение регистрационного номера

Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.

Шаг 6. Заполнение отчёта о регистрации ККТ

Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, нужно распечатать чек, в котором указаны данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.

Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» нужно указать номер и дату из чека и нажать кнопку «Подписать и отправить».

Шаг 7. Получение карточки регистрации

Если все шаги выполнены без ошибок, пользователь получит карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.

Срок формирования карточки составляет 5 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы можно было передавать информацию с ККТ в налоговую и работать с кассой.

Пользователи «Астрал.ОФД» могут получить регистрационный номер от ФНС через Личный кабинет сервиса. Комплексный вариант «регистрация кассы в ФНС и ОФД» позволяет сразу зарегистрировать кассу в налоговой и поставить на учёт у оператора, а специалисты компании помогут с настройкой ККТ и ПО.

Регистрация онлайн-кассы при личном посещении

Зарегистрировать ККТ можно не только на сайте ФНС, но и лично посетив отделение налоговой инспекции. Для этого нужно подготовить пакет документов:

• заявление по форме;
• паспорт лица, подающего документы;
• технический паспорт фискального накопителя и кассовой техники;
• договор с оператором фискальных данных;
• договор аренды офиса или торгового помещения, где фактически будет находиться касса;
• печать организации.

Если регистрируется не одна касса, а несколько, то для каждого аппарата должен быть собственный набор документов.

Приняв документы, налоговая инспекция обязана внести данные ККТ в свой реестр и выдать её обладателю регистрационный номер кассовой техники.

Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы

В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно введён регистрационный номер или ИНН, и расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации.

• Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы

  Возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе, из-за чего налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам.

  В случае несоответствия необходимо перерегистрировать кассу не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.

• Неверный ввод регистрационного номера

  Эту ошибку можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.

• Неправильное указание ОФД

  В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, поскольку оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса. В этом случае кассу нужно перерегистрировать, подав заявление в ФНС.

Регистрация кассы с помощью специалистов Астрал.ОФД

Специалисты Астрал.ОФД помогут вам провести регистрацию ККТ без ошибок. Доверив процесс регистрации экспертам, вы можете быть уверены в том, что ваша контрольно-кассовая техника будет зарегистрирована в кратчайшие сроки с соблюдением всех требований законодательства. Также ваше программное обеспечение и оборудование будут правильно настроены и полностью готовы к работе, а при регистрации у вас не возникнет ни одной из ошибок, описанных нами ранее.

Популярные вопросы