Что такое НЭП – неквалифицированная электронная подпись

Сегодня использование неквалифицированной электронной подписи распространено в различных сферах при работе с ЭДО. Это обусловлено тем, что она проста в получении и применении. Однако несмотря на удобство, юридическая сила НЭП ограничена и может подойти не всем.

Расскажем простыми словами, что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись и для чего она нужна.

Что значит неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись — это средство для подтверждения личности в информационных системах или заверения цифровых документов. Она представляет собой набор данных, которые присоединяются к подписанному файлу. Также можно встретить сокращения НЭП, УНЭП или неквалифицированная ЭЦП — эти понятия обозначают одно и то же.

Её называют неквалифицированной потому, что она не соответствует строгим требованиям, предъявляемым законом к квалифицированной электронной подписи. Отличие заключается в процессе проверки, а также в гарантиях, которые НЭП обеспечивает. Это всё делает её более уязвимой для подделки.

Кому подходит усиленная неквалифицированная ЭП

С НЭП могут работать как физические, так и юр. лица, когда ситуации не требуют применения квалифицированной электронной подписи. НЭП применяется только в случаях, которые определены законодательством или регулируются договорённостями между хозяйствующими субъектами. Во всех остальных ситуациях используется УНЭП. Её могут применять сотрудники компаний для внутренних и внешних документов, а также фрилансеры для обмена данными с клиентами. Кроме того, НЭП будет полезна гражданам для различных онлайн-взаимодействий. Например, для отправки документации в личном кабинете налогоплательщика или на портале «Госуслуги».

Где можно использовать неквалифицированную электронную подпись

Возможность использования НЭП определяется законодательством и договорённостями между сторонами. Например, налоговую отчётность организации с такой подписью в ФНС не примут. Однако сотрудник может заверить ей заявление на отпуск или перевод на другую должность.

Неквалифицированной ЭП можно подписать приказ, служебную записку, отчёт, заявление, распоряжение, накладную поставщика и многое другое. Также её применение возможно, если это предусмотрено правилами информационной системы, в которой работают с электронными документами.

Возможность использования такой электронной подписи устанавливается локальными актами организации или нормативно-правовыми актами. Если НЭП используется в ЭДО с контрагентами, у сторон должно быть заключено дополнительное соглашение. С ней нельзя взаимодействовать с госорганами, участвовать в электронных торгах и аукционах, а также подавать налоговую отчётность организации.

Какие документы можно/нельзя подписывать неквалифицированной электронной подписью

Подготовили удобную таблицу, в которой наглядно показано, что можно подписать неквалифицированной электронной подписью.

Чем неквалифицированная ЭП отличается от других видов подписей

Помимо НЭП, существует простая и квалифицированная электронные подписи. Чтобы их сравнить, рассмотрим каждую подробнее.

Простая электронная подпись, как правило, состоит из логина и пароля. Её используют для входа в ЛК интернет-магазина или приложения, подтверждения покупки или списания бонусов. ПЭП не обеспечивает надёжную защиту данных и не может использоваться для подписания документов с юридической силой.

Неквалифицированная электронная подпись использует криптографические ключи, но ей не обязательно иметь сертификат ключа.

Квалифицированная электронная подпись — это такой вид ЭП, который имеет более высокую степень защиты. Она приравнивается к собственноручной подписи, оставленной на бумаге. Сертификаты КЭП выдаются аккредитованным удостоверяющим центром, который аккредитован Минцифры. Ей можно подписать любой цифровой документ, придав ему юридическую силу. При этом не нужно заключать дополнительных соглашений ни с контрагентами, ни с государством.

В отличие от ПЭП, неквалифицированная электронная подпись использует криптографию. Однако не обладает таким же уровнем юридической значимости и защиты, как КЭП. Это связано с отсутствием у НЭП обязательного требования к наличию сертификата ключа проверки электронной подписи и СКЗИ.

Признаки неквалифицированной электронной подписи

• формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее цифровой документ;
• помогает обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания;
• не обладает юридической силой, равной квалифицированной ЭП, не может использоваться для документооборота с государством, а при отношениях с другими юридическими или физическими лицами требует предварительного подписания дополнительного соглашения.

Где может храниться НЭП

Ключи НЭП можно хранить в различных местах, выбор которых зависит от удобства использования:

• На жёстком диске, флеш-накопителе или другом съёмном носителе. Этот вариант менее безопасен, так как уязвим к вирусам и несанкционированному доступу.
• На смарт-карте или USB-токене. Более защищённый метод, так как закрытый ключ записан на специальный носитель, который пользователь хранит в надёжном месте или носит при себе.
• В информационных системах или программах ЭДО. В этом случае ключи используются удалённо. Например, неквалифицированная электронная подпись для физических лиц, полученная в ЛК налогоплательщика, хранится в облаке ФНС. Пользователь может воспользоваться НЭП с любого устройства с доступом в интернет.

Выбор места хранения зависит от требований к безопасности и личных предпочтений владельца ключей НЭП.

Как получить неквалифицированную электронную подпись

Ключи УНЭП можно оформить разными способами, но мы рассмотрим, где лучше получить такую ЭЦП: физлицам, сотрудникам малого бизнеса и компаниям с большим количеством работников.

Если компании нужно выпустить НЭП на нескольких сотрудников, они могут обратиться в удостоверяющий центр и заказать ключи подписи там.

Большие компании могут настроить массовый выпуск НЭП для своих сотрудников через сторонние сервисы. Например, с помощью «API УНЭП». Решение подойдёт для внутреннего электронного документооборота, включая кадровые документы. Его главное преимущество – простота использования. Не нужно устанавливать специальное ПО или использовать токены – достаточно смартфона или планшета. Интеграция по API позволяет встроить сервис в существующие информационные системы компании. Это упрощает кадровое делопроизводство и оптимизирует внутренние бизнес-процессы.

Популярные вопросы