Универсальный передаточный документ (УПД) в ЭДО

Универсальный передаточный документ (УПД) — эффективное средство для учёта и обмена информацией в современном бизнесе. Этот универсальный первичный документ даже в бумажном формате позволяет уменьшить количество документации, используемой в сделке, а электронный УПД в ЭДО обеспечивает автоматизацию, удобство и безопасность процессов. В статье расскажем, какие функции выполняет универсальный передаточный документ, а также о преимуществах перехода на электронный формат УПД.

Функциональность УПД в ЭДО

УПД в ЭДО, а также в традиционном бумажном документообороте, — это многофункциональный документ, который используют для оформления хозяйственных операций, совершаемых между участниками сделки или договора: при отгрузке товара, передаче работ, услуг или имущественных прав.

Порядок заполнения УПД регулирует письмо ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21 октября 2013 года. В нём установлены форма, рекомендации по заполнению и перечень операций, по которым можно использовать универсальный передаточный документ.

В счетах-фактурах и документах по передаче товаров, работ или услуг дублируется большинство информации. Такие бланки, как ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и товарный раздел товарно-транспортной накладной, содержат одинаковые реквизиты.

Вместо отдельного оформления и обмена различными первичными документами (счёт-фактура, товарная накладная, акт выполненных работ или услуг), организации могут использовать УПД, объединив их реквизиты в одном документе. Это упрощает процесс документирования и обмена информацией, делая его более компактным и структурированным.

УПД может содержать информацию о наименовании товаров, их количестве, цене, сумме НДС и других существенных деталях сделки. Он также может включать реквизиты, связанные с оплатой, доставкой и другими условиями договора.

Путём объединения реквизитов различных первичных документов в УПД создаётся универсальный документ, который содержит всю необходимую информацию о сделке. Это упрощает процессы учёта, налогообложения и аудита, а также обеспечивает целостность и удобство документации для обеих сторон сделки.

Применение УПД даёт законное право организации на:

• учёт фактов хозяйственной жизни компании;
• налоговый вычет;
• подтверждение затрат для исчисления налогов.

Какие компании и в каких случаях могут применять УПД

Универсальный передаточный документ могут использовать юрлица и ИП, даже если они не платят НДС.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, организации вправе самостоятельно определять, какие документы первичного учёта будут использоваться для фиксации сделок. Это позволяет адаптировать учётные процедуры к конкретным потребностям и характеру деятельности компании.

Однако во избежание спорных ситуаций и для обеспечения стандартного подхода к учёту рекомендуется в учётной политике организации отразить возможность применения УПД. Это позволит установить чёткие правила и процедуры внутри организации и обеспечить единый подход к документированию и учёту сделок.

Отмечается, что на практике УПД активнее используются в случае купли-продажи продукции, где требуется детальное отражение передачи товаров, и может включать в себя информацию из счёта-фактуры, товарной накладной и других документов. В то же время при оказании работ и услуг чаще применяется связка акта и счёта-фактуры, так как это более удобный и распространённый способ документирования таких видов операций.

Если компания использует специальный налоговый режим или освобождена от уплаты НДС, то заполняет УПД вместо первичного. Универсальный передаточный документ в этом случае служит подтверждением расходов организации. В данном случае вписывать информацию о налоговой ставке и сумме налога для покупателя не требуется. А в книге учёта доходов и расходов указывают стоимость покупки с учётом НДС.

Также УПД используют в области перевозки товаров. В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ поставщик обязан предоставить клиенту счёт-фактуру в течение пяти дней после отгрузки. Вместе с тем, для подтверждения фактической передачи продукции или услуг необходимо заполнить транспортную накладную или акт выполненных работ. Вместо этих бланков, компания-перевозчик вправе заполнить всего один — универсальный передаточный документ.

Поставщик может использовать универсальный передаточный документ одновременно с другими первичными учётными бухгалтерскими документами. Покупатели тоже применяют универсальный передаточный документ. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счёт-фактура является основанием для вычета НДС. Универсальный передаточный документ представляет собой счёт-фактуру с данными из первички.

Налоговым кодексом разрешено вносить дополнения в счета-фактуры. Следовательно, заявлять НДС к вычету на основании универсального передаточного документа покупателю разрешено на законных основаниях.

Универсальный передаточный документ упрощает работу при осуществлении хозяйственных операций. Бланк можно заполнить, когда компания:

• отгружает товары покупателям или посредникам;
• передаёт права на имущество;
• оформляет результаты выполненных работ;
• подтверждает факт получения продукции или услуг.

Преимущества ЭДО при передаче УПД

Оформлять УПД можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Универсальный передаточный документ ЭДО предлагает множество преимуществ, сделав его предпочтительным инструментом для ведения бухгалтерии и обмена информацией. Рассмотрим основные преимущества ЭДО в контексте передачи УПД:

Возможность автоматизации процессов. ЭДО позволяет упростить и ускорить обработку документов …

Безопасность и целостность данных. Организация ЭДО для передачи УПД обеспечивает высокий уровень

Удобство документооборота. ЭДО упрощает взаимодействие с контрагентами, позволяя быстро передавать и получать документы…

Экономия ресурсов. За счёт внедрения ЭДО можно снизить затраты на печать, бумагу и почтовые услуги...

Возможность интеграции с системами учёта. В некоторых случаях система ЭДО может быть интегрирована с корпоративными системами учёта …

УПД в ЭДО предлагает эффективность, безопасность, удобство и экономию ресурсов ведения бухгалтерии и обмена информацией. Это инструмент, который помогает организациям оптимизировать свои процессы и достичь высокой эффективности.

Обязательные электронные УПД

Важно отметить, что в некоторых случаях использование электронной формы УПД и его передача через оператора ЭДО становится обязательным. Например, в ситуациях, когда УПД содержит коды маркировки товаров или реквизиты прослеживаемости.

Так, с 1 января 2022 года, в соответствии с постановлениями Правительства Российской Федерации № 2464 от 31 декабря 2020 года и № 64 от 28 апреля 2021 года, участники оборота маркированных товаров обязаны передавать информацию о движении продукции (вводе в оборот, продаже, выводе из оборота) исключительно через оператора ЭДО. Это требование призвано обеспечить прослеживаемость товаров и поддерживать эффективный контроль над оборотом маркированных товаров.

Кроме того, с начала 2023 года, в соответствии с Приказом Федеральной налоговой службы России от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636, все электронные УПД должны быть переданы через оператора ЭДО в приёмный комплекс ФНС. Это требование имеет целью упростить и унифицировать процесс передачи электронных УПД, а также обеспечить своевременное и точное получение информации налоговыми органами.

Таким образом, для участников оборота маркированных товаров и всех организаций, применяющих электронные УПД, соблюдение требований обязательной передачи через оператора ЭДО становится необходимым. Это способствует соблюдению требований прослеживаемости товаров и налогового контроля, а также облегчает процессы обмена информацией с соответствующими органами и ведомствами.

Как перейти на УПД

Переход на универсальный передаточный документ упрощает работу с документами, исключая дублирование сведений и хранение информации в бумажном виде. Позволяет юрлицам и ИП вносить дополнительные данные в передаточный документ для работы с контрагентами.

Чтобы перейти на универсальный передаточный документ по правилам, достаточно выполнить следующие действия:

1. Для начала необходимо решить, для каких сделок будет применяться универсальный передаточный документ. Будет ли компания предоставлять УПД или получать его от партнёров. Некоторые фирмы применяют универсальный передаточный документ только в случае поставки продукции клиентам. А по договорам подряда используют бланки, которые утверждены внутренним приказом организации. Кому-то удобно применять универсальные передаточные документы для всех хозяйственных операций, где это разрешено.
2. Далее понадобится утвердить форму универсального передаточного документа. Руководитель может составить отдельный приказ или внести изменения в учётную политику компании. Во втором случае изменения допускаются законодательством, так как правки не влияют на достоверность отчётности и не требуют пересчёта её показателей.
3. Затем для перехода требуется определить ответственных за подписание универсальных передаточных документов сотрудников. Как правило, ими являются лица, работающие со счетами-фактурами и первичкой. Полномочия на право подписи заносят в приказ руководителя или учётную политику компании.
4. После надлежит согласовать использование универсальных передаточных документов с партнёрами. Для этого составляют дополнительные соглашения к договорам с контрагентами. В них указывают:
• соответствующую форму универсального передаточного документа;
• информацию, корректирующую часть договора об условии использования первичных документов;
• порядок внесения исправлений в универсальный передаточный документ, которые не касаются показателей, относящихся к счёту-фактуре;
• при необходимости дополняют соглашение условием о том, что партнёр обязан заверять документ печатью.

Электронные универсальные передаточные документы сотрудник должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. УПД, подписанный электронной подписью такого типа, является юридически значимым документом.

Заключение

Законодательство разрешает заменять счета-фактуры и первичные учётные документы многофункциональными бланками. Заполнение универсальных передаточных документов вместо первички сокращает количество и время обработки данных.

Переход на использование электронных универсальных передаточных документов избавит от необходимости хранения бумажных копий и сэкономит затраты на печать бланков. Кроме того, ЭДО позволит автоматизировать процессы заполнения и передачи документов контрагентам и госорганам.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог