Машиночитаемая доверенность в ПФР

Для чего предпринимателю может понадобиться электронная доверенность в ПФР? Согласно ст.11 27-ФЗ, страхователи обязаны предоставлять в Пенсионный фонд России справки по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Это сведения о каких-либо выплатах, страховых взносах и стаже сотрудников компании. Если в штате числится больше 10 работников, документы сдают в электронном виде.

Сдавать отчётность в ПФР может законный представитель — директор. Для выполнения его полномочий не требуется предъявлять дополнительные документы.

Расскажем, кто ещё вправе сдавать отчёты в ПФР вместо руководителя и как это сделать.

Кто может сдавать в ПФР отчёты от имени организации и ИП с электронной доверенностью

Помимо руководителя, сдавать отчётность в Пенсионный фонд России может его законный представитель. Ему понадобится электронная доверенность в ПФР. Данное правило регулирует п.3 ст. 40 14-ФЗ. Физлицо представляет интересы организации на основании доверенности. Такие полномочия получает бухгалтер или любой другой ответственный работник компании, стороннее лицо или юрлицо, предоставляющее данные услуги.

Для сдачи отчётности в ПФР и создания машиночитаемой доверенности (МЧД) руководитель организации использует электронную подпись юрлица, индивидуальный предприниматель — подпись ИП. Такие подписи являются усиленными квалифицированными. Они имеют средства криптографической защиты для аутентификации, шифрования, обеспечения конфиденциальности и целостности файлов. Их сертификаты соответствуют стандартам ГОСТ, а алгоритмы защиты сертифицированы ФСБ. Усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) выдают только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Она имеет юридическую значимость, подписанные ею документы равнозначны бумажным копиям, которые принимают государственные ведомства.

Для подписания и сдачи электронных справок СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в ПФР работники организации используют квалифицированную электронную подпись сотрудника юрлица. Бухгалтер индивидуального предпринимателя — квалифицированную ЭП физлица и бумажную доверенность. С ними документы становятся юридически значимыми, и Пенсионный фонд вправе принимать отчётность от страхователей. Также квалифицированная подпись физлица позволяет работать на портале Госуслуг, ФНС, ПФР, ФИПС, получить патент, подписывать удалённо кадровые документы или оформить кредит. Выдают данные подписи в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.

Форма доверенности на сдачу отчётности в ПФР

В настоящее время машиночитаемую доверенность или электронную доверенность, оформленную в виде цифрового документа, пенсионный фонд пока не использует. Доверенность, дающая право представлять интересы организации в ПФР, составляется на бумаге. Её представляют в пенсионный фонд. Форма документа свободная. Главное — наличие в ней обязательной информации, печати, подписи директора или уполномоченного на это лица. Если сотрудник работает от имени индивидуального предпринимателя, доверенность заверяется нотариусом. Также указывают срок действия, он может быть любым.

Обязательные сведения, которые должны быть указаны в доверенности:

• название документа;
• название и реквизиты фирмы, составившей документ;
• место и дата составления;
• информация о доверенном лице;
• полномочия, которыми наделён представитель;
• срок действия;
• сведения о передоверии;
• должность, Ф.И.О. и подпись директора организации.

Скачать образец доверенности для ПФР

Нововведения в сдаче отчётности по доверенности

Согласно ст.17.2 63-ФЗ, использовать УКЭП сотрудника юрлица запрещено c 1 сентября 2023 года. Вместо неё, работник должен использовать электронную подпись физлица и электронную доверенность на представление интересов в ПФР (МЧД). Отправлять отчётность в ПФР с помощью старой ЭП разрешено до 31 августа 2023 года в рамках переходного периода..

Сдача отчётности по МЧД в ПФР

Машиночитаемая доверенность — это доверенность, составленная в электронном виде и подписанная УКЭП руководителя организации. В ней содержится информация о доверителе, представителе и о переданных ему полномочиях. Единой формы МЧД пока не существует. Министерством цифрового развития опубликованы только требования. Для каждого контролирующего органа будет разработан свой формат документа. Для пенсионного фонда России электронная доверенность ещё не утверждена.

Мы следим за всеми изменениями в законодательстве в области электронного документооборота. Как только формат МЧД для ПФР будет утверждён, мы оповестим об этом наших читателей.

Требования к машиночитаемой доверенности для ПФР

Приказом от 18.08.21 № 857 Минцифры утвердили единые требования к МЧД:

1. Формат — XML;
2. Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утверждённым приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
3. Обязательные реквизиты

• название документа;
• данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
• данные представителя: ФИО, дата рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
• дата выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
• срок действия (если он установлен);
• полномочия доверенного лица. Также указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, при его отсутствии внести описание текстом;
• сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
• номер документа;
• отметка о возможности передоверия;
• УКЭП руководителя, который подписал доверенность.

Приказ Минцифры № 858 дополняет требования к МЧД. В документе уточняется, что доверенность разрешено сформировать «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия». Если информационная система не способна автоматически обработать и визуализировать электронную доверенность, то её разрешается отправить в формате pdf.

Как работать с машиночитаемой доверенностью для ПФР

Документ составляет руководитель организации. Она создаётся в электронном виде. В МЧД указывают полномочия, и для кого она предназначена. Подписывается КЭП директора.

1. Директор организации составляет МЧД согласно формату, подписывает своей КЭП и сохраняет в информационной системе Пенсионного фонда России. Также МЧД может храниться в сторонней ИС, например, у оператора ЭДО.
2. Перед отправкой отчётности сотрудник организации находит необходимую МЧД в архиве ПФР и прикрепляет к пакету документов. Если доверенность хранится у оператора ЭДО или иной сторонней системе, то указывает её реквизиты. Получатель вводит номер МЧД в общей базе машиночитаемых доверенностей и проверяет полномочия отправителя и срок действия документа.
3. Руководитель вправе отменить МЧД раньше окончания срока действия. Это делается в случае увольнения работника или при передаче его полномочий другому лицу. Для этого в информационную систему, где хранится документ, отправляют заявление на отзыв. Каждая ИС имеет свой шаблон заявки, для экономии времени лучше запросить форму лучше заранее.