Электронный документооборот в логистике

Электронный документооборот в логистике — одно из самых значимых для участников перевозки нововведений. Бумажные документы в сложных бизнес-процессах доставки грузов замедляют операционный цикл, отсрочивают выплаты и усложняют реагирование на изменения в логистической цепочке.

Переход на обмен электронными документами, возможность оперативного внесения изменений в документ и отслеживание статусов перевозки в режиме реального времени существенно оптимизируют работу и дают массу преимуществ компаниям, занятым в перевозках.

Обменивайтесь электронными перевозочными документами в сервисах от ГК «Астрал».

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Законодатели уделили большое внимание электронным перевозочным документам в 2022 году. Расскажем, как работает ЭДО в грузоперевозках, почему он удобнее, чем бумажные документы и как на него перейти.

Что изменилось в правилах документооборота в логистике

1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление Правительства от 21 мая 2022 года№ 931.В этом документе закреплены правила обмена электронными перевозочными документами, а так же правила связанные с документооборотом в логистике.

С 1 сентября заработала ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую происходит документооборот. Каждое подписание документа КЭП со стороны участника перевозки фиксируется в системе. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через операторов ЭДО, получивших соответствующее разрешение Министерства транспорта.

Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД:

электронная транспортная накладная,
электронный заказ-наряд,
электронная сопроводительная ведомость.

С 1 марта 2023 года будут действовать формы договора фрахтования, путевого листа, заказа и заявки.

Обмен документами с ГИС ЭПД происходит через операторов ЭДО. При формировании документа ему присваивается уникальный номер — идентификатор. При получении документа оператор ЭДО проверяет его на соответствие установленному формату, на уникальность идентификатора, а также проверяет действительность УКЭП, которой подписан документ. Если документ не проходит проверку, оператор ЭДО сообщает участнику документооборота об ошибке. В этом случае документ нужно сформировать и отправить заново.

Если документ создан без ошибок, оператор ЭДО передаёт его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки документа. Информационная система также проводит проверку документа и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаруживаются расхождения, оператор ЭДО сообщает о них отправителю документа. Он должен отправить исправленный файл не позднее 5 календарных дней со дня получения информации о необходимости внесения исправлений.

Изменения в документ, переданный в ГИС ЭПД, можно вносить и по инициативе участников документооборота, но с некоторыми ограничениями.

Вступление в силу нового НПА не обязывает участников грузоперевозок применять ЭДО в логистике. Они могут по желанию перейти на ЭДО, чтобы избавиться от лишних бумаг.

Как ЭДО организован в транспортной логистике

Для того чтобы обмениваться электронными документами, подключиться к ЭДО должны все участники логистической цепочки. Но они не подключаются к ГИС ЭПД напрямую, а передают документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.

ГИС ЭПД обеспечивает получение, обработку и хранение электронных перевозочных документов. ФНС, ГИБДД и другие контролирующие органы могут обращаться к ГИС ЭПД за данными по условиям перевозки.

Электронные перевозочные документы должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Водитель может подписать документ простой ЭП, неквалифицированной ЭП или Госключом с последующим подтверждением КЭП представителя перевозчика.

Как происходит обмен ЭПД на примере ЭТрН при простом сценарии перевозки

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — один из ключевых документов перевозки, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты.

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП), передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза.

Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью (ПЭП). Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает электронную накладную КЭП.

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.

Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Электронный документооборот в логистике фото №1

Как перейти на электронный документооборот в логистике

Ускорение документооборота в логистике, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости — транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 дней быстрее.

Повышается качество и скорость принятия решений, снижаются затраты на операционную деятельность.

Доступ к накладной — из любой точки мира. Можно узнать, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД. Снижается риск потери документов и ошибок в процессах.

Возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки.

Снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов. Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники.

Хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно хранить бумажные копии.

Упрощение проверок. Предоставлять бумажные копии в налоговую не требуется.

ЭДО позволит автоматизировать дополнительные сервисы для участников перевозки, такие, как доступ к финансированию, страхованию и другим продуктам из различных сфер.

Что нужно для перехода на ЭДО в логистике

Для перехода на элетронный документооборот в логистике необходимо подключиться к ГИС ЭПД через операторов ЭДО.

По новым правилам через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Для обмена с контрагентами договорами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой – необходим сервис ЭДО.

«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы. Наше решение поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов, а также интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами.

Закажите консультацию, и мы расскажем вам, как внедрить транспортный ЭДО в вашей компании, какие выгоды и сложности возможны при подключении к ИС ЭПД.

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учетную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами.

Узнать подробней

Платформа ЭПД
Интеграционное решение встраивается в информационные системы Заказчиков для бесшовной работы с электронными документами.