Возможности ОФД для бизнеса

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении ККТ» компаниям и предпринимателям при расчётах с покупателями необходимо применять онлайн-кассы c фискальным накопителем и передавать данные с кассы в ФНС для контроля доходов организаций. Отправка информации с касс в налоговую службу осуществляется через операторов фискальных данных (ОФД).

Онлайн-касса формирует чеки и различные отчёты (о регистрации или перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены) — такие документы называют фискальными. Фискальный накопитель (ФН) — устройство для шифрования и хранения информации о произведённых операциях на кассе, которое передаёт данные ОФД.

Оператор фискальных данных (ОФД) — это компания-посредник между ФНС и налогоплательщиками с разрешением от налоговой на обработку фискальных данных. Оператор обязан ежедневно и непрерывно передавать данные от пользователей контрольно-кассовой техники (ККТ) и обеспечивать конфиденциальность и защиту передаваемой информации.

Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал». Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» работает со всеми моделями касс и фискальных накопителей из официального реестра Федеральной налоговой службы.

Можно заключить договор с АО «Калуга Астрал» на приём, сохранение и передачу данных о чеках в налоговую службу. Затем установить необходимое ПО, войти в Личный кабинет (ЛК) пользователя, внести информацию об организации, добавить и зарегистрировать онлайн-кассы. Есть два варианта регистрации ККТ: регистрация кассы в ОФД и регистрация кассы в ФНС. Первый вариант подходит, если ККТ уже имеет регистрационный номер от налоговой, второй вариант предполагает, что касса в ФНС ещё не зарегистрирована.

ОФД помогает предпринимателям вести бизнес в соответствии с законодательством и не попадать под штрафные санкции.

Что можно получить от ОФД

Основные задачи операторов заключаются в бесперебойной отправке фискальных данных с онлайн-касс в налоговую и обеспечении защищённой передачи документов без возможности вносить в них изменения.

Имеются и дополнительные преимущества сервиса ОФД, например, через Личный кабинет пользователя можно решать ряд задач благодаря следующим функциям:

• Онлайн-контроль за продажами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
• Наблюдение за онлайн-кассами позволяет отслеживать работу аппарата, возникновение ошибок, необходимость прошивки или оплаты. Имеется функция уведомлений о неисправностях для оперативного реагирования на сбои в работе техники.
• Сортировка касс по необходимым параметрам в ЛК даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т.п.
• Можно узнавать статус фискального накопителя (ФН), когда он закончится. У некоторых ОФД имеется функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы касс.
ФН различаются по сроку действия: 13, 15, 18, 36 месяцев в зависимости от налогового режима и вида бизнеса. После окончания срока накопитель нужно заменить на новый, при этом пользователь ККТ должен хранить его ещё в течение 5 лет.
• Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.

Также в ЛК можно проводить анализ продаж и выручки, подбирать товары и услуги по заданным параметрам, составлять необходимые отчёты. Предприниматели экономят средства на подключение сторонних сервисов по аналитике.

В результате ОФД значительно помогает бизнесу в управлении продажами: контроль за наличностью в кассе, уведомления о состоянии ККТ, отслеживание работы кассиров, когда они открывают и закрывают смены.

Как ОФД обеспечивает корректность обработки документов

Передача фискальных данных в режиме реального времени позволяет налоговой контролировать работу организаций и выявлять нарушения (например, алгоритмы систем позволяют вычислять количество непробитых чеков).

Сервисы операторов отслеживают корректность работы онлайн-касс и правильность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений. При возникновении подозрений на ошибки их можно проверить в Личном кабинете ОФД, где отображаются статусы фискальных документов:

1. Принят. Все документы в порядке и ошибок нет.
2. Принят с предупреждением. Найдена некритичная ошибка и чек принят, но исправления всё же необходимо внести.
3. Отказ в приёме. Чек поступил с ошибками, и его не учитывают — нужно обязательно исправить.
4. Принят в мягкий карантин. Появляется, когда регистрационные действия не завершены. Статус нужно контролировать и при необходимости скорректировать чек.
5. Принят в жёсткий карантин. Возникает при ошибке ФЛК или регистрационных данных ККТ. Чек не проверяется на сайте налоговой, соответственно, не учитывается.
6. Нет ответа от ФНС. Документ передан, но ответ о статусе ещё не получен.

Статусы об отказе и карантине могут стать причиной дополнительных проверок со стороны ФНС, во время которых могут быть выявлены более серьёзные нарушения. Поэтому использование сервисов ОФД помогает своевременно обнаружить ошибки до специалистов налоговой и скорректировать чеки. После можно удостовериться в достаточности представленных данных, позвонив инспектору налоговой, чтобы ошибки не повлекли за собой штрафных санкций.

Как ОФД помогает в работе с маркированными товарами

Законы о маркировке постоянно дорабатываются. За изменениями необходимо пристально следить. В этом году пополнился перечень групп товаров, подлежащих обязательной маркировке, утверждён перенос сроков. Об этих и других изменениях в маркировке в 2022 году мы рассказывали в этой статье.

Сервис ОФД имеет следующие преимущества при работе с маркировкой:

• предоставление данных о проверке каждого кода маркировки в налоговую и систему «Честный ЗНАК»;
• предупреждение об ошибке в коде маркировки (DataMatrix);
• помощь в списании маркированных товаров;
• формирование отчётов о продажах маркированной продукции;
• отслеживание и выявление ошибок в чеках с маркировкой.

ОФД выступает посредником между пользователем и контролирующим органом, которому передаётся информация о покупке маркированного товара, его выбытии из системы мониторинга.

В личном кабинете оператора можно отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).

Как ОФД облегчает составление отчётности

Всё больше контролирующих органов принимают отчётность в электронном виде — Росстат, ФНС, ФСС, ПФР и другие.

ОФД предоставляет возможность скачать данные в формате XLS, где имеется поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам, продавцам и кассирам. С помощью этой функции удобно производить анализ и расчёт прибыли для составления отчётности, а если имеется несколько аккаунтов – получать объединённую статистику.

Решение от АО «Калуга Астрал»

Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», которое входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ в соответствии с требованиями законодательства.

Функции личного кабинета «Астрал.ОФД» позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК», что важно для тех, кто выбирает подходящего оператора для маркировки. Имеется возможность отправки копии электронного чека по SMS / Email со статусом доставки.

«Астрал.ОФД» имеет круглосуточную поддержку клиентов, чтобы оперативно решать вопросы, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс.

Специалисты компании помогут настроить ККТ и ПО, чтобы вы могли быстрее начать работу.