Что такое НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или НЭП): что это такое простыми словами? Этот вопрос становится всё более актуальным в современном мире, где цифровые технологии проникают во все сферы нашей жизни. НЭП — это инструмент для подтверждения авторства электронных документов. Как и любая усиленная подпись, она представляет собой набор данных, которые прикрепляются к документу и позволяют идентифицировать подписавшее его лицо, а также гарантировать неизменность документа после подписания.

Где можно применить усиленную неквалифицированную электронную подпись

Неквалифицированная ЭП может быть использована для внутреннего документооборота компании или личных целей. Также её применяют в некоторых информационных системах. Она не подходит для юридически значимых действий в отношениях с государством. Например, с её помощью нельзя зарегистрировать бизнес, но с помощью неё может осуществляться подписание накладных для вашего поставщика. Особенность НЭП в том, что перед этим нужно заключить с контрагентом дополнительное соглашение и прописать условия использования во внутренних документах компании.

Признаки неквалифицированной электронной подписи:

• формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• помогает обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;
• не обладает юридической силой, равной квалифицированной ЭП, не может использоваться для документооборота с государством, а при отношениях с другими юридическими или физическими лицами требует предварительного подписания дополнительного соглашения.

Какие документы можно/нельзя подписывать УНЭП

Подготовили удобную таблицу, в которой наглядно показано, какие документы можно подписать УНЭП.

Чем неквалифицированная электронная подпись отличается от других видов

Простая электронная подпись (ПЭП), как правило, состоит из логина и пароля. Её используют для простых целей, таких как вход на сайт или в приложение, подтверждение покупки или списание бонусов. ПЭП не обеспечивает надёжную защиту данных и не может использоваться для подписания документов с юридической силой.

В отличие от ПЭП, НЭП использует криптографические методы для обеспечения целостности и подлинности документа. Однако она не так надёжна, как квалифицированная электронная подпись (КЭП), так как может быть выпущена не только в аккредитованных УЦ.

Квалифицированная электронная подпись имеет более высокую степень защиты. Сертификаты КЭП выдаются аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП может использоваться для любых целей, в том числе для подписания юридически значимых электронных документов. Чтобы подписывать и работать с КЭП, никогда не нужно заключать дополнительных соглашений.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) тоже использует криптографические ключи, но ей не обязательно иметь сертификат. Основное отличие НЭП от квалифицированной подписи заключается в отсутствии обязательного требования наличия сертификата и меньшими требованиями к идентификации человека при выпуске УНЭП.

Как получить неквалифицированную электронную подпись

УНЭП можно получить в совершенно разных местах, но мы рассмотрим, где лучше получить УНЭП: физлицам, сотрудникам малого бизнеса и компаниям с большим количеством работников.

Неквалифицированную электронную подпись для физических лиц можно получить в личном кабинете налоговой. Её оформляют бесплатно без посещения удостоверяющего центра. Ключ НЭП может храниться на компьютере заявителя или в облаке ФНС. Выбирая второй вариант, пользователь сможет подписать документ с любого устройства. Важно помнить, что такая подпись подойдёт только для направления документов в ЛК налогоплательщика.

Если компании нужно выпустить НЭП на нескольких сотрудников, они могут обратиться в удостоверяющий центр и заказать ключи подписи там.

Большие компании могут настроить массовый выпуск НЭП для своих сотрудников через сторонние сервисы. Например, с помощью «API УНЭП». Решение подойдёт для внутреннего электронного документооборота, включая кадровые документы. Его главное преимущество – простота использования. Не нужно устанавливать специальное ПО или использовать токены – достаточно смартфона или планшета. Интеграция по API позволяет встроить сервис в существующие информационные системы компании. Это упрощает кадровое делопроизводство и оптимизирует внутренние бизнес-процессы.

Юридическая сила документа, подписанного НЭП

НЭП может использоваться, если стороны сделки заранее договорились об этом и закрепили согласие использовать НЭП в договоре. Также её применение возможно, если это предусмотрено правилами информационной системы, в которой работают с электронными документами. Возможность использования НЭП устанавливается локальными актами организации или нормативно-правовыми актами. НЭП не может использоваться для работы с госорганами, участия в электронных торгах и аукционах, а также для подачи налоговой отчётности.

Итоги

Неквалифицированная электронная подпись является удобным инструментом для подтверждения личности субъекта, который подписывает документы, и обеспечения неизменности подписанного документа. Также это доступный инструмент для оптимизации документооборота внутри компании. Однако НЭП не обеспечивает такой же уровень защиты, как квалифицированная электронная подпись, и не может использоваться во многих случаях, в который используется КЭП. Однако важно помнить об ограничениях НЭП и использовать её в соответствии с законодательством и соблюдая договорённости между сторонами.