Документы для перевозок грузов по городу

Name: Документы для перевозок грузов по городу
Brand: Астрал

Полный пакет документов для перевозок грузов по городу

Тарифы

Тарифы 1С-ЭПД

Подберите оптимальный тарифный план

1С-ЭПД 600 документов

3 600 ₽

Стоимость одного документа 6 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 1 000 документов

5 000 ₽

Стоимость одного документа 5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 5 000 документов

22 500 ₽

Стоимость одного документа 4,5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

Какие грузы можно перевозить по городу

Городские грузоперевозки имеют свою специфику, определяющую тип перевозимых товаров. В отличие от междугородних маршрутов, где часто преобладают крупные партии сырья и промышленных материалов, перевозки внутри города обычно подразумевают доставку груза со склада или распределительного центра непосредственно до конечного потребителя (розничный магазин, пункт выдачи товаров, офис и т.д.).

Чаще всего в пределах города перевозят следующие категории грузов:

продукты питания (доставка в супермаркеты, кафе и рестораны, включая скоропортящиеся товары, требующие рефрижераторов)

товары для розничной торговли (одежда, обувь, бытовая химия, электроника для магазинов и торговых центров)

интернет-заказы (посылки и отправления для курьерских служб и пунктов выдачи заказов)

стройматериалы (сухие смеси, пиломатериалы, сантехника, окна, двери, которые используются для объектного снабжения, в то время как крупные партии доставляют на окраины)

инструменты и оборудование (доставка на стройплощадки, в мастерские и на склады)

офисное оборудование и мебель (перевозка при офисных переездах)

крупногабаритная бытовая техника (холодильники, стиральные машины, мебель для доставки покупателям)

Некоторые грузы можно перевозить по городу только при строгом соблюдении дополнительных правил и наличии разрешений. К таким грузам относятся скоропортящиеся, опасные, тяжеловесные, крупногабаритные и др. (Приказ Минтранса России от 28.06.2007 № 82). При их перевозке на транспортное средство и водителя налагаются дополнительные обязательства. Например, для скоропортящихся грузов необходимо обеспечить температурный режим, а для опасных грузов — оформить свидетельство ДОПОГ. Тяжеловесные и крупногабаритные грузы требуют обязательного согласования маршрута с ГИБДД во избежание повреждения городской инфраструктуры и создания помех движению.

На каком транспорте можно осуществлять городские перевозки

Внутригородские грузоперевозки опираются почти исключительно на автомобильный транспорт, который обеспечивает необходимую маневренность, скорость и возможность доступа к складам, магазинам и жилым районам. Выбор конкретного типа автомобиля определяется объемом, весом и характером груза.

Фургоны и малотоннажные грузовики (до 3,5 тонн). Являются основой городских перевозок, так как обладают высокой мобильностью и низкими расходами, а их тоннаж позволяет беспрепятственно въезжать в зоны, закрытые для более тяжелого транспорта, что идеально подходит для доставки интернет-заказов и мелких партий товаров.

Грузовые автомобили средней грузоподъемности (3,5–12 тонн). Используются для обеспечения крупных торговых сетей и строительных объектов, часто оснащены гидробортами для удобной погрузки паллетированных грузов, но их движение в центральных районах мегаполисов часто требует получения специального пропуска.

Специализированный транспорт. Автомобили с изотермическими, рефрижераторными кузовами и цистернами обеспечивают соблюдение температурного режима или герметичности. Такой транспорт применяется для перевозки грузов, требующих особых условий (скоропортящиеся продукты, медикаменты, наливные грузы).

Документация перевозок по городу

Организация грузоперевозки, даже в пределах одного населенного пункта, требует обязательного оформления полного пакета сопроводительных и учетных документов. Это необходимо для законного осуществления деятельности, подтверждения факта передачи товара и проведения расчетов

Документ	Назначение	НПА
Транспортная накладная	Это основной документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Заполняется грузоотправителем, фиксируя условия транспортировки и стоимость услуг	Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
Накладная ТОРГ-12	Документ подтверждает факт отпуска товара со склада и его приемку покупателем и используется для учета товарных запасов	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Товарно-транспортная накладная 1-Т	Документ заполняется грузоотправителем и выполняет двойную функцию: подтверждает факт сделки (товарный раздел) и факт перевозки (транспортный раздел), являясь документом первичного учета. В настоящее время часто заменяется на ТН в связке с ТОРГ-12 или УПД	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Путевой лист грузового автомобиля 4-п Путевой лист грузового автомобиля 4-с	Это основной документ для водителя и транспортного средства, который оформляется перевозчиком (владельцем ТС) перед каждым выездом. Он подтверждает законность использования автомобиля для коммерческой перевозки и содержит обязательные отметки медика и механика о допуске водителя к рейсу и технической исправности ТС	Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Счет-фактура	Документ оформляется продавцом в момент отгрузки товара или в течение пяти дней после нее. Он необходим для корректного ведения бухгалтерского учета и расчета НДС, но сам по себе не является первичным учетным документом, поскольку его основная задача — фиксация налога	Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
Универсальный передаточный документ	УПД объединяет функции счета-фактуры и первичного учетного документа (например, товарной накладной). Продавец оформляет его в связке с ТН	Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Большинство перечисленных документов являются «первичкой», так как фиксируют факт хозяйственной жизни (например, расходы на перевозку или передачу товара). В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ и НК РФ документы первичного учета необходимо хранить минимум 5 лет после окончания отчетного года, в котором они были использованы.

Какие ошибки часто возникают при заполнении документов

Небрежность или ошибки в оформлении сопроводительных и учетных документов могут повлечь серьезные последствия: от задержки груза и отказа в приемке до штрафов и непризнания расходов налоговой инспекцией. Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые встречаются при заполнении документов в грузоперевозках

Отсутствие обязательных реквизитов: часто пропускаются данные грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, а также неверно указываются ИНН, юридические адреса или не проставляются подписи и их расшифровки (ФИО, должность)

Неточное описание груза: отсутствие полного или точного наименования, количества, единиц измерения, веса или объема товара; в случае со скоропортящимися продуктами — отсутствие сведений о требуемом температурном режиме в транспортной накладной

Ошибки в датах: особенно критично, когда даты в разных документах, относящихся к одной сделке (например, в накладной и счете-фактуре), не соответствуют друг другу

Несоответствие адресов: по невнимательности может быть указан один и тот же адрес для плательщика и грузополучателя, хотя правильно указывать юридический адрес плательщика и фактический адрес доставки

Проблемы с путевым листом: частые ошибки связаны с неполным или неточным указанием маршрута, что делает невозможным обоснованное списание топлива; также критичным является отсутствие отметки медика о допуске водителя к рейсу и механика о технической исправности ТС

Нарушение правил исправления: в первичных документах недопустимо использовать корректор, делать подчистки или неоговоренные исправления; ошибку необходимо аккуратно зачеркнуть, написать рядом верные данные, поставить надпись «Исправлено», указать дату исправления и заверить подписями всех ответственных лиц

Чем грозит отсутствие документов

Отсутствие полного пакета сопроводительных документов у водителя или их некорректное заполнение влечет за собой административную ответственность. Санкции накладываются в соответствии с КоАП РФ и могут затрагивать всех участников процесса: от водителя до владельца груза

Тип нарушения	Ответственность	Основание
Отсутствие ТН, ТТН, путевого листа	Для водителей — предупреждение или штраф 500 рублей; для должностных лиц — 20 000 рублей; для юрлиц и ИП — 100 000 рублей	Ст. 12.3 КоАП РФ и ст. 12.31.1 КоАП РФ
Отсутствие отметок о техосмотре/медосмотре в путевом листе	Для водителей — штраф 3 000 рублей; для должностных лиц — 5 000 рублей; для организаций — 30 000 рублей	Ст. 12.31.1, 23.3, 23.36 КоАП РФ
Перевозка крупногабаритного/тяжеловесного груза без разрешения (или отклонение от маршрута)	Штраф для владельцев ТС — от 150 000 до 600 000 рублей	Ст. 12.21.1 КоАП РФ
Нарушение правил транспортировки опасных грузов	Для водителей — штраф от 2 000 до 2 500 рублей или лишение прав; для должностных лиц — 15 000 до 20 000 рублей; для юрлиц — от 400 000 до 500 000 рублей	Ст. 12.21.2 КоАП РФ
Предоставление грузоотправителем недостоверных сведений о массе или габаритах груза в документах	Штраф: для должностных лиц — от 25 000 до 30 000 рублей; для юридических лиц/ИП — от 300 000 до 400 000 рублей	Ст. 12.21.1 КоАП РФ

ЭДО для городских перевозок

Современные технологии позволяют участникам рынка грузоперевозок легально оформлять большинство сопроводительных документов в цифровом формате без дублирования данных на бумажных носителях. Юридическая значимость цифровых документов обеспечивается применением квалифицированной электронной подписи. Кроме того, перевозочные документы, оформленные в электронном виде, подлежат обязательной передаче в ГИС ЭПД, что гарантирует их прослеживаемость и надежность для контролирующих органов.

Перечислим, какие документы для перевозок по городу можно оформлять электронно.

Транспортная накладная (Приказ ФНС России от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@). Одно из важнейших преимуществ ЭТрН — возможность моментальной передачи сведений о статусе доставки и, при необходимости, прикрепление дополнительных электронных данных для контроля особых условий перевозки (например, данных с термологгеров).
Универсальный передаточный документ (Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Цифровой УПД эффективно объединяет функции как товарной накладной ТОРГ-12, так и счета-фактуры. Он является ключевым инструментом для оперативного бухгалтерского и налогового учета, подтверждая факт передачи и приема товарно-материальных ценностей.
Электронный путевой лист (Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Главное преимущество ЭПЛ в логистике — это его универсальность для всех видов перевозок и возможность оперативного внесения корректировок в маршрут или задание без необходимости возврата и перепечатки бумажных бланков. Вся обязательная информация, включая отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя и техническом состоянии транспортного средства, фиксируется в электронном виде и заверяется КЭП медика и механика.

ГК «Астрал» предлагает специализированный удобный сервис для работы с электронными перевозочными документами — «1С-ЭПД». Это решение позволяет оформлять, обмениваться и хранить все ЭПД, не покидая привычной рабочей среды 1С. Сервис автоматически обеспечивает обмен данными с ГИС ЭПД, гарантируя полную юридическую значимость ЭДО.

Преимущества ЭДО

Переход на электронный документооборот приносит значительные выгоды всем участникам грузоперевозки, напрямую влияя на эффективность, скорость и безопасность логистических процессов

Надежное хранение и быстрый поиск

Все юридически значимые электронные документы автоматически попадают в цифровой архив. Это гарантирует надежность хранения, полностью исключает риск утери данных и позволяет моментально найти нужный файл

Оптимизация операционных затрат

Использование ЭДО позволяет компаниям значительно сократить расходы, связанные с бумажным документооборотом. Экономия достигается за счет исключения расходов на бумагу, печать, и почтовую рассылку

Прозрачность и контроль в реальном времени

Участники логистической цепи получают мгновенный доступ к актуальной версии документов. Система фиксирует каждый этап движения груза и дает участникам точное понимание его текущего местоположения

Упрощение взаимодействия с госорганами

Благодаря обязательной интеграции данных с ГИС ЭПД, контролирующие органы (например, ФНС) могут напрямую получать доступ к необходимым электронным перевозочным документам. Для компании это существенно упрощает прохождение выездных и камеральных проверок, так как отпадает необходимость в сборе и предоставлении бумажных копий

Быстрое исправление неточностей

При обнаружении ошибок или необходимости внесения изменений в условия перевозки ЭДО позволяет мгновенно скорректировать данные. Исправленная версия документа становится доступна всем сторонам без задержек, что критически важно для предотвращения простоев

Ускорение расчетов и получение оплаты

Цифровой обмен данными существенно сокращает время, необходимое для обработки документов и выставления счетов

Надежное хранение и быстрый поиск

Оптимизация операционных затрат

Прозрачность и контроль в реальном времени

Упрощение взаимодействия с госорганами

Быстрое исправление неточностей

Ускорение расчетов и получение оплаты

Как начать обмен ЭПД

Заключите договор

Заключите договор с оператором ИС ЭПД и подключитесь к электронному документообороту перевозочными документами

Получите подпись

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Подпишите соглашение с контрагентом

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Приобретите необходимое оборудование

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Заключите договор

Получите подпись

Подпишите соглашение с контрагентом

Приобретите необходимое оборудование

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота