Путевой лист для легкового автомобиля

Что такое путевой лист для легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля — один из документов, который требуется при служебном использовании транспорта. С помощью этой формы организация контролирует действия водителя. С 2023 года путёвку можно подготовить как на бумаге, так и в электронном виде. Рассмотрим, как оформить путевой лист служебного легкового автомобиля.

Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль

Согласно уставу автомобильного транспорта, путевые листы (ПЛ) нужно оформлять для каждого транспортного средства, с помощью которого перевозят грузы, багаж или пассажиров. Легковые авто в этом случае не становятся исключением. Путёвку необходимо предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке в дороге.

С помощью путевого листа легкового транспорта организация может:

• подтверждать расходы на горюче-смазочные материалы;
• вести учёт рабочего времени сотрудников и рассчитывать их зарплату;
• контролировать перемещение служебного транспорта и начислять амортизацию.

Обычно ПЛ оформляют владельцы автомобилей. Если у предпринимателя нет машины, и он арендует транспорт на длительное время, документ можно выписывать самостоятельно, не привлекая к этому владельца авто.

Путёвка потребуется как при передвижении по городу или области, так и для междугородных перевозок. Цель поездки не имеет значения: документ необходим, даже если менеджер компании взял служебное авто, чтобы съездить на отраслевую конференцию.

Какие бухгалтерские процедуры проводят на основании путевого листа

Путевой лист легкового авто — это первичный документ бухучёта. Эту форму используют для того, чтобы фиксировать объём использованного топлива и списывать его. При этом расчёты можно производить одним из двух способов:

• если в ПЛ есть блок «Движение горючего», бухгалтер находит разницу между объёмом выданного топлива и остатком топлива и указывает фактический расход горючего;
• если в ПЛ нет полей для учёта топлива, но есть информация о количестве километров, бухгалтер вычисляет нормативный расход горючего с помощью таблицы «Нормы расхода топлив для автомобилей» из распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

В бухгалтерии учёт топлива ведётся по его фактической стоимости. Для установления цены используют чеки с заправочных станций. Обычно топливо списывают по средней себестоимости.

Все горюче-смазочные материалы учитываются по счёту 10 (приход материалов проводят по дебету, списание — по кредиту). Средства, потраченные на покупку топлива, списывают проводкой Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3.

Новые правила оформления путевого листа с 1 марта 2023 года

Правила заполнения путевых листов для легкового автомобиля и других видов транспорта описаны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. В эти нормы внёс изменения закон № 39-ФЗ, который вступил в силу 1 марта 2023 года.

В новом законе содержатся следующие правки:

1. Введён формат электронного путевого листа (ЭПЛ). Подписанный ЭПЛ полностью заменяет бумажную путёвку и обладает такой же юридической силой.
2. Изменились обязательные реквизиты путевого листа. Номер путёвки и название бланка нужно указывать, только если компания планирует использовать документ в качестве первички для подтверждения расходов. Вместо информации о собственнике транспорта требуется вписывать данные ИП или компании, которые сформировали ПЛ.
3. Отменён журнал учёта путевых листов. Однако старые журналы нужно продолжать хранить в компании в течение пяти лет.

Обязательные реквизиты путевого листа для легкового автомобиля

Закон установил типовую форму путевого листа для легкового авто, однако использовать именно этот бланк для путёвки не обязательно. Компания может разработать и утвердить свой шаблон путевого листа. Главное — отразить в этом документе обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты ПЛ перечислены в уставе автомобильного транспорта. В каждой путёвке легкового авто нужно указать:

• срок действия ПЛ;
• данные сотрудника, который оформил этот документ;
• информацию о машине;
• данные водителя;
• вид перевозки: коммерческая перевозка, перевозка в личных целях или передвижение и работа специальных транспортных средств;
• вид сообщения: городское, пригородное или междугородное.

Виды бланков путевого листа для легкового автомобиля

Госкомстат и Минтранс разработали специальный путевой лист для легкового автомобиля — типовую межотраслевую форму № 3 (ОКУД 0345001). Образец формы этого документа дан в постановлении Госкомстата № 78, а инструкция по его заполнению — в письме ФНС № ШС-22-3/660@.

Форма № 3 включает лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне требуется поставить серию, номер и дату заполнения документа, указать данные компании и водителя, описать водительское задание и техническое состояние машины. На оборотной стороне формы нужно указать время отправления и возвращения водителя и сведения для расчёта зарплаты.

Для езды на такси Госкомстат разработал отдельный бланк — путевой лист легкового такси, типовая отраслевая форма № 4(ОКУД 0345003). Пример этого документа также дан в постановлении № 78.

На лицевой стороне формы № 4 нужно привести сведения об организации, водителе и авто. Также потребуется заполнить таблицы с показаниями таксометра и распределением рабочего времени. На оборотной стороне указывают информацию о выполнении заказов на такси.

Где скачать бланки путевого листа легкового автомобиля для 2023 года

Скачать новые бланки путевого листа для легкового автомобиля в формате XLS вы можете на нашем сайте по ссылкам ниже.

Скачать бланк ПЛ для легкового автомобиля (форма № 3)

Скачать бланк ПЛ для легкового такси (форма № 4)

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля: образец

Рассмотрим порядок заполнения путёвки на легковой транспорт по форме № 3. Диспетчеру достаточно подготовить один экземпляр документа. До начала поездки сотруднику нужно вписать в бланк следующие данные:

• серию и номер документа, дату его заполнения;
• название юрлица или ф. и. о. индивидуального предпринимателя;
• адрес и номер телефона компании;
• код компании по ОКПО;
• марку, государственный и гаражный номер машины;
• ф. и. о. и табельный номер водителя;
• сведения о водительских правах сотрудника;
• водительское задание.

Механик проводит предрейсовый техосмотр транспорта и вносит в документ:

• отметку об исправности авто;
• показания одометра на момент выезда машины из гаража;
• информацию о выданном горючем и об остатке топлива на момент выезда.

Медицинский работник устраивает предрейсовый медосмотр водителя и ставит в ПЛ отметку о том, что сотрудник здоров и может выполнять свои служебные обязанности.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2023 году размещён ниже.

Скачать образец заполнения путевого листа легкового автомобиля для 2023 года вы можете на нашем сайте.

После завершения поездки механик вписывает в документ показания одометра при заезде в гараж и делает отметки о расходе топлива. Диспетчер вносит данные о том, что транспорт сдан. Путёвку нужно хранить в бухгалтерии компании в течение пяти лет.

Электронный путевой лист легкового автомобиля

С 2023 года путевой лист на легковую машину и грузовые авто можно заполнить в электронной форме. Чтобы работать с электронными перевозочными документами (ЭПД), компании нужно выпустить усиленные квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи (УКЭП и УНЭП) для заверки бумаг, заключить договор с оператором ГИС ЭПД и установить специальную программу для формирования документов.

Легковые путевые листы нового образца состоят из нескольких разделов — титулов. Четыре титула должны быть в каждом ЭПЛ, ещё два заполняются только при необходимости.

Обязательные титулы ЭПЛ
Номер титула	Этап	Какие данные включает титул	Кто подписывает титул
1	Оформление	О сторонах перевозки, водителе, автомобиле, маршруте	Перевозчик или диспетчер
2	Предрейсовый медосмотр	О состоянии водителя перед поездкой	Медработник
4	Снятие показаний одометра перед рейсом	О показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и о времени этого выезда	Механик
5	Снятие показаний одометра после рейса	О показаниях одометра при заезде машины на парковку и о времени этого заезда	Механик
Ситуационные титулы ЭПЛ
Номер титула	Этап	Когда нужно оформлять титул	Кто подписывает титул
3	Предрейсовый техосмотр	Требуется всегда, за исключением случая, когда перевозчик создаёт новый ПЛ при смене водителя	Механик
6	Послерейсовый медосмотр	Если законодательство или регламент компании требуют обследовать водителя после поездки	Медработник

С 1 сентября электронный путевой лист легкового автомобиля формируют по новым правилам. Согласно приказу Минтранса № 159, в блоке с данными водителя теперь нужно указывать СНИЛС и информацию о водительском удостоверении сотрудника. Новый формат ЭПЛ, который соответствует этим изменениям, пока находится в разработке.

Срок действия путевого листа легкового автомобиля также изменился: если водитель выходит в многодневный рейс или в несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.

Штраф за отсутствие путевого листа для легкового автомобиля

За неправильное оформление путевого листа легкового автомобиля и за отсутствие этого документа компания получит штраф. В этом случае наказание определяет не только Кодекс об административных правонарушениях, но и Налоговый кодекс.

Нарушение	Размер штрафа	Обоснование
У водителя нет ПЛ в дороге	Для водителя: 500 рублей. Для должностного лица: 20 тысяч рублей. Для юрлица: 100 тысяч рублей	П. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и п. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ
В ПЛ нет результатов медосмотра водителя	Для гражданина: 3 тысячи рублей. Для должностного лица: 5 тысяч рублей. Для юрлица: 30 тысяч рублей	П. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ
	Для гражданина: от 1 до 1,5 тысячи рублей. Для должностного лица: от 2 до 3 тысяч рублей. Для юрлица: от 30 до 50 тысяч рублей	Ст. 11.32 КоАП РФ
В ПЛ нет результатов техосмотра транспорта	Для гражданина: 3 тысячи рублей. Для должностного лица: 5 тысяч рублей. Для юрлица: 30 тысяч рублей	П. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ
Компания не оформила ПЛ (первичный документ)	Для юрлица: 10 тысяч рублей	П. 1 ст. 120 НК РФ
Компания не оформляла ПЛ в течение нескольких налоговых периодов	Для юрлица: 30 тысяч рублей	П. 2 ст. 120 НК РФ
Компания не оформила ПЛ, и это повлекло занижение налоговой базы	Для юрлица: 20% от суммы неуплаченного налога (не менее 40 тысяч рублей)	П. 3 ст. 120 НК РФ