Уважаемые клиенты! Если у вас есть вопросы по перевыпуску ЭП, нажмите сюда
Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru
ЭДО с контрагентами
Документооборот

ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) между контрагентами — наиболее быстрый и надёжный способ обмениваться документами. Многим организациям знакома практика обмена документами по электронной почте, но далеко не все перешли на электронный документооборот с контрагентами полностью. Рассказываем, какие варианты электронного взаимодействия с контрагентами существуют сейчас, почему переход на электронный документооборот очень важен и как подключиться к ЭДО для обмена документами с контрагентами.

Способы электронного взаимодействия с контрагентами

Помимо обмена бумажными документами, существует возможность документооборота в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи (ТКС). Есть два способа организовать электронный документооборот с контрагентами: прямой обмен и через оператора ЭДО.

При непосредственном взаимодействии контрагенты используют для обмена документами электронную почту или иной вариант канала связи. Компании самостоятельно договариваются между собой о прямом обмене документами и заключают дополнительное соглашение. В нём отдельным пунктом прописывается обеспечение технической возможности безопасного обмена документами.

Основной недостаток такого варианта — невозможность обмена некоторыми документами. Например, для передачи счетов-фактур законодательством предусмотрены строгие требования. Такие документы должны передаваться только в электронном виде через операторов ЭДО.

В связи с этим документооборот через оператора ЭДО открывает более широкий спектр возможностей. Для организации ЭДО компании заключают договор с оператором и подключаются к его системе электронного документооборота. Поскольку за документооборот полностью отвечает оператор, это сильно упрощает взаимодействие между контрагентами, а также обеспечивает возможность юридически значимого ЭДО.

Систему электронного документооборота можно также использовать для взаимодействия с госорганами. При этом порядок организации ЭДО с конкретным ведомством может отличаться, поэтому этот вопрос необходимо уточнять. Например, для взаимодействия с ПФР необходимо направить письменное заявление о подключении к ЭДО и заключить специальное соглашение.

При выборе оператора ЭДО следует учитывать количество ваших контрагентов, подключённых к конкретному оператору. Кроме того, необходимо убедиться, что выбранный оператор поддерживает роуминг с большинством других операторов. Поддержка роуминга потребуется в тех случаях, когда возникнет необходимость в электронном документообороте с контрагентом, подключённым к другому оператору.


схема

Почему нужен переход на ЭДО

Факт того, что ЭДО в ближайшем будущем полностью заменит собой бумажный документооборот, сомнений не вызывает. На это есть ряд вполне закономерных причин.

Работа с электронными документами имеет немало плюсов, среди которых:

  • значительное сокращение времени, необходимого для документооборота (почти мгновенная передача документов, меньше ошибок, связанных с человеческим фактором);
  • практически полная невозможность утери — документы в электронном виде хранятся на защищённых серверах оператора, который регулярно выполняет их резервное копирование;
  • экономия времени сотрудников — во всей деятельности, которая связанная с распечатыванием документов, их обработкой и занесением в журналы, больше нет необходимости;
  • серьёзное снижение затрат на создание и хранение документов — больше не нужно приобретать средства для печати в прежних количествах, вести бумажные архивы и выделять под них помещение.

Переход на электронный документооборот потребуется также в связи с требованиями законодательства — некоторые документы можно передавать только через операторов ЭДО. Например, счета-фактуры, УПД и корректировочные документы.

Как организовать электронный документооборот с контрагентами

  1. Подготовить регламент ЭДО
  2. Для перехода организации на ЭДО предварительно требуется подготовить регламент — внутренний акт, регулирующий порядок работы с электронными документами и другие связанные с этим процессы.

    Разработка регламента происходит в соответствии со спецификой организации, с учётом бизнес-процессов, используемых документов и тому подобного. Обязательным регламент не является, однако в большинстве случаев он необходим для упорядочивания работы.

  3. Приобрести электронную подпись
  4. Для обмена документами и работы в системе ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись. Выпуском квалифицированных сертификатов электронной подписи занимаются выдают аккредитованные удостоверяющие центры. С 1 января 2022 год КЭП для руководителей организаций, ИП и нотариусов можно получить только в УЦ ФНС, а также у Доверенных лиц ФНС. Чтобы подписывать документы от имени организации, сотрудниками потребуется машиночитаемая доверенность.

  5. Выбрать способ организации работы
  6. Есть несколько вариантов организации ЭДО через оператора:

    • Если вы пользуетесь программами 1С, то самое простое решение — подключить сервис «1С-ЭДО», который уже встроен в 1С. Подключение займёт всего пару минут.
    • Отдельный веб-сервис. Для работы с ним обычно не нужно ничего настраивать. Сервис «Астрал.ЭДО» доступен пользователям в любом браузере. В нём можно вести одновременно несколько организаций. Пользователь платит только за отправку документов — входящие бесплатны.
    • Интеграция сервиса ЭДО с учётной системой. Используется открытый API для внедрения сервиса ЭДО в учётную систему, с которой работает пользователь.
  7. Заключить договор с оператором ЭДО и получить идентификатор
  8. Оператор ЭДО присваивает идентификатор отправителям и получателям электронных документов.

  9. Подключить контрагентов
  10. Сообщите о том, что вы перешли на ЭДО. Для этого контрагенту направляется письмо от имени руководителя, которое также содержит предложение перейти на электронный документооборот. Поскольку многие компании уже перешли на ЭДО, достаточно просто отправить письмо-приглашение из системы оператора. Никакие дополнительные соглашения для этого не потребуются. Если ваш партнёр подключён к другому оператору ЭДО, для электронного документооборота с ним необходима поддержка технологии роуминга. Продукты «Калуга Астрал» поддерживают роуминг со всеми значимыми операторами ЭДО. Настройка роуминга — бесплатная.

Основные изменения в ЭДО связаны с мерами по реализации «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» — документа, подготовленного ФНС и утверждённого решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности. Подробно о концепции ФНС мы рассказывали ранее.

Например, планируется, что с 1 января 2022 года начнут действовать утверждённые формы для электронного договора, а также акта взаимной сверки между контрагентами.

Одновременно с этим все участники оборота некоторых групп товаров, подлежащих обязательной маркировке, должны перейти на ЭДО для передачи сведений в ГИС МТ.

Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger