Электронная подпись главного бухгалтера

Многие компании практикуют систему, когда бухгалтер по доверенности, а то и просто с разрешения начальника, пользуется его ЭЦП. Зачастую лица, совершающие такие операции, не осознают, что действуют вне закона. ЭЦП как способ идентификации эквивалентна собственноручной подписи человека, из чего вытекает, что она не может принадлежать организации — только конкретному физическому лицу. Использование секретного ключа, принадлежащего руководителю, главным бухгалтером расценивается как подделка личной подписи. Любые приказы, дающие зеленый свет таким манипуляциям, не имеют юридической силы, так как противоречат самому понятию электронной подписи.

На главном бухгалтере лежит множество обязательств по подписи электронных документов. Если он подписывает файлы от чужого лица, ответственность за этот акт несет тот, кому принадлежит ЭЦП. Даже в случае недобросовестных действий со стороны сотрудника руководителю придется немало потрудиться, чтобы доказать свою непричастность к конкретным документам. Доверять свою электронную подпись кому бы то ни было запрещено — поступающие так действуют на свой страх и риск. По этой причине главному бухгалтеру необходимо иметь личную, законно оформленную электронную подпись. Это обезопасит компанию от претензий со стороны ФНС и других неприятных инцидентов.

Продукты по направлению:

Какой должна быть электронная подпись главного бухгалтера?

Среди ЭЦП нет иерархии: каждый вид имеет свою сферу полномочий и выполняет определенные задачи. Доказательством этому служит факт, что универсальной ЭП, актуальной во всех случаях и сделках, не существует. Поскольку главбух имеет дело с юридически значимыми документами, для него актуальны лишь виды усиленной ЭП: квалифицированная либо неквалифицированная. Оба типа предоставляют главному бухгалтеру возможность свободно реализовывать свои функции. В числе его полномочий:

представление в государственные органы деклараций, заверенных  электронной подписью главного бухгалтера

подтверждение заказов, сделок, платежей, производимых с участием организации

участие в электронных торгах

ведение внутреннего или внешнего документооборота

По сути, главный бухгалтер, обладающий ЭЦП, получает те же полномочия, что и руководитель, и их подписи равны по силе. Как неквалифицированная, так и квалифицированная ЭП позволяют получить не только данные об отправителе, но и информацию о том, был ли изменен файл после подписания. Поставленная ЭЦП не может быть отменена или переадресована другому автору. С момента подписания документа лицо, поставившее подпись, несет ответственность за содержащиеся в нем сведения.

Как получить электронную подпись?

Усиленная ЭЦП создается при помощи криптографических методов шифрования. При создании документа используется особый алгоритм, который и позволяет гарантировать неизменность файла. Это требует определенных навыков, а также задействование технологического оборудования, на котором будет храниться код. По этой причине самостоятельное изготовление ЭЦП нежелательно, а зачастую и невозможно.

Для того чтобы получить ЭП для главного бухгалтера, сертификат и ключ проверки, требуется обратиться в удостоверяющий центр. При этом для получения неквалифицированной подписи центр не обязательно должен обладать особыми лицензиями. Сертификат проверки выдается сроком на год, в дальнейшем он теряет свою силу, поэтому необходимо вовремя продлить действие во избежание аннуляции.

В нашем удостоверяющем центре вы можете заказать ЭЦП для главного бухгалтера с соблюдением всех законодательных норм и на выгодных условиях. Процедура получения сертификата максимально проста, а ожидание не займет много времени.

Какие документы требуются для получения бухгалтерской ЭЦП?

Схема получения в этом случае не сильно отличается от той, которая используется руководителем фирмы. Единственное отличие — документ, на основании которого устанавливается право пользования ЭП. Если в случае с директором достаточно приказа о назначении, главному бухгалтеру необходимо подтвердить, что у него есть такие полномочия. Если руководством компании было принято решение о необходимости использования бухгалтерией отдельной ЭЦП, это подтверждается соответствующим документом. Его и необходимо представить в удостоверяющий центр.

Соответственно, от главного бухгалтера для подачи заявления потребуются следующие документы:

  • выписка из ЕГРЮЛ, содержащая информацию об организации;
  • гражданский паспорт (копия страниц с фотографией и пропиской);
  • СНИЛС (копия);
  • документ, подписанный руководителем, в котором отображен факт наделения сотрудника полномочиями на использование отдельной ЭП.

Список может несколько отличаться, в зависимости от конкретного удостоверяющего центра. В частности, могут потребоваться дополнительные сведения об организации.

Алгоритм получения ЭЦП главного бухгалтера

Сам порядок действий также аналогичен тому, которым пользуется директор компании, — с оговоркой, что многие вопросы прояснены заранее. Решение о том, какая подпись требуется организации, принимается директором, соответственно, этап подготовки значительно сокращается.

В дальнейшем алгоритм получения таков:

выбор надежного удостоверяющего центра, где будет заказана подпись

оформление заявления на получение. Большинство современных центров позволяют заполнить заявку в электронном формате, что значительно упрощает процедуру;

оплата услуги в соответствии с тарифами центра

подача перечисленных выше документов в удостоверяющий центр. Она должна непременно производиться тем лицом, на которое оформляется электронная подпись, в противном случае это возможно лишь при наличии нотариальной доверенности и личных документов представителя

подача перечисленных выше документов в удостоверяющий центр. Она должна непременно производиться тем лицом, на которое оформляется электронная подпись, в противном случае это возможно лишь при наличии нотариальной доверенности и личных документов представителя

К выбору удостоверяющего центра стоит подходить с особым вниманием. Организации, требующие минимум документов или устанавливающие слишком низкую цену, вероятно, являются неблагонадежными. Лучшее решение — выбрать зарекомендовавшую себя организацию с солидным опытом работы в данной сфере. Обратившись в наш удостоверяющий центр «Калуга Астрал», вы можете быть уверены в качестве услуги. Мы сотрудничали с сотнями предпринимателей и гарантируем надежный и быстрый результат.

Звоните нам прямо сейчас!

Продукты по направлению:

Тарифы и стоимость сертификатов

Базис ФЛ

Цена: 450 руб.

Подпись для физических лиц

Базис

Цена: 1 500 руб.

Подпись для ИП и ЮЛ

Оставить заявку