Универсальный передаточный документ (УПД) в ЭДО
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:

УПД в электронном документообороте

Компании вправе заменять счёт-фактуры и первичные бухгалтерские учётные документы на УПД. С 1 июля 2021 года форма бланка изменилась.

Собрали для вас материал, в котором расскажем подробно: что такое УПД, как расшифровывается, плюсы использования и правила заполнения документа. Также в статье содержится инструкция для правильного перехода на универсальные передаточные документы.

Что такое УПД

УПД — это многофункциональный документ, с помощью которого сокращается объём документооборота. Его используют для оформления хозяйственных операций, совершаемых между участниками сделки или договора: при отгрузке товара, передаче работ, услуг или имущественных прав. Он заменяет счёт-фактуры и первичные бухгалтерские документы. Оформлять бланк можно на бумаге или в электронном виде.

УПД: универсальный передаточный документ

Порядок заполнения УПД регулирует письмо ФНС России № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 года. Документ устанавливает форму, рекомендации по заполнению и перечень операций, по которым можно использовать универсальный передаточный документ.

В счёт-фактурах и документах по передаче товаров, работ или услуг дублируется большинство информации. Такие бланки, как: ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН, содержат одинаковые реквизиты.

ТТН: товарно-транспортная накладная

Письмо ФНС устанавливает порядок и разрешает использовать единую форму бланка, заменяя первичные учётные документы по передаче материальных ценностей и счёт-фактур.

Применение универсальных передаточных документов даёт законное право организации на:

  • учёт фактов хозяйственной жизни компании;
  • налоговый вычет;
  • подтверждение затрат для исчисления налогов.

Какие компании и в каких случаях могут применять УПД

Универсальный передаточный документ вправе использовать юрлица и ИП, даже если они не платят НДС.

Если компания использует специальный налоговый режим или применяет освобождение от уплаты НДС, то заполняет универсальный передаточный документ вместо первичного. Тем самым подтверждает свои расходы. В данном случае вписывать информацию о налоговой ставке и сумме налога для покупателя не требуется. А в книге учёта доходов и расходов указывают стоимость покупки с учётом НДС.

Также универсальный передаточный документ используют в области перевозки товаров. В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ поставщик обязан предоставить клиенту счёт-фактуру в течение пяти дней после отгрузки. Вместе с тем, для подтверждения фактической передачи продукции или услуг необходимо заполнить транспортную накладную или акт выполненных работ. Вместо этих бланков компания-перевозчик вправе заполнить всего один — универсальный передаточный документ.

Поставщик может использовать универсальный передаточный документ одновременно с другими первичными учётными бухгалтерскими документами.

Покупатели тоже применяют универсальный передаточный документ. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счёт-фактура является основанием для вычета НДС. Универсальный передаточный документ представляет собой счёт-фактуру с данными из первички.

Налоговым кодексом разрешено вносить дополнения в счёт-фактуры. Следовательно, заявлять НДС к вычету на основании универсального передаточного документа покупателю разрешено на законных основаниях.

Итого, универсальный передаточный документ упрощает работу при осуществлении хозяйственных операций. Бланк можно заполнить, когда компания:

  • отгружает товары покупателям или посредникам;
  • передаёт права на имущество;
  • оформляет результаты выполненных работ;
  • подтверждает факт получения продукции или услуг.

Бумажный УПД: применение и оформление

Универсальным передаточным документом в бумажной форме фирма вправе заменить счёт-фактуры и первичные документы. Бланк можно заполнять вместо транспортных накладных или актов о передаче имущественных прав. Оформление зависит от того, какой вид хозяйственной операции выполняет компания. Рассмотрим, как заполнять УПД, оформленный на бумаге.

Образец УПД, составленного на бумаге

Как видно из представленного образца, бумажный универсальный передаточный документ объединяет данные из счёт-фактуры и первичных документов. Форма УПД носит рекомендательный характер, поэтому в него разрешено добавлять необходимую информацию в зависимости от того, какой вид хоз. операции проводится.

Электронный УПД: универсальный формат для трёх типов документов

Электронный формат УПД утверждён Приказом ФНС № ММВ-7-15/176@ от 08.04.2019 года. С помощью него можно заполнять электронные передаточные документы трёх видов: СЧФ, ДОП, СЧФДОП.

Документы с функциями СЧФДОП и ДОП должен подписать как отправитель, так и получатель. СЧФ должен подписывать только отправитель.

Формат электронных файлов регулирует письмо ФНС № ЕД-4-15/13878@ от 17.07.2019 года.

Как заполнять электронный файл документа

Ниже рассмотрим правила заполнения УПД, оформленного в электронной форме, для каждого вида передаточного документа.

СЧФ (счёт-фактура)

Форма для электронных счёт-фактур утверждена п. 5 ст. 169 НК РФ. Документ должен содержать в себе обязательные реквизиты:

  • дата составления СЧФ и её порядковый номер;
  • названия, адреса и ИНН участников сделки;
  • название и фактический адрес отправителя и получателя товаров, услуг или имущественных прав;
  • номер документа, фиксирующего аванс в счёт предстоящей поставки;
  • содержимое поставки и единица измерения;
  • количество содержимого;
  • валюта;
  • цена за единицу товара;
  • стоимость товаров, услуги или имущественных прав без учёта налога;
  • акциз;
  • налоговая ставка;
  • налог для покупателя по действующей налоговой ставке;
  • стоимость с учётом налога;
  • указание страны происхождения товаров;
  • номер таможенной декларации;
  • вид товара по коду ТНВД в случае экспорта на территорию ЕЭС.

Файл в электронном виде должен содержать в себе обязательный реквизит — наличие названия субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель разные организации, то поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счёта-фактуры» заполняется составителем.

ДОП (документ первичный)

Форму данного документа регулирует 402-ФЗ. При заполнении указываются:

  • функции ДОП;
  • дата создания;
  • фирма, которая сформировала электронный документ;
  • содержание договора;
  • стоимость и объём поставки или услуг;
  • ФИО и подписи ответственных лиц.

СЧФДОП (счёт-фактура, документ первичный)

Данный электронный документ обязательно должен содержать в себе реквизиты, которые были перечислены выше для СЧФ и ДОП.

Особенности электронного формата

Если электронный документ используют в качестве ДОП или СЧФДОП, то для него актуальны следующие особенности:

  • официальное наименование, которое фиксирует факт хозяйственной жизни компании и дополнительное, о котором договорились партнёры;
  • бланк содержит в себе специальные дополнительные поля, в которые заполняют сведения о перевозчике;
  • электронный файл со стороны покупателя подписывается ответственным за оформление первичных документов лицом.

Также в электронный формат можно добавить дополнительные сведения, которые вносят в бумажные версии документа:

  • информацию об участниках документооборота;
  • поля об участниках договора:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация о сделке;
  • ИНН, ОГРН, КПП;
  • адреса;
  • контакты участников;
  • банковские реквизиты.

Что изменилось с 1 июля 2021 года

1 июля 2021 в ст. 169 НК РФ появились новые требования, которые обязывают формировать счёт-фактуры по новой форме. ПП №534 были внесены изменения, которые эту форму уточняют.

В бланке появились новые строки и графы для указания:

  • реквизитов об отгрузке товаров, получения работ, услуг или имущественных прав — строка 5а;
  • регистрационного номера декларации на товары, подлежащих прослеживаемости — графа 11;
  • количественных единиц измерения товара — графы 12 и 12а.

Все новшества разработаны в связи с введением системы прослеживаемости товаров.

Так как УПД может заменять счёт-фактуру, работа с универсальным передаточным документом меняется. Когда происходит заполнение УПД со статусом 1, строка 5а — «Документ об отгрузке» вписывается налогоплательщиком самостоятельно. Данный бланк заменяет счёт-фактуру для вычета по НДС.

Скачать образец УПД

В связи с изменениями, ФНС рекомендовала форматы универсального передаточного документа в письме №ЕА-4-15/7407 от 28.05.2021 года. Письмо предлагает образцы не только УПД, но и УКД.

УКД: универсальный корректировочный передаточный документ

Представленные формат и форма носят рекомендательный характер. Сведения могут дополняться или исключаться налогоплательщиком, но содержать обязательные реквизиты, которые утверждены законодательством, а именно:

  • название бланка;
  • дату составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лиц, совершивших сделку и ответственных за её оформление;
  • подписи лиц, ответственных за оформление документа с указанием сведений, необходимых для их идентификации.

УПД образец скачать можно по представленной ссылке .

Как перейти на УПД

Переход на универсальный передаточный документ упрощает работу с документами, исключая дублирование сведений и хранение информации в бумажном виде. Позволяет юрлицам и ИП вносить дополнительные данные в передаточный документ для работы с контрагентами.

Инструкция для настройки и правильного перехода на УПД

Чтобы перейти на универсальный передаточный документ по правилам, достаточно выполнить следующие действия:

  1. Для начала необходимо решить, для каких сделок будет применяться универсальный передаточный документ. Будет ли компания предоставлять УПД или получать его от партнёров. Некоторые фирмы применяют универсальный передаточный документ только в случае поставки продукции клиентам. А по договорам подряда используют бланки, которые утверждены внутренним приказом организации. Кому-то удобно применять универсальные передаточные документы для всех хозяйственных операций, где это разрешено.
  2. Далее понадобится утвердить форму универсального передаточного документа. Руководитель может составить отдельный приказ или внести изменения в учётную политику компании. Во втором случае изменения допускаются законодательством, так как правки не влияют на достоверность отчётности и не требуют пересчёта её показателей.
  3. Затем для перехода требуется определить ответственных за подписание универсальных передаточных документов сотрудников. Как правило, ими являются лица, работающие с счёт-фактурами и первичкой. Полномочия на право подписи заносят в приказ руководителя или учётную политику компании.
  4. После надлежит согласовать использование универсальных передаточных документов с партнёрами. Для этого составляют дополнительные соглашения к договорам с контрагентами. В них указывают:
    • соответствующую форму универсального передаточного документа;
    • информацию, корректирующую часть договора об условии использования первичных документов;
    • порядок внесения исправлений в универсальный передаточный документ, которые не касаются показателей, относящихся к счёт-фактуре;
    • при необходимости дополняют соглашение условием о том, что партнёр обязан заверять документ печатью.

Электронные универсальные передаточные документы сотрудник должен подписать УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись).

Такую подпись можно приобрести только в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры РФ. УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных организаций и имеет все необходимые лицензии для выпуска «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные подписи делают электронные универсальные передаточные документы юридически значимыми.

Заключение

Законодательство разрешает заменять счёт-фактуры и первичные учётные документы многофункциональными бланками. Заполнение универсальных передаточных документов вместо первички сокращает количество и время обработки данных. Переход на электронный универсальный передаточный документ избавит от хранения бумажных копий и сэкономит затраты на печать бланков.

Для своевременного и удобного оформления электронных УПД рекомендуем использовать сервис Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО. Данные онлайн-сервисы для организации электронного документооборота позволяют вести взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, соблюдая законодательство.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger