Виды электронного документооборота

Содержание статьи

1. Какие существуют виды электронного документооборота (ЭДО)
2. Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации
3. Специфика электронного документооборота

Сегодня электронный документооборот стал неотъемлемой частью во многих сферах, поэтому играет очень важную роль. Он обеспечивает эффективное и безопасное взаимодействие между компаниями, сокращает временные затраты и повышает оперативность бизнес-процессов.

Обмен электронными документами можно разделить на несколько видов электронного документооборота в зависимости от направления взаимодействия и типа документов, участвующих в ЭДО.

В данной статье мы рассмотрим основные виды электронного документооборота и расскажем об их влиянии на особенности делопроизводства.

Какие существуют виды электронного документооборота (ЭДО)

Вид электронного документооборота определяется по:

• сфере правовых отношений между участниками;
• виду и типу электронных документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды электронного документооборота:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Так, делопроизводство любой компании можно разделить на два вида: внутренний и внешний электронный документооборот.

1. Внутренний ЭДО

Этот вид электронного документооборота также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего электронного документооборота можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.
Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

2. Внешний ЭДО

Вид, который также называется межкорпоративным. Это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной системе. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

3. Юридически значимый документооборот

Этот вид документооборота обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия. ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, СФР, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные системы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По типу электронных документов выделяются следующие условные виды ЭДО:

• бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
• управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
• кадровый — личные дела работников, приказы об отпусках;
• складской — накладные, акты;
• производственный — наряды, отчёты, инструкции;
• архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации

Различные виды электронного документооборота оказывают влияние на особенности делопроизводства в компании следующим образом:

Внутренний ЭДО:

• Обмен информацией между сотрудниками становится более оперативным, поскольку процессы передачи документов осуществляются в электронном виде.
• Документы могут быть автоматически маршрутизированы к нужным сотрудникам или отделам, что способствует более точному и своевременному выполнению задач.
• Возможность контроля и оценки эффективности работы сотрудников благодаря различным статусам документов и отслеживанию времени, затраченного на их обработку.

Внешний ЭДО:

• Обмен электронными документами с контрагентами упрощает процессы взаимодействия и коммуникации с внешними организациями.
• Стандартизированные документы и процедуры облегчают обработку документов и снижают вероятность ошибок при их передаче и интерпретации.
• Возможность автоматического распределения документов среди сотрудников или отделов, что способствует более эффективной обработке и своевременному реагированию на запросы контрагентов.

ЭДО с государственными органами:

• Соблюдение требований и протоколов, установленных государственными органами, обеспечивает правовую значимость документов и сокращает риски возникновения проблем при взаимодействии с государственными структурами.
• Электронные документы, обмениваемые с государственными органами, могут быть интегрированы с государственными информационными системами, что позволяет автоматизировать процессы взаимодействия и повышает точность и своевременность предоставления необходимой информации.

Каждый вид электронного документооборота вносит свои особенности в делопроизводство компании, оптимизируя процессы обмена документами, повышая продуктивность и обеспечивая соблюдение требований законодательства. Внедрение соответствующего вида ЭДО позволяет организации достичь большей оперативности, контроля и автоматизации в деловых процессах.

Специфика электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

• оператор ЭДО;
• электронная подпись;
• система ЭДО.

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота (СЭД) служит для автоматизации работы с разными типами документов и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к системе, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько систем для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог