Техподдержка:
Отдел продаж:
E-mail:
Отдел продаж:

Электронный документооборот и его виды

Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом.

ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.

ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными электронными документами, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками электронного документооборота. Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.

Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.

ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Сервисы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.

ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде.

Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

  • по сфере правовых отношений между участниками;
  • по характеру передаваемых документов.
  • По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

  • внутренний ЭДО;
  • внешний ЭДО;
  • ЭДО с государственными органами.

Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.

Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Внешний ЭДО, или межкорпоративный — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной схеме. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.

ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные сервисы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По назначению электронных документов выделяются следующие виды ЭДО:

  • бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
  • управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
  • кадровый— личные дела работников, приказы об отпусках;
  • складской — накладные, акты;
  • производственный — наряды, отчёты, инструкции;
  • архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Особенности электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

  • простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
  • неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
  • квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к СЭД, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle