Не передаются данные в ОФД, что делать

Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает всех предпринимателей, производящих расчёты с покупателями, использовать онлайн-кассы и отправлять данные о пробитых чеках в налоговую инспекцию через ОФД. Это необходимо, чтобы контролировать соблюдение законодательства и доходы организаций.

ОФД (оператор фискальных данных) ― это организация, которая обрабатывает, хранит и передаёт фискальные данные налогоплательщиков в налоговую службу. К фискальным данным относятся все чеки и отчёты, которые формирует онлайн-касса. Оператор является посредником между пользователем кассы и Федеральной налоговой службой (ФНС). Все владельцы онлайн-касс обязаны заключить договор с ОФД на передачу данных.

Случается, что фискальные данные с онлайн-касс не попадают в ОФД, разберём почему и как это исправить.

Почему касса не отправляет чеки в ОФД

Если чеки не отправляются в ОФД, в личном кабинете сервиса появляется сообщение об этом. Согласно ФЗ № 54, срок хранения фискальных документов без отправки оператору не должен превышать 30 дней, потом происходит блокировка фискального накопителя и все кассовые операции становятся недоступны. Впоследствии это может привести к штрафам и другим дополнительным расходам, поскольку данные не будут поступать в ФНС, а это нарушение.

Причины того, что фискальные данные не отправляются оператору, могут быть следующие.

Нет доступа к интернету

Основные причины:

• выставлены некорректные настройки соединения онлайн-кассы с интернетом;
• сбой у провайдера;
• сломалось коммуникационное оборудование (например, Wi-Fi роутер);
• доступ к интернету прекращён из-за неуплаты.

На работе это может не особо сказаться и её можно продолжать, так как онлайн-касса будет всё равно печатать бумажные чеки. В период, когда нет возможности отправлять данные в ОФД, фискальный накопитель работает в автономном режиме — собирает, хранит, но не отправляет сведения. Реквизиты чеков попадут к ОФД при возобновлении связи, главное — сделать это в течение 30 дней с момента сбоя.

Для возобновления передачи данных ОФД необходимо убедиться в исправности роутера, целостности сетевого кабеля и разъёма для подключения. Связаться с провайдером, выяснить и устранить причину, восстановить доступ к интернету.

ККТ неисправна

Произошла поломка аппарата и варианты здесь самые разные. Например, мог сломаться коммуникационный модуль связи с интернетом (Wi-Fi, 3G, Ethernet). Либо вышел из строя фискальный накопитель, истёк его срок действия.

Необходимо прекратить проводить платёжные операции и сразу обратиться к техническому специалисту или в сервисный центр. Если продолжать работу, то касса не сможет выдавать чеки (что часто бывает при указанных неполадках) — это будет нарушение закона об использовании ККТ и приведёт к штрафным санкциям.

Причиной также могут быть некорректно выставленные настройки в ПО онлайн-кассы, неправильно установлена прошивка. Также нужно убедиться, что регистрация ККТ в ФНС завершена, для этого нужно открыть карточку регистрации. Если кассе присвоен регистрационный номер, но карточки нет — регистрация не подтверждена и необходимо отправить в ФНС данные отчёта о регистрации с ККТ, чтобы завершить регистрацию.

Проблемы на сервере ОФД

При проблемах с сервером оператора появится надпись «ОФД не отвечает» или «Касса не может связаться с ОФД». Это может происходить при обновлении ПО, когда сервер не выдерживает. Необходимо связаться с оператором ОФД, он разберётся с проблемами сервера и исправит подключение. Как правило, оператор быстро устраняет сбои и восстанавливает приём данных.

Следующая причина может заключаться в том, что мог истечь срок действия договора с ОФД. Он заключается на определённый период: 1, 3, 6, 13, 15 и 36 месяцев. Стоит проверить и продлить его для возобновления работы.

Ещё одной причиной может быть, что предприниматель перешёл к другому ОФД и не сменил параметры на кассе, поэтому произошёл сбой информационного обмена между магазином и оператором. Необходимо правильно настроить ККТ, сформировать отчёт об изменении параметров регистрации, после чего сформированные фискальные документы в установленном порядке будут переданы в новый ОФД.

Как узнать, что ККМ не может передать чеки оператору

Это может быть видно на чеке при формировании отчёта о закрытии смены, будет напечатано сообщение «ОФД не отвечает». Либо на смарт-терминале всплывёт окно с надписью «Касса не может связаться с ОФД», и будет указано число неотправленных документов.

Можно зайти в личный кабинет сервиса ОФД, там появится сообщение «Не поступают документы от ККТ». Помимо этого, в ЛК имеются другие функции для управленческого учёта (контроль выручки, средний чек, анализ продаж и формирование отчётности), которые будут показывать некорректные данные.

Штрафы за непередачу данных в ОФД

Продавца, который не передаёт данные о пробитых чеках в ОФД, могут оштрафовать по статье 14.5 КоАП РФ:

• для должностных лиц предупреждение или штраф от 1,5 до 3 тысяч рублей;
• для юридических лиц предупреждение или штраф от 5 до 10 тысяч рублей.

За нарушение закона ФЗ № 54, неприменение или неправильное использование ККТ полагается наказание по той же статье в виде штрафа:

• на должностных лиц — 25–50% от суммы выручки, не пробитой на кассовом аппарате (не менее 10 000 р.);
• юридическое лицо — 75–100% от непробитой выручки (не менее 30 000 р.).

Если сумма неучтённых расходов превысила 1 миллион рублей или нарушение было зарегистрировано второй раз в течение года, то налоговые службы могут остановить деятельность юридического лица на 90 суток.

Предприниматель может избежать штрафных санкций. В статье 14.5 КоАП имеется примечание о том, что если правонарушение произошло впервые и владелец направит соответствующие документы раньше, чем налоговая служба узнает, то штрафа не будет. Владельцу необходимо сообщить о сумме, которая прошла мимо кассы, отправить в ФНС чеки коррекции и приложить объяснение ситуации.

За повторное нарушение налоговая инспекция может запретить ведение предпринимательской деятельности сроком до трёх месяцев (если совокупная сумма расчётов будет равна или превысит 1 млн рублей).

Как проверить, что документы отправлены

Для проверки отправки документов, чтобы убедиться, что все данные передаются оператору, нужно сформировать на кассе отчёт о закрытии смены или о текущем состоянии расчётов. Если там количество непереданных документов равно нулю, то всё отправляется как полагается. Если другое число — значит какие-то чеки не были переданы и стоит разобраться в причинах.