ЕФС-1 на совместителей

Совместители — это сотрудники, которые в свободное от основной работы время регулярно занимаются другой оплачиваемой деятельностью. С каждым из своих работодателей совместитель заключает трудовой договор. Совместитель состоит в штате компании, и работодатель обязан отчитываться за такого сотрудника, как и за любого другого. Разберёмся в том, как заполнить форму ЕФС-1 на совместителя в разных ситуациях.

Из чего состоит отчёт ЕФС-1

Форма ЕФС-1 была введена в 2023 году. Полное название этого отчёта — единая форма «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

ЕФС-1 заменила бланки СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3 и некоторые другие. В этот отчёт входят титульный лист и несколько разделов, которые нужно заполнять и сдавать по отдельности.

Как заполнить титульный лист ЕФС-1 на совместительство

Титульный лист формы ЕФС-1 необходимо заполнять каждый раз при отправке документа: вне зависимости от того, какую часть отчёта и по какой причине вы сдаёте. Если вы заполняете отчётность от руки, используйте синие, фиолетовые или чёрные чернила. Зачёркивать внесённые данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.

На титульном листе ЕФС-1 требуется указать следующие сведения:

• регистрационный номер, который присвоили компании в ПФР или СФР. Этот номер указан в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
• полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
• ИНН компании или предпринимателя. ИНН компании нужно вписывать с начала строки, в последних двух клетках поставить прочерки;
• код причины постановки на учёт (КПП). Это поле заполняют только юрлица;
• коды статистики: ОКФС, ОКОГУ, ОКПО. Обратите внимание: эти данные нужно указывать только государственным и муниципальным учреждениям при сдаче подраздела 1.3. При необходимости коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
• код деятельности компании или ИП по ОКВЭД;
• основной государственный регистрационный номер компании или ИП (ОГРН или ОГРНИП). При указании ОГРН юрлица в первые две клетки впишите «0»;
• номер телефона без скобок и пробелов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
• адрес электронной почты.

Заполнение ЕФС-1 на совместителя: приём, перевод, увольнение

Компания может сотрудничать с внешним или внутренним совместителем. Внешний совместитель одновременно работает в нескольких организациях, внутренний совмещает должности на одном предприятии. При заполнении ЕФС-1 эта информация о совместителе не имеет значения.

При приёме совместителя на работу, его переводе на основное место и увольнении бухгалтеру требуется подать одни и те же части ЕФС-1: подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Подраздел 1 каждый раз заполняется одинаково. В нём нужно указать данные застрахованного работника:

• СНИЛС;
• ИНН;
• фамилию, имя и отчество;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица на момент сдачи отчёта: есть ли у совместителя гражданство РФ или другой страны. Эту информацию нужно вписать в виде кода:

Статус сотрудника	Код для ЕФС-1
Гражданин РФ	ГРФ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ	ПЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец	ВЖИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС)	ВПИГ
Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС)	ВКС

• код страны, гражданином которой признан сотрудник. Для граждан России это код «643».

Как заполнить ЕФС-1 при приёме внешнего совместителя и при совмещении должностей

После приёма на работу внешнего или внутреннего совместителя потребуется заполнить и отправить в СФР подразделы 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Подраздел 1.1в этом случае заполняется так:

• в графе 2 («Дата приёма…») указывается день приёма сотрудника на работу;
• в графе 3 («Сведения о приёме…») нужно заглавными буквами вписать «ПРИЕМ»;
• если сотрудник будет работать в районах Крайнего Севера, в графу 4 необходимо вписать «РКС». Если в местности, приравненной к районам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях графу нужно оставить пустой;
• в графе 5 указывается должность сотрудника и структурное подразделение организации, если оно упомянуто в трудовом договоре. При заполнении ЕФС-1 на внутренних и внешних совместителей нужно также вписать слово «совместительство»;
• в графу 6 нужно вписать код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий. Сначала следует указать код профессии, потом поставить точку и вписать контрольное число — номер раздела, к которому относится выбранная профессия;
• графа 7 при приёме совместителя на работу не заполняется;
• в графе 8 указывают название документа, на основании которого приняли совместителя. Как правило, это приказ. Если в вашей компании не формируют приказы при трудоустройстве, впишите «Трудовой договор»;
• в графу 9 вписывают дату приказа или трудового договора;
• в графе 10 ставят номер приказа.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении совместителя

При увольнении совместителя бухгалтеру также нужно заполнить подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Отличий от заполнения ЕФС-1 при приёме совместителя здесь немного:

• в графе 2 укажите дату увольнения сотрудника;
• в графу 3 впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ»;
• в графе 7 («Причины увольнения…») укажите код причины увольнения и причину ухода работника;
• в графах 8, 9 и 10 приведите данные приказа об увольнении.

Как заполнить ЕФС-1 при переводе совместителя на основную работу

Оформить переход внутреннего или внешнего совместителя на основную работу можно двумя способами.

1. Увольнение и приём сотрудника. В ЕФС-1 нужно отразить оба процесса. При заполнении строки об увольнении в графе 5 не забудьте дописать слово «совместительство». В строке о приёме на работу этого делать не нужно.




2. Перевод сотрудника. В этом случае подраздел 1.1 заполняется почти так же, как и при приёме сотрудника на работу. В графе 3 укажите «ПЕРЕВОД», в графу 5 впишите название должности без указания на то, что это совместительство.

Сроки сдачи ЕФС-1 на совместителя

Сдавать ЕФС-1 при приёме совместителя на работу и его увольнении нужно не позднее рабочего дня, который следует за днём издания приказа. О переходе совместителя на основную работу нужно сообщить не позднее 25-го числа месяца, который следует за тем месяцем, когда совместителя перевели. Например, если сотрудника приняли на работу 14 августа 2023 года, отправить ЕФС-1 нужно 14 или 15 августа 2023 года. Если 14 августа совместитель начал работать на полную ставку, о его переводе нужно отчитаться до 25 сентября.