Виды электронного документооборота (ЭДО)
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:

Электронный документооборот и его виды

Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде.

Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО. Такое управление производят в специальной системе.

Функции ЭДО

Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом. С его помощью управление компанией становится проще.

ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО, сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.

ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными типами электронных документов, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками делопроизводства. Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.

Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.

ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Системы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.

ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.

Классификация электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде. Какие бывают ЭДО, зависит от того, кто участвует в обмене документами.

Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

  • по сфере правовых отношений между участниками;
  • по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие типы ЭДО:

  • внутренний ЭДО;
  • внешний ЭДО;
  • ЭДО с государственными органами.

Делопроизводство любой компании можно разделить на 2 типа: внутренний и внешний электронный документооборот. Каждый из этих типов лучше рассмотреть по отдельности.

Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным типом. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.

Благодаря различным статусам документа, руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Внешний ЭДО, или межкорпоративный тип — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной системе. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.

ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные системы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По назначению электронных документов выделяются следующие типы ЭДО:

  • бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
  • управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
  • кадровый — личные дела работников, приказы об отпусках;
  • складской — накладные, акты;
  • производственный — наряды, отчёты, инструкции;
  • архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Особенности электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких типов:

  • простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
  • неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
  • квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с разными типами документов и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к системе, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько систем для цифровизации документооборота. , и наш специалист свяжется с вами.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger