ТТН: заполнение товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортной накладной (ТТН) называется документ, который оформляется при грузоперевозках и содержит полные сведения о товарах и особенностях доставки. Расскажем, кто и в каких случаях должен с ним работать, как выглядит ТТН и как правильно заполнить все её разделы.

Зачем нужно оформление ТТН

Заполнение товарно-транспортной накладной (ТТН) необходимо при перевозке товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одной организации к другой, осуществляемой как собственными силами продавца-отправителя, так и при участии компании-перевозчика.

Заполненная товарно-транспортная накладная служит документальным подтверждением доставки и даёт законные основания для транспортировки груза от поставщика к получателю.

Кто должен заполнять товарно-транспортную накладную (ТТН)

Продавец товара (руководитель ООО или ИП) ТТН может оформить даже в том случае, если перевозит товар своими собственными силами. Однако ТТН поставщика не является обязательным документом, если стоимость доставки уже включена в стоимость товаров. В этом случае для списания товара со стороны продавца и принятия его со стороны покупателя может применяться форма ТОРГ-12. Кроме того, для исчисления налога на прибыль и подтверждения затрат по транспортировке груза на авто, ТТН и ТН признаются равнозначными документами (Письмо ФНС РФ от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@), что даёт отправителю право выбора между транспортной и товарно-транспортной накладной.

Если в товарооборот вовлечена компания-перевозчик, предоставляющая посреднические услуги по доставке товара, ТТН обязана составить сторона, нанимающая перевозчика. Это может быть как отправитель, так и получатель груза.

Когда товарно-транспортная накладная не потребуется

Можно не оформлять ТТН только в двух случаях:

• грузоотправитель сделал выбор в пользу транспортной накладной (ТН) и ТОРГ-12, оформив эти документы при отгрузке;
• грузополучатель забирает товар самостоятельно на своём транспортном средстве прямо со склада продавца (достаточно лишь оформить путевой лист).

Порядок заполнения ТТН и образец

Бланк товарно-транспортной накладной — это форма 1-Т, утверждённая №78. В этом же постановлении есть правила оформления ТТН.

Сейчас накладную можно заполнять в свободной форме. Главное требование — ТТН должна содержать всю необходимую информацию. Однако форма 1-Т является более универсальной. Ниже приводится пример ТТН, заполненной именно на этом бланке.

Правильнее ТТН заполнять с шапки: здесь указывают номер накладной и дату заполнения. В строку «Грузоотправитель» вписывают информацию о предприятии, отправляющем товар — полное название, фактический адрес и телефон, в строку «Грузополучатель» — аналогичные сведения об адресате. Напротив названия каждой компании в соответствующем окошке нужно указать её код ОКПО.

Обычно у пользователей не возникает вопросов, где взять ТТН по форме 1-Т. Бланк можно свободно скачать в нескольких форматах. Но для удобства мы подготовили файл в формате, поддерживаемом Exel.

Заполнение ТТН: скачать бланк 1-Т.

Как заполнить первый раздел товарно-транспортной накладной

Первый раздел ТТН почти полностью заполняется грузоотправителем. Сначала в таблицу вписываются подробные данные о товаре: номенклатурный номер, если такая система учёта используется на предприятии, номер прейскуранта и артикул при наличии, количество перевозимых товаров по каждому наименованию отдельно.

В следующие столбцы вносятся:

• цена за одну единицу товара,
• его название,
• единица измерения (килограммы, метры, кубы и т.п.),
• вид упаковки (коробки, ящики, бочки, мешки и т.д.).

Здесь же указывают количество мест, массу (в тоннах) и общую стоимость по каждому виду товар. Если есть наценка за объём или складские, транспортные расходы, это также надо указать в таблице. Затем вписывают общую стоимость товара по всем наименованиям, и в последний столбик вносится номер товара по складской картотеке грузоотправителя.

Далее прописью и цифрами вписывается масса груза, а после этого необходимо указать все имеющиеся приложения и общую стоимость отпущенного со склада товара прописью.

Внизу товарного раздела слева должны стоять подписи с расшифровками представителей грузоотправителя: лица, уполномоченного на отпуск товара, с указанием его должности, главного бухгалтера, а также кладовщика, непосредственно осуществившего отгрузку.

С правой стороны вносятся данные водителя, в том числе вписываются сведения о доверенности, которую компания-перевозчик на него оформила.

Позже этот раздел подписывает представитель грузополучателя, который подтверждает факт приёма товара в надлежащем качестве.

Как заполнить второй раздел ТТН

Второй раздел товарно-транспортной накладной включает сведения о транспортировке. В нём указывают:

• срок доставки груза,
• информацию о фирме-перевозчике, в том числе её полное наименование, контактные данные,
• сведения о машине (марка и гос.номер),
• номера накладной и путевого листа.

В строку «Плательщик» включается информация о предприятии — заказчике перевозки, ФИО водителя и номер его удостоверения.

Далее вносятся сведения о погрузке-отгрузке (фактические адреса доставки товара) и прочая дополнительная информация (переадресовка, маршрут, прицепы — по необходимости).

Часто возникают вопросы по виду перевозки в ТТН: что писать в этой строке. Согласно приложенной к Постановлению инструкции, ТТН предусматривает указание сведений о специфике работы перевозчика. Для этого и нужна строка «Вид перевозки». Обычно, когда стороны товарооборота привлекают перевозчика, они оплачивают его услуги по установленному тарифу. В данном случае можно просто указать вид перевозки — коммерческая.

В следующую таблицу все данные вносятся аналогично товарному разделу. В столбце «Способ определения массы» указываются весы — автоматические, ручные или товарные (если взвешивание производится на весах), если же взвешивание не делается, то указывают значения либо «нормативный», либо «согласно маркировке».

Справа под таблицей вписывают сопроводительные документы, а слева, как на образце, подписи ТТН всех участников погрузки-доставки-отгрузки.

Следующая часть товарно-транспортной накладной под названием «Погрузочно-разгрузочные операции» включает таблицу, в которую вносится информация о погрузке-разгрузке (наименование отправителя и получателя груза, способ действия, дата убытия, прибытия товара и подпись ответственного сотрудника).

В предпоследнюю таблицу водитель вносит все прочие сведения (километраж, стоимость поездки, штрафы за неверно оформленные документы, время простоя). Данные в строках «Расчёт стоимости» и «Таксировка» вписывает бухгалтер перевозчика.

Приложения к накладной

Заполнение ТТН 1-Т иногда требует добавления к основной информации дополнительных сведений. Это необходимо в том случае, когда помимо ТТН на отгрузку и транспортировку товара оформляются дополнительные документы — путевые листы, сертификаты, разрешения и прочее. Для этого на бланке товарно-транспортной накладной предусмотрено отдельное пространство. В товарном разделе это строка «Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.)», где необходимо указать количество листов приложений. В транспортном разделе приложения можно указать в графе «С грузом следуют документы».

Если документы для сопровождения груза не требуются, в указанных разделах ставятся прочерки.

Пример заполнения ТТН: скачать образец ТТН на перевозку грузов.

Можно ли использовать один бланк для разных перевозок

Для каждой перевозки оформляется отдельный бланк 1-Т, использовать одну и ту же накладную для нескольких транспортировок категорически запрещено. Если один и тот же груз необходимо развести по разным фирмам, то на каждую партию необходимо составлять свой документ.

Электронные перевозочные документы — легко!

Сервис обмена между участниками грузоперевозок

Интересно

Сколько экземпляров товарно-транспортной накладной составлять

Количество экземпляров товарно-транспортной накладной (ТТН) зависит от вида груза.

На грузы товарного характера составляют четыре экземпляра:

• первый предназначен для отправителя груза;
• второй нужен получателю для оприходования груза;
• третий и четвёртый — перевозчику: один экземпляр он прилагает к счёту за перевозку и высылает заказчику автотранспорта, второй использует в качестве приложения к путевому листу.

На третьем и четвёртом экземплярах со стороны грузополучателя свою подпись ставит работник, непосредственно принявший ТМЦ. На бланке также ставят печать организации — получателя.

Исправления в товарно-транспортной накладной

Вносить исправления в ТТН правилами не запрещено, однако не рекомендуется. Если есть возможно распечатать бланк 1-Т и заполнить его заново, то лучше сделать именно так.

Но в тех случаях, когда ошибка допущена или обнаружена уже в пути, и заменить бланк нет возможности, можно зачеркнуть ошибочные данные тонкой линией и рядом указать верную информацию. Внесённые исправления нужно обязательно заверить подписью ответственного лица с расшифровкой.

Как отличить товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН)

О разнице между ТТН и ТН мы уже писали в отдельном материале. Суть различий между этими формами заключается в том, что ТТН состоит из двух разделов (товарного и транспортного) и отражает сведения о грузе и этапах его транспортировки, а в ТН подобных реквизитов не предусмотрено — форма содержит только данные об участниках грузоперевозки. Для списания и оприходования товаров к товарной накладной всегда нужно прилагать отдельную форму ТОРГ-12.

Но транспортные и товарно-транспортные накладные могут быть оформлены не только на бумаге. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять перевозочные документы в электронном виде. Для легитимного применения цифровых документов уже есть необходимая законодательная база: Приказ ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@ утверждает единую форму электронной транспортной накладной (ЭТрН), а Постановление Правительства от 21 мая 2022 года № 931 регулирует правила обмена электронными перевозочными документами (ЭПД). Согласно планам Минтранса, уже в 2024 ЭТрН станет обязательной для всех.

На данный момент электронные товарно-транспортные накладные не имеют утверждённого цифрового формата. Для обмена соответствующими данными в электронном виде можно использовать универсальный передаточный документ (УПД). С его помощью можно заполнить реквизиты ТТН в электронной форме и передать контрагенту через систему ЭДО. Подробно об УПД мы рассказываем в этом материале.