Виды электронного документооборота (ЭДО) и типы документов
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Виды электронного документооборота

Обмен электронными документами с контрагентами, среди сотрудников или отделов, с государственными органами


Стоимость подключения

Цены на электронный документооборот

Содержание статьи

  1. Какие существуют виды электронного документооборота (ЭДО)
  2. Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации
  3. Специфика электронного документооборота

Сегодня электронный документооборот стал неотъемлемой частью во многих сферах, поэтому играет очень важную роль. Он обеспечивает эффективное и безопасное взаимодействие между компаниями, сокращает временные затраты и повышает оперативность бизнес-процессов.

Обмен электронными документами можно разделить на несколько видов электронного документооборота в зависимости от направления взаимодействия и типа документов, участвующих в ЭДО.

В данной статье мы рассмотрим основные виды электронного документооборота и расскажем об их влиянии на особенности делопроизводства.

Какие существуют виды электронного документооборота (ЭДО)

Вид электронного документооборота определяется по:

  • сфере правовых отношений между участниками;
  • виду и типу электронных документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды электронного документооборота:

  • внутренний ЭДО;
  • внешний ЭДО;
  • ЭДО с государственными органами.

Так, делопроизводство любой компании можно разделить на два вида: внутренний и внешний электронный документооборот.

  1. Внутренний ЭДО
  2. Этот вид электронного документооборота также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

    С помощью внутреннего электронного документооборота можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.
    Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

  3. Внешний ЭДО
  4. Вид, который также называется межкорпоративным. Это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной системе. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

  5. Юридически значимый документооборот
  6. Этот вид документооборота обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия. ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, СФР, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные системы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По типу электронных документов выделяются следующие условные виды ЭДО:

  • бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
  • управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
  • кадровый — личные дела работников, приказы об отпусках;
  • складской — накладные, акты;
  • производственный — наряды, отчёты, инструкции;
  • архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Как виды электронного документооборота определяют особенности делопроизводства в организации

Различные виды электронного документооборота оказывают влияние на особенности делопроизводства в компании следующим образом:

Внутренний ЭДО:

  • Обмен информацией между сотрудниками становится более оперативным, поскольку процессы передачи документов осуществляются в электронном виде.
  • Документы могут быть автоматически маршрутизированы к нужным сотрудникам или отделам, что способствует более точному и своевременному выполнению задач.
  • Возможность контроля и оценки эффективности работы сотрудников благодаря различным статусам документов и отслеживанию времени, затраченного на их обработку.

Внешний ЭДО:

  • Обмен электронными документами с контрагентами упрощает процессы взаимодействия и коммуникации с внешними организациями.
  • Стандартизированные документы и процедуры облегчают обработку документов и снижают вероятность ошибок при их передаче и интерпретации.
  • Возможность автоматического распределения документов среди сотрудников или отделов, что способствует более эффективной обработке и своевременному реагированию на запросы контрагентов.

ЭДО с государственными органами:

  • Соблюдение требований и протоколов, установленных государственными органами, обеспечивает правовую значимость документов и сокращает риски возникновения проблем при взаимодействии с государственными структурами.
  • Электронные документы, обмениваемые с государственными органами, могут быть интегрированы с государственными информационными системами, что позволяет автоматизировать процессы взаимодействия и повышает точность и своевременность предоставления необходимой информации.

Каждый вид электронного документооборота вносит свои особенности в делопроизводство компании, оптимизируя процессы обмена документами, повышая продуктивность и обеспечивая соблюдение требований законодательства. Внедрение соответствующего вида ЭДО позволяет организации достичь большей оперативности, контроля и автоматизации в деловых процессах.

Специфика электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

  • простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
  • неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
  • квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота (СЭД) служит для автоматизации работы с разными типами документов и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к системе, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

Система Доки предоставляет полный набор функций, позволяющий упростить и ускорить делопроизводство в вашей компании. Мы создали интуитивно понятный и удобный интерфейс, чтобы вам было комфортно работать с электронной документацией и эффективно взаимодействовать с контрагентами и государственными органами.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько систем для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

/upload/iblock/016/cjcy59wsrusto7ahnqgaqixrr3guwm9w/illyustratsiya.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK2 data-uname="54" data-color-brand="white" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
{{FORM-FEEDBACK1 data-uname="54" data-color-brand="aspidblue" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
autohello-finger