ЭДО для Wildberries (Вайлдберриз)

В России активно развивается сфера онлайн-торговли, благодаря чему всё больше продавцов решают перенести свою деятельность в интернет и используют маркетплейсы как наиболее эффективное средство для продажи товаров. Важнейшим инструментом для взаимодействия между продавцом и площадкой является электронный документооборот (ЭДО). Wildberries (Вайлдберриз) — одна из самых крупных электронных торговых площадок, работающая в России и странах СНГ, на которой зарегистрировано более 300 тысяч предпринимателей. С каждым годом всё больше продавцов становятся партнёрами маркетплейса, однако не всегда новички в курсе, нужен ли ЭДО для Вайлдберриз.

Рассказываем, для чего необходим электронный документооборот в целом и как подключить ЭДО к Wildberries.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот позволяет создавать, обрабатывать, передавать и хранить документы в электронном формате. При этом, если электронный документ подписан электронной подписью (ЭП), его юридическая сила сохраняется, поскольку определённый вид ЭП приравнен к собственной подписи.

В передача электронных документов участвует посредник — оператор электронного документооборота. Эти компании специализируются на отправке, обработке и хранении информации и имеют государственную лицензию. Все операторы внесены в специальный реестр, который доступен на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Стоимость услуг операторов ЭДО зависит от тарифного плана. Как правило, тариф формируется на основе количества отправленных документов за определённый период времени, например, за месяц. В среднем, отправка одного документа стоит 6–8 рублей у всех операторов.

Особенности ЭДО с Wildberries

Wildberries работает с поставщиками по двум системам. Это Fulfillment by Seller (FBS), при которой хранением, комплектацией, упаковкой и доставкой товаров занимается сам продавец, а также Fulfillment by Operator (FBO), когда продавец только отправляет товары на склад площадки, а всем остальным занимается Вайлдберриз.

Первичные документы, например, счёт-фактура, накладная или акт об оказании услуг, передаются в бумажном виде одновременно с товаром. Поскольку товарных позиций на таких площадках, как Вайлдберриз, огромное множество, уже сама работа с бумажными документами становится рутиной. А с учётом того, что количество товаров и цены на них постоянно меняются, корректировка неточностей потребует немало времени. Передача документов также занимает время, обычно от 7 до 14 дней, если документы передаются по почте. Услуги курьерской службы позволяют ускорить процесс, но это требует дополнительных затрат.

В связи с этим возникает необходимость в организации электронного документооборота с маркетплейсом. Для чего это нужно? ЭДО для Вайлдберриз позволяет обмениваться как формализованными документами (УПД, товарные накладные, акты о выполнении работы, счета-фактуры), так и неформализованными (договоры, допсоглашения, спецификации и тому подобное). Кроме того, ЭДО упрощает ведение документов, ускоряет процесс документооборота, а также помогает снизить расходы.

Какие способы обмена документацией есть у продавцов Wildberries

У поставщиков Wildberries есть три способа обмена документацией, связанной с товаром и поставками:

1. На бумаге. Документация, связанная с поставкой товаров на склад Вайлдберриз, может передаваться в бумажном виде. Этот способ применим для передачи накладных, актов оказания услуг, счетов-фактур и других документов.
2. Через ЛК продавца Вайлдберриз. Используя личный кабинет продавца на маркетплейсе, можно не только передавать первичную документацию, но и обращаться к администрации или в техподдержку. Также в этот кабинет поступают все необходимые уведомления и отчёты, включая отчёт о продажах.
3. Через систему ЭДО. Документооборот с Вайлдберриз через оператора включает в себя все вышеперечисленные документы.

Как подключить ЭДО с Вайлдберриз

Чтобы организовать ЭДО для Вайлдберриз, необходимо выполнить следующие действия:

1. Пройти регистрацию в личном кабинете продавца Wildberries.
   Для сотрудничества с Вайлдберриз создайте профиль продавца на специальном сайте маркетплейса и укажите всю необходимую информацию. Сначала нужно заполнить начальные данные о компании: указать страну, ИНН и форму организации. Остальные поля (наименование поставщика, ФИО руководителя и ОГРНИП) будут заполнены автоматически.
2. Получить электронную подпись.
   Для юридически значимого документооборота необходима квалифицированная электронная подпись. Руководитель организации или ИП может получить такую подпись, обратившись в удостоверяющий центр ФНС или к его доверенному лицу.
3. Подключиться к сервису электронного документооборота.
   Для подключения к системе оператора ЭДО необходимо заключить договор на оказание услуг.

Как настроить ЭДО с Вайлдберриз

Если для документооборота с Wildberries вы используете сервисы ЭДО, обычно требуется отправить ссылку-приглашение на маркетплейс. Реквизиты следующие: ИНН 7721546864, ООО «Вайлдберриз». Также можно использовать Идентификатор ЭДО 2AE7C745703-CCE6-43F0-A15E-481E13A14EBE. После подтверждения со стороны маркетплейса можно будет обмениваться документами.

Если для обмена сопроводительной документацией вы пользуетесь исключительно личным кабинетом Wildberries, настройка ЭДО не нужна.

Как выбрать оператора ЭДО для документооборота с Wildberries

Заключение договора с оператором электронного документооборота необходимо для ЭДО с Вайлдберриз. Какой оператор подойдёт для этих целей?

При выборе обратите внимание на стоимость услуг, а также на наличие следующих функций сервиса, доступ к которому предоставляет оператор:

1. автоматическая загрузка документов;
2. хранение документации в облаке;
3. мобильное приложение;
4. конструктор документов;
5. поддержка роуминга.

Оператор для ЭДО с Вайлдберриз не обязательно должен быть одним из тех, с кем непосредственно работает маркетплейс — достаточно настроить роуминг с одной из систем-партнёров.

Вайлдберриз сотрудничает с «Калуга Астрал», поэтому при подключении нашего сервиса роуминг настраивать не потребуется.

Можно ли работать с Wildberries без подключения к системам ЭДО

Возможность ведения и передачи электронной документации без подключения к системе оператора электронного документооборота есть только у малых предприятий, которые только начали работать с Wildberries.

В соответствии с условиями оферты, новые поставщики могут обмениваться электронными документами, за исключением счетов-фактур и УПД, через портал площадки.

Однако есть одно но. Если речь идёт о продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке, то подключение к оператору электронного документооборота является обязательным условием. Это требование обусловлено необходимостью обеспечения прозрачности и контроля за оборотом маркированных товаров, а также для упрощения процесса обмена документами между продавцом и маркетплейсом.

К маркированным товарам относятся: молочная продукция, лекарства, обувь, одежда, текстиль для дома, шубы, шины и покрышки, духи, фотокамеры, фотовспышки, лампы-вспышки, табачные изделия, вода, пиво, включая безалкогольное, и сидр.

Также с 1 сентября 2023 года обязательной маркировке подлежат безалкогольные напитки и соки, вода для детского питания, БАДы, медизделия, кресла-коляски, антисептики. А с 1 сентября 2024 года ожидается введение обязательной маркировки для велосипедов и велосипедных рам.

Таким образом, для сотрудничества с Вайлдберриз рекомендуется подключить электронный документооборот.