Электронный документооборот в медицинской организации

Медицинский документооборот представляет собой совокупность данных, которые часто оформляются в виде файла формата PDF или XML. Таким документом может быть договор на оказание услуг, счёт, история болезни и так далее.

Система ЭДО в медучреждении — это программное обеспечение, которое используется сотрудниками медучреждения для обработки, передачи и хранения электронных документов.

ЭДО в медицинской клинике может быть двух видов: внутренним или внешним. Первый необходим для автоматизации внутренних бизнес-процессов и обмена данными между разными подразделениями одного учреждения.

Примеры:

• утверждение локальных нормативных актов и инструкций;
• оформление различных приказов (например, о переводе, назначении на должность, увольнении);
• обработка заявлений от сотрудников;
• ведение электронного архива.

Целью внешнего ЭДО является взаимодействие организации с её контрагентами. Он позволяет медучреждению обмениваться юридически значимыми цифровыми документами с другими компаниями, упрощая тем самым оформление договоров, сделок и прочих операций.

Примеры:

• обмен документами со страховыми компаниями;
• обмен документами с госорганами (например, с ФФОМС и Росздравнадзор);
• обмен документами с поставщиками товаров или услуг (оформление счетов, фактур, договоров и пр.).

Использование электронного документооборота в медицине является добровольным. Однако при его осуществлении медклиники обязаны опираться на нормы законодательства.

В 2025 для медицинского документооборота актуальны следующие НПА:

• Федеральный закон от 29 ноября 2010 года № 326-ФЗ;
• Федеральный закон от 21 ноября 2011 года № 323-ФЗ;
• Приказ ФМБА от 25 октября 2013 года № 277;
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ;
• Постановление Правительства РФ от 5 мая 2018 года № 555;
• Приказ Минздрава от 7 сентября 2020 года № 947н;
• Приказ Минздрава от 5 августа 2022 года № 530н.

Чтобы придать цифровым документам юридическую значимость, их подписывают квалифицированной электронной подписью. В зависимости от задач, УКЭП может быть оформлена как для руководителя медучреждения, так и для сотрудников.

Главврачи государственных медучреждений оформляют электронную подпись юрлица в УЦ Федерального казначейства. Сертификат КЭП на имя директора или главврача частной клиники можно получить только в УЦ ФНС или в УЦ доверенных лиц налоговой.

Лечащие врачи, фельдшеры и прочие медработники могут оформить КЭП физического лица в любом УЦ, аккредитованном Минцифры. Но для заверения документов от лица организации им дополнительно потребуется МЧД.

Подробнее об оформлении ЭЦП для врачей мы рассказываем здесь.