Электронный документооборот (ЭДО) на маркетплейсах
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
ЭДО для маркетплейсов
Документооборот

ЭДО для маркетплейсов

Сегодня продажа товаров через маркетплейсы является одним из наиболее популярных видов интернет-торговли. Вместе с этим заключение сделок через электронные торговые площадки также предполагает обмен сопутствующими документами. В связи с большим количеством продавцов и, соответственно, большим объёмом документации многие крупные маркетплейсы перешли на электронный документооборот (ЭДО). Например, Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет. ЭДО с маркетплейсами — уже не просто удобный способ передачи документов, а практически первая необходимость для сотрудничества с площадками.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это обмен электронными документами, как правило, через посредника (оператора ЭДО), который берёт на себя обеспечение передачи и сохранности документов, а также соблюдения требований законодательства. Электронные документы, участвующие в ЭДО, могут быть формализованными и неформализованными.

Формализованный электронный документ создаётся по формату, утверждённому или рекомендованному Федеральной налоговой службой РФ. Формализация электронных документов позволяет налоговой автоматизировать их приём, а также сократить время обработки документов.

К оформлению неформализованных документов нет строгих требований. Если они не подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), то не обладают юридической значимостью.

Почему электронный документооборот необходим при работе с маркетплейсами

Наиболее популярные маркетплейсы, такие как Lamoda, Озон и Яндекс.Маркет, подключены к электронному документообороту, поскольку документальная нагрузка на торговые площадки становится всё больше. В перечень документов, которыми продавец обменивается с маркетплейсами, входят:

  • товарные накладные;
  • акты о доставке;
  • доверенности на возврат товара;
  • чеки, квитанции и др.

Преимущества ЭДО с маркетплейсами

Сокращение затрат. ЭДО позволяет минимизировать расходы на оформление и передачу документов. А если продавец работает с несколькими торговыми площадками одновременно, затраты могут сократиться в значительной степени.

Мгновенная передача документов. Отправка документов со стороны маркетплейса происходит в строгом соответствии с графиком. Таким образом, продавец может быть уверен в том, что товарные накладные или акт о выполненных работах поступит своевременно.

Возможность сотрудничать с контрагентами, которые уже подключены к ЭДО. Большинство крупных компаний уже давно перешли на ЭДО, поэтому не станут подстраиваться под конкретного партнёра, который работает только с бумажными документами. Это обстоятельство также касается и маркетплейсов.

Хранение документов в облачном архиве. За годы работы организации или предпринимателя документов накапливается очень много, поэтому для их хранения порой требуется отдельное помещение. Оператор ЭДО предоставляет своим пользователям собственные сервера для хранения документации. Кроме того, электронные документы можно хранить на флэш-накопителе.

Обеспечение сохранности документов. Резервное копирование документов и их хранение на сервере оператора практически полностью исключают вероятность потери. Операторы ЭДО хранят документы без ограничения по сроку.

Шаблоны закрывающих документов. Многие операторы ЭДО имеют у себя примеры всех документов, необходимых для сотрудничества с маркетплейсами.

Оптимизация задач. Благодаря функциям сервисов ЭДО, у пользователей есть возможность быстро оформить документы, проверить правильность их заполнения, получить доступ к архиву и многое другое.

Как организовать ЭДО для продаж на маркетплейсе

Шаг 1. Получение квалифицированной электронной подписи

Для юридически значимого документооборота с маркетплейсами потребуется КЭП. Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут получить квалифицированный сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц.

Шаг 2. Анализ условий

Многие маркетплейсы (Яндекс.Маркет, Wildberries, Озон и другие) сотрудничают с операторами ЭДО, поэтому их сервисы электронного документооборота часто интегрированы с торговыми площадками. Продавцу обычно остаётся лишь проанализировать условия и выполнить необходимые рекомендации для перехода к сотрудничеству. Каталог товаров, которые будут продаваться через выбранную вами площадку, лучше импортировать до подключения к ЭДО.

Шаг 3. Согласование нюансов

Для некоторых предпринимателей сотрудничество с маркетплейсами может оказаться затруднительным в связи с некоторыми особенностями выстраивания бизнес-процессов, поэтому необходимо иметь в виду все нюансы. Если, например, для отчётности предпринимателю требуются дополнительные форматы документов, ему нужно будет связаться с представителем торговой площадки для согласования возможности оформления таких документов через интегрированную систему.

Однако модель сотрудничества с продавцами у большинства маркетплейсов выстроена довольно давно, поэтому они нечасто приходят к договорённости с предпринимателями в таких случаях. Продавец либо подстраивается под условия маркетплейса, либо выбирает другую площадку.

Шаг 4. Выбор оператора ЭДО

Помимо операторов из списка маркетплейса, продавец может выбрать того оператора, условия которого ему больше подходят. С одной стороны, это может повлечь за собой дополнительные расходы, с другой — операторы электронного документооборота часто продают пакеты услуг, в которые уже включены выпуск электронной подписи, услуги по организации ЭДО и др. В этом случае, возможно, подключение к интегрированной с маркетплейсом системе будет менее рациональным решением.

Если вы решили заняться торговлей через маркетплейсы, документооборот в электронном формате можно организовать с помощью Астрал.ЭДО — специального сервиса, который позволяет вести одновременно несколько организаций и поддерживает роуминг.

После подключения к системе оператора ЭДО и приглашения маркетплейса к обмену документами останется лишь дождаться поступления первого документа в системе. Как правило, электронные торговые площадки отправляют закрывающие документы до 15 числа следующего месяца, однако сроки могут отличаться.

Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger