Документооборот складского учёта

Name: Документооборот складского учёта
Brand: Астрал

Подключите ЭДО для склада: сократите расходы, работайте без бумаг и ошибок!

Тарифы

Тарифы на ЭДО для склада

Автоматизируйте складской документооборот и сократите расходы

1С-ЭПД 600 документов

3 600 ₽

Стоимость одного документа 6 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 1 000 документов

5 000 ₽

Стоимость одного документа 5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 5 000 документов

22 500 ₽

Стоимость одного документа 4,5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

Что такое документооборот складского учёта

Документооборот складского учёта подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, необходимо фиксировать.

Документооборот на складе предполагает обязательное оформление документов на все ключевые операции, а именно:

поступление и оприходование товара от контрагентов

занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы

отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал

перемещение (между складами или торговыми точками)

инвентаризация

информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен

списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи

корректировка характеристик продукции в учётных карточках

Виды складского учёта

Номенклатурный учёт
Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью, передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза

Сортовой учёт
В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики

Партионный учёт
Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков

Партионно-сортовой учёт
Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам

Для всех видов учёта на складе применяется документооборот, в том числе и электронный

Документы для складского учета

Документооборот на складе фиксирует всё движение товара на складе. На каждом этапе используются свои документы. Рассмотрим в таблице, какие документы для складского документооборота существуют и в каких ситуациях они заполняются

Документ	Характеристика
Документооборот на складе при приёмке товара
Накладная от поставщика	Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.
Приходная накладная	Оформляется на основании накладной от поставщика.
Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т	Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Приходный складской ордер М-4	Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую на склад продукцию.
Акт о приёмке материалов М-7	Нужен для подтверждения, что товар поступил на склад не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.
Акт о приёмке товаров ТОРГ-1	Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность.
Документооборот на складе при хранении товара
Товарный ярлык ТОРГ 11	Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
Карточка учёта М-17	Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов.
Документооборот на складе при перемещении товаров
Требование-накладная М-11	Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне.
Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13	Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.
Документооборот на складе при выбытии товаров
Накладная на отпуск материалов на сторону М-15	Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены.
Товарная накладная ТОРГ-12	Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.
Акт о списании ТОРГ-16	Составляется, если выбытие происходит по причине порчи.

Автоматизация учёта с помощью складского электронного документооборота

В законодательстве нет чётких указаний относительно того, как должен осуществляться документооборот складского учёта. Можно выбрать любой способ: бумажные документы или Excel-таблицы. Либо организовать на складе электронный документооборот.

При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. Когда число операций и товаров увеличивается, возникает потребность в автоматизации, и складской ЭДО является оптимальным решением для этой задачи.

Помимо внедрения ЭДО, важным элементом эффективного складского документооборота является система штрихкодирования. Она упрощает и ускоряет рабочие процессы, что позволяет оперативно отслеживать движение каждой единицы товара.

Выбрать принтер этикеток, а также современные модели 2D-сканеров или терминалов сбора данных рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлено необходимое оборудование и программное обеспечение для организации документооборота на складе.

Преимущества перехода на электронный документооборот на складе

Защита от потерь

Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники

Минимизация ошибок

Электронные документы в системе ЭДО создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок

Ускорение процессов

Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации

Контроль сроков

Система автоматически отслеживает сроки годности товаров

Защита от потерь

Минимизация ошибок

Ускорение процессов

Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации

Контроль сроков

Система автоматически отслеживает сроки годности товаров

Доки — удобный онлайн-сервис для внутреннего и внешнего электронного документооборота. Он подойдёт бизнесу с любым объёмом документов и в любой сфере деятельности, в том числе для работы с маркировкой. Подключите наш сервис, чтобы автоматизировать складской документооборот!

Какие документы можно отправить через ЭДО

ЭПЛ

Работайте прямо из 1С
Работа не только с перевозочными документами
Сохраняйте бизнес-процессы при переходе на ЭПЛ
Оформляйте ЭПЛ без привязки к локации водителя
Выпускайте на рейс нескольких водителей на одном ТС

ЭТРН

Работайте с крупными заказчиками, которые уже переходят на ЭПД
Получайте оплату за перевозку ~ на 20 дней быстрее
Упростите проверки со стороны Госорганов: ФНС может запросить данные по перевозке в ГИС ЭПД
Изменяйте адрес доставки в процессе перевозки

ЭСВ

Автоматическое заполнение, быстрый поиск и редактирование данных
Возможность отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим редакциям
Защита данных с помощью шифрования, электронных подписей и резервного копирования
Возможность работать с ведомостью удалённо с любого устройства

ЭЗН

Система сама формирует документ на основе шаблонов, экономя время на оформление
Отслеживание выполнения работ или услуг на каждом этапе
Синхронизация с CRM и учетными системами
Исключаются ошибки или утеря бумажного документа

ЭДФ

Возможность оперативно вносить правки и утверждать условия сделки без личных встреч
Использование ЭЦП придает документу полную юридическую силу
Интеграция с логистическими системами позволяет отслеживать выполнение условий договора в режиме реального времени
Электронный архив исключает утерю или порчу документа, обеспечивая постоянный доступ к истории сделок

ЭЗЗ

Автоматическая проверка доступности транспорта и быстрое принятие заявки перевозчиком
Все участники процесса (отправитель, перевозчик, получатель) получают оповещения о статусе заявки
Исключение бумажных носителей и ручного ввода данных ускоряет процесс оформления
Возможность быстро формировать отчеты по выполненным перевозкам для оптимизации логистики

С чего начать внедрение электронного документооборота на складе

Проанализировать схему бумажного складского документооборота до внедрения электронного: по каким маршрутам двигается документация, как создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы

Создать проект автоматизации документооборота складского учёта. На этом этапе определяют правила работы с будущей системой ЭДО (СЭД), маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Приобрести ПО. На этом этапе выбирают оператора и систему электронного документооборота для взаимодействия со складом. Заключают договор. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия

Подготовить сотрудников: определить ответственных за складской учёт и прописать для них инструкции в системе электронного документооборота. Также необходимо оформить на них электронные подписи

Внедрить электронный документооборот на складе. На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа.

Провести практическое обучение сотрудников работе с системой электронного документооборота на складе.

Как подключить ЭДО складского учёта

Заключите договор

Заключите договор с оператором ИС ЭПД и подключитесь к электронному документообороту перевозочными документами

Получите подпись

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Подпишите соглашение с контрагентом

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Приобретите необходимое оборудование

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Заключите договор

Получите подпись

Подпишите соглашение с контрагентом

Приобретите необходимое оборудование

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Цифровые решения для перевозочных документов

Как подключить 1С-ЭПД

Роуминг между операторами ЭПД

Обмен ЭПД

Решения для 1С-ЭПД

Варианты подключения сервиса под любые потребности бизнеса

Типовое решение

Для компаний, которые работают в типовых конфигурациях 1С

Узнать подробнее

Проектное решение

Для компаний, которые работают в нетиповых конфигурациях или применяют в своей работе индивидуальные доработки 1С

Узнать подробнее

Клиентский API

Для компаний с программным обеспечением собственной разработки, которые хотят включить работу с ЭПД в свое ПО

Узнать подробнее

Платформенное решение

Для компаний, а также площадок, которые интегрируют работу с ЭПД в свое решение, тем самым закрывая потребности собственных клиентов

Узнать подробнее

FAQ

Обязателен ли ЭДО для складов?

Нет, но он сокращает ошибки и ускоряет процессы.

Нужно ли покупать дополнительное оборудование?

Нет, если ваш офис снабжен компьютерами/планшетами и сканерами штрих-кодов, вы сможете работать с ЭДО.

Можно ли работать с контрагентами, у другой оператор ЭДО?

Да, с сервисом 1С-ЭДО от ГК Астрал вы можете работать с контрагентами без ЭДО благодаря функции роуминга. Она позволяет отправлять документы в электронном виде даже тем партнерам, у которых другие операторы ЭДО. Это удобное решение для плавного перехода на цифровой документооборот без потери взаимодействия с любыми контрагентами.

Какая ЭП нужна для подписания складских документов?

Требуется квалифицированная электронная подпись. Её можно оформить в удостоверяющем центре "Калуга Астрал". Выданная ЭП полностью соответствует требованиям законодательства (63-ФЗ) и подходит для работы во всех основных системах электронного документооборота и учетных программах, включая 1С. Подпись юридически равнозначна собственноручной подписи с печатью и действительна на всей территории РФ.