Кассовая дисциплина (КД) в 2024 году

Кассовая дисциплина играет важную роль в эффективном управлении финансами любого предприятия. Выполнение основных правил по работе с наличными является ключевым аспектом успешного ведения бизнеса. К ним относятся:

• Взаимодействие с кассовым аппаратом и учёт всех денежных операций.
• Правильный расчёт наличных средств в ККТ.
• Оформление документов для касс.
• Работа с лимитом остатка ККТ.

В данном контексте предлагаем рассмотреть, что такое КД и из чего она состоит. А также разобрать, что нового появилось в кассовой дисциплине в 2024 году и как действует.

Что такое касса и кассовая дисциплина

Чтобы начать тему кассовой дисциплины, важно знать чёткое определение некоторых понятий, связанных с КД.

Операционная касса – это специальное место, где сотрудник организации принимает деньги. Это может быть сейф, отдельное окно или комната, где сидит, например, кассир и бухгалтер.

пример операционной кассы

Онлайн-касса или ККТ – это специальное устройство, называемое также контрольно-кассовой техникой, которое предназначено для фиксации фискальных данных о взаиморасчётах с ФЛ в любой форме или организациями/ИП в наличной форме. Соответствует требованиям, предъявляемым к ККТ:

• Регистрирует все взаиморасчёты, совершённые с покупателями.
• Передаёт информацию об операциях по продаже товаров или услуг через ОФД в ФНС.

Более подробно о преимуществах и недостатках онлайн-касс вы можете узнать из нашего материала.

пример онлайн-кассы

Ниже по тексту под «кассой» следует понимать именно операционную кассу, а не ККТ. ККТ является лишь инструментом (устройством) для фискализации данных о проведённых взаиморасчётах.

Кассовая дисциплина – это свод правил для ЮЛ и ИП по ведению наличных расчётов в организации. Также она служит для предотвращения незаконного оборота денег и поддержания прозрачной финансовой отчётности. Хорошая кассовая дисциплина способствует сохранению материальной устойчивости компании и повышению её эффективности.

Правила для КД были разработаны Центробанком РФ. Ведомство создало Указания, на которые опирается вся деятельность кассовой дисциплины:

• Указание № 3210-У (как нужно вести все денежные операции).
• Указания № 5348-У (правила наличных расчётов).

Что касается форм кассовых документов, основные бланки и правила заполнения прописаны в Постановлении Госкомстата № 88.

Кассовые документы в 2024 году

Всего выделяют 5 типов документов, которые относятся к кассовым документам. Разберём каждый подробнее.

Приходный кассовый ордер

Это документ, который оформляется при принятии денежных средств в кассу организации. Он содержит информацию о поступлении денег (сумма, цель поступления, данные плательщика и т.д.) и выступает в качестве основания для зачисления этих средств на счёт компании.

Обычно ПКО составляется при каждом получении денег. Также существует другой вариант – создаётся отчёт о розничных продажах. В таком случае ПКО не создаётся.

Как при этом вносятся деньги в кассу

1. Проверяется правильность составления ПКО (все ли подписи поставлены, правильная ли сумма предоставляется, та ли форма документа заполнена).
2. Сверяется общая сумма наличных средств.
3. Ставится подпись в ПКО.
4. Делается отметка об операции в кассовую книгу.

Скачать форму ПКО (бланк № КО-1)

Расходный кассовый ордер

РКО представляет собой документ, используемый для фиксации выдачи денежных средств из кассы организации. Это могут быть зарплаты сотрудникам, оплата ЖКХ, личные траты ИП и т.д.

Расходный кассовый ордер является важным инструментом учёта и контроля потраченных денег компанией. Также он служит в качестве документа, подтверждающего финансовые операции.

РКО содержит информацию об осуществлении платежей или выдаче средств (назначение платежа, сумма, данные получателя и прочее) и служит основанием для списания денег из кассы.

Сформированный расходный кассовый ордер подписывается несколькими сотрудниками компании – кассиром, руководителем организации (или бухгалтером) и тем, кто получил деньги.

Скачать форму РКО (бланк № КО-2)

Важный нюанс: ККТ редко используется при выдаче наличных денег. Обычно это происходит только при покупке товаров для организации от физ.лиц.

Как при этом тогда выдаются деньги?

1. Проверяется сам РКО (та ли форма используется, стоят ли все необходимые подписи, все ли цифры верны).
2. Удостоверяется человек, кому отдаются деньги (можно использовать паспорт).
3. Сотрудник, получивший сумму, должен расписаться в РКО.
4. Делается запись об этом в кассовой книге.

Журнал регистрации

В нём отображаются все данные по ПКО и РКО. Считается сугубо внутренним документом. Поэтому его использование необязательно.

Скачать форму ЖР (бланк № КО-3)

Кассовая книга

Это документ, в котором фиксируются все денежные операции, связанные с оборотом в кассе организации. Он содержит информацию о каждом поступлении и расходе средств, включая дату, сумму, цель операции, данные контрагента и прочие сведения.

Кассовая книга является важным элементом бухгалтерского учёта, обязательным для ведения многими организациями. Кроме того, она служит важным инструментом для контроля за денежным оборотом, а также обеспечивает прозрачность финансовых операций предприятия.

Обычно кассовая книга заполняется за каждый день и за отчётный период. Если организация не производила никаких денежных операций, она просто не заполняется за это время.

Скачать кассовую книгу (бланк № КО-4)

Внутренние документы компании

Здесь можно выделить три формы, которые должны быть у каждой компании, работающей с ККТ и наличными.

Положение о ведении кассовых операций.
Это внутренний документ, устанавливающий порядок и правила осуществления денежных операций в кассе организации. В нём обычно содержатся следующие правила:

• Открытие и закрытие кассы.
• Порядок проведения кассовых операций.
• Положения хранения кассовых документов.
• Ответственность работников за денежные средства и т.д.

Положение о ведении кассовых операций разрабатывается в соответствии с законодательством и должно учитывать особенности деятельности конкретной организации.

Что касается его составления, обычно документ составляется в произвольной форме. Однако есть примерная форма, которой вы можете придерживаться.

Приказ об отмене лимита наличных в кассе
Это документ, которым руководство организации или ответственное лицо отменяет установленный ранее лимит наличных денег в кассе. Это может быть связано с изменениями в финансовой политике организации, пересмотром планов использования ККТ или другими экономическими обстоятельствами.

Приказ об отмене лимита наличных в кассе является официальным документом, регламентирующим работу кассового учёта в организации.

Скачать образец Приказа об отмене лимита наличных в кассе

Приказ об отмене приказа об установлении лимита денег в кассе
Этот документ отменяет установленный ранее приказ о фиксации лимита наличных денег в кассе компании. При этом важно, чтобы отмена была согласована с соответствующими регуляторными органами (ФНС) и была отражена в учётной документации организации. Это позволит поддерживать прозрачность и легальность финансовых операций.

Документ также может составляться в произвольной форме. За основу вы можете взять сам Приказ об отмене лимита, но в пункте первом написать «Отменить приказ…».

Дополнительные документы для кассовой дисциплины

Расчётно-платёжная ведомость
Это документ, который оформляется при выдаче заработных плат сотрудникам наличными из кассы организации.

Скачать бланк расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49)

Книга учёта
Этот документ заполняется в случае, если в компании работают несколько кассиров. В КУ отображаются все денежные передвижения между ними в течение рабочего дня.

Скачать бланк книги учёта (форма № КО-5)

Лимит остатка кассы

Лимит остатка кассы – это сумма денежных средств, которая может находиться в кассе организации в конце рабочего дня или другого временного периода. Устанавливается, как правило, для обеспечения безопасности и контроля за наличностью, а также для ограничения рисков, связанных с её хранением и использованием.

Установление лимита остатка кассы позволяет предотвратить потери, кражи или несанкционированное использование наличных средств, а также облегчить учёт и контроль за финансами.

Как рассчитывается лимит
Если весь расчёт строится на размере всей поступающей наличности, тогда формула выглядит так:

Если же лимит рассчитывается на основании суммы всех расходов наличкой, тогда формула выглядит чуть по-другому:

Если организация владеет дополнительными подразделениями, которые обычно зачисляют деньги на расчётный счёт, у таких компаний другой лимит остатка. Более подробно отчётность обособленных подразделений вы можете изучить в нашем материале.

На что можно расходовать наличные из кассы в 2024 году

Согласно Указанию ЦентроБанка РФ № 5348-У, о котором мы говорили выше, деньги можно тратить на:

• Заработную плату сотрудникам.
• Выделение денежных поощрений или в качестве помощи (премии, отпускные, пособия и т.д.).
• Личные нужды ИП.
• Выдача займов.
• Командировочные или любые суммы, которые можно считать подотчётными
• Оплата услуг / купленных товаров или возврат их в случае отмены сделки.

Хранение денег в кассе в 2024 году

Все организации (кроме кредитных) должны сами сформировать свод правил (регламент) по хранению денежных средств. В него обычно входит следующая информация: правила работы и передачи ключей от хранилища и порядок проведения ревизий. Также стоит уделить внимание ситуациям, если обнаружены хищения.

Кредитные же организации в данном случае руководствуются Положением Банка № 630-П. В нём описываются правила ведения кассовых операций, порядок их хранения, перевозки инкассаторами и т.д.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Такой формат доступен только двум категориям – малому предпринимательству и ИП (Указание Центробанка № 3210-У). Возникает вопрос, как ведётся упрощённый порядок в таком случае? Вот некоторые пункты, которые доступны МП и ИП:

1. При приёме и выдаче наличных денег сотрудникам организации нужно формировать кассовые ордеры. Это делается для того, чтобы при спорных ситуациях решить вопрос.
2. Книга учёта составляется на основе именно РКО и ПКО.
3. Отсутствует лимит кассы (МП и ИП могут хранить в кассе неограниченную сумму). Для этого необходимо оформить указ и издать его.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2024 году

Если компания или ИП нарушат правила, на них будет наложен штраф (ст.15.1 КоАП РФ). Денежные санкции едины – должностное лицо или ИП должны заплатить 4 000–5 000 рублей, организация – от 40 000 до 50 000 рублей.

За какие именно действия с денежными средствами могут наказать:

• Отсутствие учёта (или его части).
• Неправильно хранение.
• Обнаружение использования налички не по целевому назначению.
• Остаток лимита выше разрешённого.
• Сумма расчётов по одному договору выше 100 000 рублей.

Будьте внимательны: за соблюдением правил взаимодействия с наличными средствами следит ФНС. Убедитесь в том, что с вашими документами всё в порядке.