Электронный документооборот в медицинской сфере

В последние годы медицинские организации всё время сталкивались с растущей необходимостью в современных и эффективных решениях для управления документооборотом. Бумажные документы долгое время служили основным средством передачи и хранения информации в медицинской сфере, однако сейчас наблюдается значительная потребность в переходе на электронный документооборот (ЭДО)

Рассказываем о предпосылках перехода на ЭДО в медицинских организациях и о том, какие в этом переходе преимущества.

Основные определения электронного документооборота в медицинской сфере

Рассмотрим основные понятия медицинского электронного документооборота.

В медицинской сфере электронный документ представляет собой совокупность данных в электронном виде, обычно в виде файла с форматом pdf или xdoc (doc). Таким документом может быть договор на оказание медицинских услуг, счёт, история болезни и так далее. Чтобы придать юридическую значимость таким документам, используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Электронный документооборот в медицинской организации позволяет обмениваться электронными документами внутри клиники или между компаниями без использования привычной бумажной документации. ЭДО в медицинском учреждении включает в себя регистрацию и ввод документов, возможность их быстрого поиска, обеспечение одновременного доступа к файлам для совместной работы, автоматическое формирование отчётов, процессы визирования документов, отслеживание их статусов, доступ к архивам и многое другое.

Система электронного документооборота в медицинской организации — это программное обеспечение, которое используется работниками медучреждения для обработки, передачи и хранения медицинских электронных документов. С помощью системы ЭДО также проверяется электронная подпись.

Зачем нужна организация электронного документооборота в медицине

Электронный медицинский документооборот нужен всем медучреждениям. Причин у этого несколько:

• Государство регулярно предъявляет требования о переходе документов в электронный формат. Речь идёт, например, о переходе на электронные больничные листы или введении в оборот рецептов в электронном виде.
• Запросы со стороны пациентов. Граждане хотят получать обслуживание на современном уровне. Возможность записи на приём к врачу или получения анализов через специальные онлайн-сервисы — это не какая-то роскошь, а в целом нормальное явление для нашего времени, реализация которого опять же не является чём-то сверхординарным.
• Необходимость электронного взаимодействия с контрагентами и партнёрами по предоставлению медицинских сервисов. Например, для оперативного обмена данными со страховыми организациями или диагностическими лабораториями.
• Электронный документооборот в медицине повышает эффективность с точки зрения административно-управленческих затрат. Применение систем электронного документооборота позволяет поручать персоналу, которому раньше приходилось заниматься вопросами передачи и приёма документов, другие более приоритетные задачи. Кроме того, организация ЭДО в медучреждении позволяет сэкономить средства.

В чём плюсы организации ЭДО в медучреждениях

Всё больше организаций, включая медицинские, осознают преимущества, которые предоставляет ЭДО. Одной из главных предпосылок перехода на электронный документооборот является необходимость улучшить эффективность и точность обработки, а также передачи медицинской информации. Бумажные документы могут содержать ошибки, их можно потерять или повредить. Всё это может привести к серьёзным последствиям для пациентов и организаций. В то же время электронные документы обеспечивают надёжность, целостность и доступность информации, что способствует повышению качества предоставляемой медицинской помощи и улучшению безопасности пациентов.

Электронный документооборот в медицинских учреждениях имеет массу очевидных плюсов. Использование электронного документооборота в медицинской организации позволит:

1. Увеличить скорость обработки документов. Например, для согласования услуги по страховому случаю врачу не нужно звонить в страховую организацию, а весь процесс займёт не более двух минут.
2. Уменьшить нагрузку на медработников. Так, врачу не придётся тратить много времени на заполнение документов, и он сможет уделить больше внимания пациенту. Кроме того, врачи смогут быстрее находить необходимые данные о пациентах, а руководство медучреждения — лучше контролировать работу сотрудников.
3. Повысить скорость заполнения документов в несколько раз, используя заранее сформированные шаблоны. Например, шаблоны описания клинических картин при заполнении медицинской документации.
4. В значительной степени снизить расходы на содержание архива.
5. Минимизировать риск потери медицинской и прочей документации.

Порядок организации электронного документооборота в медицинской сфере схож с алгоритмом внедрения ЭДО в любой другой организации. О том, как перейти на ЭДО, мы писали в нашей специальной статье.

Какие документы в клинике можно перевести в электронный вид

Переход в электронный формат возможен почти для любых медицинских документов. Условно их можно разделить на четыре группы:

1. Первичные медицинские документы.
2. Такие документы содержат данные о пациентах и об их лечении. В их число входят:
• медицинские справки и заключения;
• направления;
• медкарта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях;
• дневник работы врача;
• выписка из медицинской карты и др.
3. Документация для обмена со страховыми компаниями.
   Медучреждение передаёт в страховую организацию списки прикрепления и открепления застрахованных, реестр оказанных услуг, акты выполненных работ или счета-фактуры, а также запрашивает и получает от страховой гарантийные письма.
4. Документация для обмена с лабораториями. Например, направления и заявки на проведение исследований, а также результаты исследований.
5. Документы для передачи в государственные органы.
   К ним относятся документация, которая передаётся в органы управления здравоохранения, различная статистическая отчётность медицинских организаций и другие формы отчётных документов.

Функциональность медицинских информационных систем

Обычно медицинские информационные системы (МИС) поддерживают некоторые функции системы ЭДО. Например, хранение и единовременный доступ медицинских работников к документации. Поэтому при оценке МИС с точки зрения поддержки электронного документооборота в медучреждении важно обращать внимание на ряд ключевых аспектов.

В первую очередь следует учитывать возможность использования усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП). Это позволяет гарантировать подлинность и целостность электронных документов, что является важным аспектом в медицинском контексте.

Также следует обратить внимание на возможности построения защищённого обмена электронными документами с внешней средой. Это может включать функциональность для безопасной передачи информации между различными медучреждениями, страховыми компаниями и другими сторонами, с соблюдением требований конфиденциальности и безопасности данных.

Интеграция с CRM контрагентов также является важным аспектом, поскольку позволяет упростить взаимодействие и обмен информацией с партнёрами и клиентами медицинского учреждения.

Необходимо учитывать объём, а также состав хранимых и обрабатываемых электронных документов. Медицинская организация должна иметь возможность эффективно управлять и обрабатывать различные типы документов, включая медицинские записи, результаты анализов, счета и другую документацию.

Наконец, важно проверить наличие необходимых лицензий для встраивания средств криптозащиты. Это гарантирует соответствие системы ЭДО, которую использует медучреждение, требованиям безопасности и нормативным актам в сфере обработки медицинских данных.

Заключение

Электронный документооборот в медицинской организации позволяет вести обмен документами без необходимости их оформления на бумаге как внутри медучреждения, так и между компаниями.

Система электронного документооборота медучреждения обеспечивает автоматизацию формирования документов в форматах, соответствующих требованиям законодательства, хранение документации в электронном архиве, а также возможность совместного одновременного доступа к документам и отслеживания их статуса.