С 1 сентября 2026 года в России становится обязательным использование некоторых видов ЭПД, а именно: электронной транспортной накладной, экспедиторских документов, а также накладных, оформляемых при железнодорожных и воздушных грузоперевозках (Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ). Но помимо обязательных форм, компании могут использовать электронные версии для множества других перевозочных документов.
В статье расскажем, какие форматы ЭПД доступны для использования в 2026 году.
Электронный договор фрахтования
По договору фрахтования одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа.
Форма и XML-формат электронного договора фрахтования утверждены Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@. Электронный договор фрахтования включает в себя два файла обмена: с информацией фрахтователя и с информацией фрахтовщика.
| Файл обмена | Состав файла |
|---|---|
| Файл обмена информации фрахтователя |
Содержит сведения:
|
| Файл обмена информации фрахтовщика |
Содержит сведения:
|
Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Электронный заказ (заявка)
Электронный заказ или заявка используется для фиксации договоренностей между грузоотправителем и перевозчиком. Он определяет параметры доставки груза и обеспечивает юридическую значимость сделки в рамках ЭДО.
Формат электронного заказа или заявки утвержден Приказом ФНС РФ от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@. Он состоит из двух файлов обмена, которые подписываются КЭП или НЭП должностного лица.
| Файл обмена | Состав файла |
|---|---|
| Файл обмена информации грузоотправителя |
Содержит сведения:
|
| Файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке |
Содержит сведения:
|
Путевой лист
Электронный путевой лист (ЭПЛ) является полноценной заменой бумажной версии и содержит сведения о транспортном средстве, водителе и маршруте. Использование ЭПЛ позволяет вести контроль передвижения, фиксировать техническое состояние транспорта и состояние водителя, включая предрейсовые и послерейсовые медосмотры.
Актуальный формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. Он состоит из шести титулов, которые заполняются разными ответственными лицами.
| Файл обмена | Какие данные включает | Кто заполняет |
|---|---|---|
| Титул 1 | Информация об обстоятельствах и особенностях рейса | Владелец транспортного средства (перевозчик или диспетчер) |
| Титул 2 | Информация о результатах предрейсового или предсменного медосмотра | Медработник, который проводит осмотр |
| Титул 3 | Информация о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства | Механик или контроллер |
| Титул 4 | Информация о показаниях одометра при выезде ТС на линию или при приеме ТС от другого водителя | |
| Титул 5 | Информация о показаниях одометра при заезде ТС на парковочное место или при передаче ТС другому водителю | |
| Титул 6 | Информация о результатах послерейсового или послесменного медосмотра | Медработник, который проводит осмотр |
Электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная — это документ, используемый для оформления и подтверждения факта грузоперевозки. ЭТрН заменяет традиционную бумажную транспортную накладную и содержит информацию об участниках документооборота, транспортном средстве, грузе, условиях перевозки и факте передачи груза.
Форма ЭТрН утверждена Приказом ФНС от 9 декабря 2021 года № ЕД-7-26/1065@, который устанавливает обязательные реквизиты и структуру:
-
Титул 1 — информация о сторонах договора перевозки, транспортном средстве, грузе и водителе (заполняется грузоотправителем);
-
Титул 2 — сведения о приемке груза перевозчиком или водителем;
-
Титул 3 — данные о приемке и состоянии груза у получателя;
-
Титул 4 — подтверждение факта передачи груза перевозчиком.
Электронный коносамент
Электронный коносамент — это цифровая версия традиционного бумажного коносамента, который оформляется при грузоперевозках водным транспортом. Документ выполняет три основные функции: является доказательством заключения договора перевозки, распиской о принятии груза и средством передачи права собственности на груз.
Форма электронного коносамента утверждена Приказом ФНС от 13 мая 2024 года № ЕД-7-26/382@. НПА устанавливает требования к структуре и формату цифрового коносамента, описывает обязательные реквизиты и формат документооборота между участниками перевозки.
Электронный акт приема-передачи
Электронный акт приема-передачи подтверждает факт передачи товара, имущества или других материальных ценностей от одной стороны другой. Он фиксирует условия передачи, перечень и состояние передаваемых объектов, а также удостоверяет факт выполнения обязательств по договору между участниками сделки.
Акт применяется в различных ситуациях, например:
-
при продаже и покупке товаров;
-
передаче оборудования;
-
при внутреннем перемещении имущества внутри организации;
-
при передаче товаров на ответственное хранение.
Его основное назначение — минимизировать риски и споры, связанные с качеством и количеством переданного имущества, а также ускорить и упростить документооборот и учет операций.
Санитарные/ветеринарные сертификаты
Санитарные и ветеринарные сертификаты необходимы, чтобы подтвердить соответствие груза установленным санитарным, фитосанитарным и ветеринарным требованиям. Они применяются при движении и перевозке продуктов животного и растительного происхождения, подконтрольных товаров, а также при экспорте и импорте с целью предотвращения распространения заболеваний и соблюдения безопасности на всех этапах товарооборота.
В России оформление ветеринарных сертификатов в электронной форме осуществляется через ФГИС ВетИС — это информационная система, обеспечивающая подачу заявок, оформление и выдачу электронных сертификатов и сопровождение соответствующего документооборота. Кроме того, для обеспечения контроля и прослеживаемости товаров животного происхождения применяется ФГИС «Меркурий». Эта система позволяет госорганам, производителям и продавцам отслеживать движение продукции (мясо, молоко, яйца, рыба и др.) от производителя до конечного потребителя.
Единый транспортный документ
Единый транспортный документ (ЕТД) применяется в мультимодальных перевозках. Он сочетает в себе функции основных видов ЭПД: накладных, путевых листов, договоров и актов.
ЕТД введен Федеральным законом № 288-ФЗ и применяется с 1 сентября 2025 года. Его основная цель — упорядочить договорные отношения между всеми участниками перевозочного процесса, повысить прозрачность и упростить документооборот при мультимодальных перевозках.
Как организован документооборот с ЭПД в 2026 году
Документооборот между всеми участниками грузоперевозок и государственными органами осуществляется в рамках централизованной системы ГИС ЭПД. Документы загружаются и проверяются системой, получают уникальные идентификаторы, что позволяет легко отслеживать движения грузов и контролировать соблюдение законодательства.
Для документооборота с ГИС ЭПД необходим посредник — аккредитованный оператор ИС ЭПД. Участник документооборота вносит данные в свой файл обмена (титул), подписывает его и направляет оператору, который, в свою очередь, проверяет:
-
соответствие установленному XML-формату;
-
уникальность идентификатора;
-
действительность КЭП, которой подписан титул.
При наличии ошибок оператор сообщает о них отправителю, чтобы тот оформил и отправил новый файл обмена. Если ошибок нет, оператор ИС ЭПД передает его в ГИС ЭПД и отслеживает статус обработки.
ГИС ЭПД также проверяет каждый титул и сверяет данные с информацией, полученной от других участников этого документооборота. Если обнаружены расхождения, оператор ИС ЭПД сообщает о них отправителю.
Изменения в ЭПД в 2025-2026 годах
С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное оформление ряда перевозочных документов в электронном виде. Это связано с переходом на электронный документооборот в транспортной отрасли, регламентированный Федеральным законом № 140-ФЗ.
Обязательный электронный формат вводится для следующих перевозочных документов:
-
электронная транспортная накладная (ЭТрН) — для всех участников автомобильных перевозок (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, экспедиторы);
-
путевой лист — для компаний, участвующих в обороте алкогольной продукции;
-
грузовая накладная — в авиационных перевозках;
-
железнодорожная транспортная накладная;
-
экспедиторские документы (договоры, поручения, расписки).
Александра Кадынцева
Дарья Алексеева
Виталий Михейкин
Виталий Михейкин
Виталий Михейкин
Дарья Алексеева
Дарья Алексеева
Феоктистова Екатерина
Анна Лесина
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC