Электронный документооборот в медицинской сфере

Всё больше организаций начинает отказываться от бумажного документооборота, в том числе медучреждения. Рассказываем о предпосылках перехода на ЭДО в медицинских организациях и какие в этом переходе преимущества.

Зачем нужна организация электронного документооборота в медицине

Электронный медицинский документооборот нужен всем медучреждениям. Причин у этого несколько:

• Государство регулярно предъявляет требования о переходе документов в электронный формат. Речь идёт, например, о переходе на электронные больничные листы или введении в оборот рецептов в электронном виде.
• Запросы со стороны пациентов. Граждане хотят получать обслуживание на современном уровне. Возможность записи на приём к врачу или получения анализов через специальные онлайн-сервисы — это не какая-то роскошь, а в целом нормальное явление для нашего времени, реализация которого опять же не является чём-то сверхординарным.
• Необходимость электронного взаимодействия с контрагентами и партнёрами по предоставлению медицинских сервисов. Например, для оперативного обмена данными со страховыми организациями или диагностическими лабораториями.
• ЭДО в медицине повышает эффективность с точки зрения административно-управленческих затрат. Применение систем электронного документооборота позволяет поручать персоналу, которому раньше приходилось заниматься вопросами передачи и приёма документов, другие более приоритетные задачи. Кроме того, организация ЭДО в медучреждении позволяет сэкономить средства.
Например, при подключении сервиса Астрал.ЭДО можно подобрать тариф на пакет с необходимым количеством документов, стоимость которого будет в разы меньше расходов на бумагу, почту и курьеров.

В чём плюсы организации ЭДО в медучреждениях

Электронный документооборот в медицинских учреждениях имеет массу очевидных преимуществ. Использование электронного документооборота в медицинской организации позволит:

1. Увеличить скорость обработки документов. Например, для согласования услуги по страховому случаю врачу не нужно звонить в страховую организацию, а весь процесс займёт не более двух минут.
2. Уменьшить нагрузку на медработников. Так, врачу не придётся тратить много времени на заполнение документов и он сможет уделить больше внимания пациенту. Кроме того, врачи смогут быстрее находить необходимые данные о пациентах, а руководство медучреждения — лучше контролировать работу сотрудников.
3. Повысить скорость заполнения документов в несколько раз, используя заранее сформированные шаблоны. Например, шаблоны описания клинических картин при заполнении медицинской документации.
4. В значительной степени снизить расходы на содержание архива.
5. Минимизировать риск потери медицинской и прочей документации.

Какие документы в клинике можно перевести в электронный вид

Переход в электронный формат возможен почти для любых медицинских документов. Условно их можно разделить на четыре группы:

1. Первичные медицинские документы.

Такие документы содержат данные о пациентах и об их лечении. В их число входят:

• медицинские справки и заключения;
• направления;
• медкарта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях;
• дневник работы врача;
• выписка из медицинской карты и др.
2. Документация для обмена со страховыми компаниями.
   Медучреждение передаёт в страховую организацию списки прикрепления и открепления застрахованных, реестр оказанных услуг, акты выполненных работ или счета-фактуры, а также запрашивает и получает от страховой гарантийные письма.
3. Документация для обмена с лабораториями.
   Например, направления и заявки на проведение исследований, а также результаты исследований.
4. Документы для передачи в государственные органы.
   К ним относятся документация, которая передаётся в органы управления здравоохранения, различная статистическая отчётность медицинских организаций и другие формы отчётных документов.

Заключение

Электронный документооборот в медицинской организации позволяет вести обмен документами без необходимости их оформления на бумаге как внутри медучреждения, так и между компаниями.

Система электронного документооборота медицинской организации обеспечивает автоматизацию формирования документов в форматах, соответствующих требованиям законодательства, хранение документации в электронном архиве, а также возможность совместного одновременного доступа к документам и отслеживания их статуса.