Машиночитаемая доверенность в ПФР

Для чего предпринимателю может понадобиться электронная доверенность в ПФР? Согласно ст.11 27-ФЗ, страхователи обязаны предоставлять в Пенсионный фонд России справки по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Это сведения о каких-либо выплатах, страховых взносах и стаже сотрудников компании. Если в штате числится больше 10 работников, документы сдают в электронном виде.
Сдавать отчётность в ПФР может законный представитель — директор. Для выполнения его полномочий не требуется предъявлять дополнительные документы.
Расскажем, кто ещё вправе сдавать отчёты в ПФР вместо руководителя и как это сделать.
Кто может сдавать в ПФР отчёты от имени организации и ИП с электронной доверенностью
Помимо руководителя, сдавать отчётность в Пенсионный фонд России может его законный представитель. Ему понадобится электронная доверенность в ПФР. Данное правило регулирует п.3 ст. 40 14-ФЗ. Физлицо представляет интересы организации на основании доверенности. Такие полномочия получает бухгалтер или любой другой ответственный работник компании, стороннее лицо или юрлицо, предоставляющее данные услуги.
Для сдачи отчётности в ПФР и создания машиночитаемой доверенности (МЧД) руководитель организации использует электронную подпись юрлица, индивидуальный предприниматель — подпись ИП. Такие подписи являются усиленными квалифицированными. Они имеют средства криптографической защиты для аутентификации, шифрования, обеспечения конфиденциальности и целостности файлов. Их сертификаты соответствуют стандартам ГОСТ, а алгоритмы защиты сертифицированы ФСБ. Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) выдают только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Она имеет юридическую значимость, подписанные ею документы равнозначны бумажным копиям, которые принимают государственные ведомства.
Для подписания и сдачи электронных справок СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в ПФР работники организации используют квалифицированную электронную подпись сотрудника юрлица. Бухгалтер индивидуального предпринимателя — квалифицированную ЭП физлица и бумажную доверенность. С ними документы становятся юридически значимыми, и Пенсионный фонд вправе принимать отчётность от страхователей. Также квалифицированная подпись физлица позволяет работать на портале Госуслуг, ФНС, ПФР, ФИПС, получить патент, подписывать удалённо кадровые документы или оформить кредит. Выдают данные подписи в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.
Форма доверенности на сдачу отчётности в ПФР
В настоящее время машиночитаемую доверенность или электронную доверенность, оформленную в виде цифрового документа, пенсионный фонд пока не использует. Доверенность, дающая право представлять интересы организации в ПФР, составляется на бумаге. Её представляют в пенсионный фонд. Форма документа свободная. Главное — наличие в ней обязательной информации, печати, подписи директора или уполномоченного на это лица. Если сотрудник работает от имени индивидуального предпринимателя, доверенность заверяется нотариусом. Также указывают срок действия, он может быть любым.
Обязательные сведения, которые должны быть указаны в доверенности:
- название документа;
- название и реквизиты фирмы, составившей документ;
- место и дата составления;
- информация о доверенном лице;
- полномочия, которыми наделён представитель;
- срок действия;
- сведения о передоверии;
- должность, Ф.И.О. и подпись директора организации.
Скачать образец доверенности для ПФР
Нововведения в сдаче отчётности по доверенности
Согласно ст.17.2 63-ФЗ, использовать УКЭП сотрудника юрлица запрещено c 1 сентября 2023 года. Вместо неё, работник должен использовать электронную подпись физлица и электронную доверенность на представление интересов в ПФР (МЧД). Отправлять отчётность в ПФР с помощью старой ЭП разрешено до 31 августа 2023 года в рамках переходного периода..
Сдача отчётности по МЧД в ПФР
Машиночитаемая доверенность — это доверенность, составленная в электронном виде и подписанная УКЭП руководителя организации. В ней содержится информация о доверителе, представителе и о переданных ему полномочиях. Единой формы МЧД пока не существует. Министерством цифрового развития опубликованы только требования. Для каждого контролирующего органа будет разработан свой формат документа. Для пенсионного фонда России электронная доверенность ещё не утверждена.
Мы следим за всеми изменениями в законодательстве в области электронного документооборота. Как только формат МЧД для ПФР будет утверждён, мы оповестим об этом наших читателей.
Требования к машиночитаемой доверенности для ПФР
Приказом от 18.08.21 № 857 Минцифры утвердили единые требования к МЧД:
- Формат — XML;
- Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
- Обязательные реквизиты
- название документа;
- данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
- данные представителя: ФИО, дата рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
- дата выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
- срок действия (если он установлен);
- полномочия доверенного лица. Также указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, при его отсутствии внести описание текстом;
- сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
- номер документа;
- отметка о возможности передоверия;
- УКЭП руководителя, который подписал доверенность.
Приказ Минцифры № 858 дополняет требования к МЧД. В документе уточняется, что доверенность разрешено сформировать «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия». Если информационная система не способна автоматически обработать и визуализировать электронную доверенность, то её разрешается отправить в формате pdf.
Как работать с машиночитаемой доверенностью для ПФР
Документ составляет руководитель организации. Она создаётся в электронном виде. В МЧД указывают полномочия, и для кого она предназначена. Подписывается КЭП директора.
- Директор организации составляет МЧД согласно формату, подписывает своей КЭП и сохраняет в информационной системе Пенсионного фонда России. Также МЧД может храниться в сторонней ИС, например, у оператора ЭДО.
- Перед отправкой отчётности сотрудник организации находит необходимую МЧД в архиве ПФР и прикрепляет к пакету документов. Если доверенность хранится у оператора ЭДО или иной сторонней системе, то указывает её реквизиты. Получатель вводит номер МЧД в общей базе машиночитаемых доверенностей и проверяет полномочия отправителя и срок действия документа.
- Руководитель вправе отменить МЧД раньше окончания срока действия. Это делается в случае увольнения работника или при передаче его полномочий другому лицу. Для этого в информационную систему, где хранится документ, отправляют заявление на отзыв. Каждая ИС имеет свой шаблон заявки, для экономии времени лучше запросить форму лучше заранее.
Продукты по направлению
Сервис электронного документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С
Создай машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты!
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать?
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Роль электронного документооборота в сельском хозяйстве
Переход на ЭТрН: отвечаем на ваши вопросы
Как использовать ЭПД: отвечаем на популярные вопросы
Отметка о медицинском осмотре в электронном путевом листе
ГИС ЕБС: что такое Единая биометрическая система
Электронный бюджетный документооборот в 2023 году
Электронный акт выполненных работ
Электронный кадровый документооборот в 2023 году
Новые форматы ЭПД с 1 марта 2023 года
Как оформить ЭТрН при разных сценариях грузоперевозки
Как изменится электронный документооборот с 2023 года
Универсальный корректировочный документ (УКД)
Заполнение электронной трудовой книжки
Переход на электронную трудовую книжку
Персональные данные с 1 марта 2023 года
Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года
Что делать, если потерян договор с контрагентом
Товаросопроводительные документы
Товарно-транспортная накладная: как заполнить ТТН
API для Юридически Значимого Электронного Документооборота
Кадровые документы для микропредприятия
Доверенность на получение груза
Мобилизация сотрудников: что делать работодателю
Электронная нотариальная доверенность
Бумажный документооборот или ЭДО?
Документы при приеме на работу
Обмен электронными перевозочными документами
Электронный документооборот в банковской сфере
Обязательные документы кадровой службы
Доверенность на подписание документов в ЭДО
График документооборота в бухгалтерии
Документооборот складского учёта
Составляем график документооборота в организации
Подлинность электронного документа
Как предоставить в электронном виде документы в ФНС
Электронный документооборот на производстве
Как аннулировать электронный документ
Электронный вариант согласования документов
Как поменять реквизиты организации в сервисе ЭДО
Новые форматы электронных документов в 2023 году
Прослеживаемость импортных товаров
Штрафы по прослеживаемости товаров
Роли ЭДО и ОФД в обороте маркированных товаров
Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)
EDI и ЭДО: разница и общие черты
Как подключить электронный документооборот с Озон
Мифы и правда об электронном документообороте
Экономическая выгода при переходе на ЭДО
Станет ли обязательным кадровый электронный документооборот
Акт о расхождении: подробно о формах ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Акт сверки взаиморасчётов в электронном виде
Заключение договоров в электронном виде
МЧД – электронная доверенность в ЭДО
Продажа лекарственных препаратов дистанционно
Хранение электронных документов в рамках развития ЭДО
Система прослеживаемости товаров
Правила выставления электронных счетов-фактур (ЭСФ)
Как подписывать первичные документы в ЭДО
ЭДО в госзакупках: можно и нужно
Единые стандарты для электронных документов
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Калуга Астрал: перспективы развития ЭДО 2021-2023
Казначейское обслуживание в 2021 году
Автоматизация систем делопроизводства на предприятии
Межведомственный электронный документооборот
Первичные документы в бухгалтерском учёте
Срок хранения документов в 2021 году
СЭД и электронный документооборот
Оптимизация электронного документооборота
Работа с электронными документами
Как организовать документооборот
Как «Мое дело» стало делом «Калуга Астрал»
Электронный документооборот в ПАО «Пермэнергосбыт».