Особенности организации удаленного бизнеса
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
26 апреля 2024
358
0
Организация удалённой работы бизнеса
Бизнес

Организация удалённой работы бизнеса

В современном мире организация удалённой работы (УР) бизнеса становится всё более популярной и востребованной среди предпринимателей и больших компаний. С развитием технологий и доступом к интернету такой формат взаимодействия предоставляет уникальные возможности для предприятия без привязки к офису.

При этом важно понимать: чтобы работа целой компании не давала сбои, нужно подключить и наладить «удалёнку» между руководителями, бухгалтерией, юридическим отделом и остальными отделами. В данном тексте мы рассмотрим ключевые аспекты и преимущества организации УР бизнеса. А также поделимся советами по эффективной организации работы на расстоянии.

Удалённое заключение сделок

Очень часто может возникнуть ситуация, когда нужно подписать документ (и как можно быстрее). Что в таких случаях делать сотрудникам, если все работают на расстоянии? Единственный способ — подписать документ удалённо.

Можно выделить четыре способа, как это сделать – используя оригиналы, сканы, документы в формате PDF или электронно с помощью сервисов ЭДО. О каждом поговорим поподробнее.

Формат передачи документов Преимущества Недостатки
Оригинальные документы
  • Более привычный вариант для любого сотрудника – взять в руки, подписать и отдать обратно (как делали все раньше).
  • Лёгкость решения задачи – не нужно иметь дополнительное оборудование или ПО на компьютере.
  • Минимальная вероятность подписи поддельных документов.
  • Дополнительные временные затраты (заказ курьера, принятие документов, подпись и отправка обратно занимает намного больше ресурсов).
  • Риск испортить или потерять оригиналы во время транспортировки.
  • Сложность исправить ошибки (если они есть).
Сканы
  • Быстрота (любому достаточно лишь распечатать и поставить подпись).
  • Простота взаимодействия между отделами (подписанный скан проще отправить по электронной почте, нежели передавать оригинал).
  • Меньшая юридическая сила (иногда для подписи бухгалтерия требует только оригинальные документы).
  • Низкий уровень конфиденциальности (сканы могут быть украдены).
Документы в формате PDF
  • Универсальность (формат PDF является одним из самых распространённых при работе на ПК и для него не нужна установка дополнительных программ).
  • Простота использования (позволяет сохранить визуальное оформление документа в неизменном виде).
  • Обязанность иметь электронную подпись.
  • Ограниченные права доступа (некоторые программы для работы с PDF могут не позволять редактировать или дополнять документ).
  • Возможность попадания отправленного документа в спам (что увеличит время удалённого заключения сделок).
Электронный документооборот
  • Самый быстрый вариант подписания документов (может потребоваться несколько минут).
  • Простота предоставления отчётности в ФНС, Росстат и т.д.
  • Минимизация расходов (не нужно тратить деньги на бумагу, принтер и т.д.).
  • Переход с бумажного способа на электронный может вначале усложнить взаимодействие между сотрудниками (необходимо дополнительное обучение).
  • Необходимость выделить средства на подключение к оператору ЭДО.

Получение квалифицированной электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись – это цифровой вид подписи, который подтверждает личность автора и гарантирует неизменность информации после подписания. Равнозначна рукописной подписи и придаёт документам юридическую силу. КЭП является надёжным средством идентификации пользователя, так как формируется на основе криптографических преобразований.

Приобрести сертификат КЭП можно двумя способами:

  • в аккредитованном удостоверяющем центре — сотрудники компаний получают сертификат КЭП физического лица;
  • в ФНС или у доверенного лица УЦ Федеральной налоговой службы — сертификаты ЭЦП для ИП и руководителей организаций.
Доверенное лицо УЦ ФНС – это организация, которая имеет право выдавать сертификаты электронных подписей от лица удостоверяющего центра налоговой. С полным списком таких компаний вы можете ознакомиться здесь.

КЭП на сотрудника компании

Как мы уже говорили выше, сотрудник может получить сертификат квалифицированной электронной подписи физлица в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Чтобы подписывать юридически значимые документы своей КЭП от имени компании, уполномоченному сотруднику организации (например, бухгалтеру) нужно использовать машиночитаемую доверенность.

Создавать МЧД удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Решение позволяет оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип МЧД, заполнить данные и подписать документ своей КЭП.

КЭП для ИП и руководителя ЮЛ

При регистрации бизнеса возникает вопрос: «Как ИП и руководителю компании получить электронную подпись?». Для оформления сертификата КЭП, нужно обратиться в Федеральную налоговую службу. Перед этим необходимо сформировать заявление. Сделать такой документ можно лично в ФНС или удалённо через личный кабинет налоговой.

Давайте рассмотрим четыре основных шага формирования цифрового заявления в личном кабинете ФНС:

  1. Зарегистрируйтесь в ФНС на официальном сайте.
  2. Зайдите в личный кабинет и нажмите кнопку «Заявление на получение КЭП».
  3. Пройдите проверку данных для выпускаемого сертификата. Затем нажмите «Далее».
  4. После того как проверка будет осуществлена, вам придёт уведомление в Личный кабинет.

Готово! Ваше заявление сформировано.

УЦ «Калуга Астрал» поможет с ускоренным выпуском сертификатов УКЭП юрлица и ИП. Для получения рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Наши специалисты помогут сэкономить время на идентификацию, регистрацию в налоговой и настройку рабочего места.

Какие документы нужны для получения КЭП в ФНС

Помимо заявления на выдачу сертификата КЭП, руководителю компании и ИП нужно подготовить пакет документов:

  • Личные документы: паспорт, номер ИНН и СНИЛС.
  • Документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени юридического лица без доверенности. Это может быть протокол общего собрания об избрании определённого человека или приказ о его назначении.

Также потребуется носитель ключевой информации — токен. Устройство должно быть формата USB Тип-A и иметь сертификацию ФСБ или ФСТЭК России. Данное условие закреплено на законодательном уровне, в противном случае налоговая вам не выдаст сертификат КЭП.

Выбрать подходящий токен рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели ключевых носителей.

Что нужно дополнительно для использования КЭП

Перед тем как работать с КЭП, необходимо подготовить технику, на которой он будет использоваться. Для этого нужно установить:

  • Криптопровайдер — это программа, которая участвует в создании электронной подписи, а также шифрует передаваемые данные. Например, КриптоПро CSP.
  • Плагин для браузера — обеспечивает функциональность КЭП на веб-страницах.
  • Расширение установленного плагина для используемого браузера.
  • Драйвер для конкретного токена — его можно загрузить на веб-сайте производителя устройств.
  • Корневые и промежуточные сертификаты Федеральной налоговой службы — найти их можно на официальном сайте ФНС.
Выбрать подходящую лицензию КриптоПро CSP для электронной подписи рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

Организация ЭДО

Электронный документооборот – это система обмена документами в цифровом виде. В отличие от традиционного бумажного формата передачи данных ЭДО основан на обмене электронными версиями заполненных бланков. Они, в свою очередь, подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) для обеспечения безопасности и подлинности.

Как подключить ЭДО в организации

  1. Получить сертификат КЭП.
  2. Выбрать оператора электронного документооборота – юридическое лицо, которое осуществляет организацию и обеспечение функционирования ЭДО между различными участниками. С полным списком всех таких компаний вы можете здесь.
  3. Заключить с ним договор.
  4. Проверить состояние корпоративной техники и установить недостающие элементы. Например, приобрести новый ПК.
  5. Зарегистрироваться в едином Личном кабинете оператора электронного документооборота. Например, можно зарегистрироваться в нашей системе Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.
Важно не забыть оповестить контрагентов, что вы используете электронный документооборот. Чтобы ваши компании могли с лёгкостью обмениваться всеми документами, они также должны подключить ЭДО.

Как быть с бухгалтерией при организации удалённого бизнеса

Если ваш формат работы организации подразумевает удалённое взаимодействие, ведение бухгалтерии можно организовать четырьмя способами.

Способ взаимодействия руководства с бухгалтерией Преимущества Недостатки
Перевод штатных сотрудников на удалённый формат
  • Сохранение постоянного состава работников (это позволяет вдолгую взаимодействовать с проверенными сотрудниками).
  • Возможность полного контроля со стороны руководителя.
  • Затраты на приобретение и установку дополнительных ПК И ПО для ЭДО домой.
  • Аренда дополнительного помещения (если бухгалтерия не может работать из дома).
Руководитель сам занимается бухгалтерией
  • Полный контроль за всей отчётностью.
  • Сокращение затрат на дополнительных сотрудников.
  • Недостаток времени (придётся выделять часы на работу с отчётами).
  • Возможность допустить ошибку (если руководитель не является профессиональным бухгалтером, в документах могут появиться недочёты).
Найм бухгалтера извне (например, фрилансера на ГПХ)
  • Ненадобность оборудования отдельного рабочего места.
  • Оперативность решения всех вопросов (так как обычно один бухгалтер и с ним проще вести работу).
  • Полная ответственность фрилансера перед руководителем.
  • Сложность полного контроля работы сотрудника.
  • Высокий уровень загруженности в отчётный период (одному бухгалтеру намного сложнее справиться, нежели в компании будет выделен целый отдел для этого).
Бухгалтерский аутсорсинг
  • Экономия на обслуживании ПК и ПО для ЭДО.
  • Получение высококвалифицированных проверенных услуг.
  • Разделение ответственности с компанией-аутсорсером (за свои ошибки она отвечает сам).
  • Небыстрая оперативность решения рабочих вопросов (в сравнении с работой в офисе).
  • Оплата за дополнительные услуги (например, если возникает нештатная ситуация).
  • Зависимость от организации, которая занимается аутсорсингом.

Приём и перевод сотрудников на удалённый режим работы

Для успешного приёма и перевода сотрудников на УР необходимо разработать чёткие правила и процедуры, обеспечить сотрудников необходимым оборудованием и ПО и провести обучение. О том, как принять новых работников или перевести уже имеющихся на удалёнку, поговорим ниже.

Приём новых сотрудников на удалёнку

Если вы собираетесь нанять работника, который проживает в России, необходимо сделать ровно те же шаги, что вы делаете при приёме сотрудника в офис. Для этого нужно:

  1. Получить от человека личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом об образовании и т.д.).
  2. Предоставить будущему сотруднику акты компании (Правила трудового распорядка, Положение о премировании и т.д.).
  3. Сформировать трудовой договор.
  4. Подписать два экземпляра (один остаётся в бухгалтерии, второй – отдаётся).
  5. Сформировать Приказ о приёме на работу и Положение о дистанционной работе.
  6. Создать личную карточку сотрудника (бухгалтерии).
  7. Выпустить работнику электронную подпись.

Если вы хотите сотрудничать с людьми, проживающими за границей, Минтруд рекомендует заключать с ними гражданско-правовые договоры (письмо Минтруда России от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245). Также можно отметить, что представители Роструда в ответах на портале Онлайнинспекция.рф отмечают – ТК РФ не предусматривает возможности заключения трудового договора об удалёнке с иностранным гражданином, проживающим и осуществляющим свою деятельность за пределами территории Российской Федерации (Вопрос № 185509 от 22.08.2023).

Скачать образец трудового договора

Скачать образец Положения о дистанционной работе

Перевод действующих сотрудников

Чтобы оформить уже работающих сотрудников, необходимо сформировать два документа – дополнительное соглашение (ДС) к трудовому договору и Приказ о переводе. В каждом ДС должна указываться следующая информация – характер труда (на дистанции), причина и срок перевода работника на удалёнку, рабочие часы и правила распорядка трудового дня, способ взаимодействия между сотрудниками (например, ЭДО).

Скачать образец Дополнительного соглашения к трудовому договору

Скачать образец Приказа о переводе сотрудника на удалённый формат работы

Дистанционная сдача отчётности в ФНС и фонды

После получения электронной подписи вы можете отправлять отчёты в разные ведомства – ФНС, Росстат, СФР и т.д., – несколькими способами:

  • Через официальные сайты ведомств (Федеральной налоговой службы или Росстата).
  • С помощью ЭДО.
  • Воспользоваться аутсорсинговыми услугами (такие организации берут ответственность за сдачу отчётов и отправляют всё сами).

Согласно статье 31 НК РФ, иногда нужно присутствие руководителя компании или индивидуального предпринимателя. Например, во время налоговой проверки ФНС имеет право по письменному уведомлению вызвать учредителя или ИП для дачи некоторых пояснений.

1С-Отчетность — сервис передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». Отправляйте электронные документы во все необходимые контролирующие органы: ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР и т.д.

Подведём итог

Всё больше компаний в наше время сталкиваются с необходимостью открыть бизнес удалённо. Это требует внимательного подхода и хорошо продуманных шагов. Успешный переход на удалённый формат может принести компании множество преимуществ:

  • Повышение гибкости в работе (сотрудники с лёгкостью могут работать из дома без потери эффективности).
  • Снижение затрат на внутренние и внешние потребности (не нужно тратить деньги на аренду помещения, покупку бумаги, ПК и специального оборудования).
  • Доступ к более широкому кадровому резерву.

Однако необходимо помнить о вызовах, которые могут начаться. Это может быть снижение коммуникации, меньший уровень контроля над рабочим процессом, необходимость установить каждому сотруднику ПО для работы (например, подключить ЭДО) и т.д.

Для успешной организации УР важно учитывать потребности и особенности каждой компании, обеспечивать сотрудников необходимыми ресурсами и поддержкой, стимулировать коммуникацию и сотрудничество, а также строить прозрачные системы оценки результативности.

Правильная организация удалённой работы может стать ключом к повышению эффективности бизнеса, улучшению условий труда для сотрудников и привлечению талантливых специалистов. Важно не только адаптироваться к новым реалиям, но и создавать комфортные условия для продуктивной работы в любой среде.

Используйте электронный сервис «Регистрация бизнеса» для открытия своего дела. С помощью нашего решения вы сможете быстро зарегистрировать ООО, не устанавливая дополнительные программы для заполнения документов.
358
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению

Астрал Подпись

Электронная подпись для ФЛ, работы на госпорталах, участия в торгах и ЭДО

Астрал Доверенность

Создай машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты бесплатно!

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
autohello-finger