Для физических лиц

Физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты не выходя из дома — то есть в электронном виде. Это называется «гражданским» электронным документооборотом. Расскажем, как им воспользоваться.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот, или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, с контрагентами и контролирующими органами. Существуют следующие виды ЭДО:

• внутренний;
• внешний;
• юридически значимый.

Юридическая значимость — это способность документа подтверждать факты деловой деятельности. Документы, которыми компания обменивается с контрагентами и КО, являются юридически значимыми, а внутренние документы компании — не всегда.

Обмен документов происходит через интернет по телекоммуникационным каналам связи. Защиту документа и его юридическую значимость обеспечивает электронная подпись.

Кому нужен ЭДО

Электронными документами могут обмениваться:

• юридические лица;
• индивидуальные предприниматели;
• физические лица;
• самозанятые;
• госорганы.

Без ЭДО не могут обойтись те, кто сдаёт электронную отчётность в различные контролирующие органы. ФНС обязывает всех плательщиков НДС отчитываться по этому налогу в электронном виде. Электронную отчётность также сдают крупнейшие налогоплательщики и те компании, в которых более 100 сотрудников. Для ПФР и ФСС также действует ограничение по численности работников: если их больше 25 человек, то можно сдавать только электронную отчётность.

ЭДО нужен тем, кто производит, перевозит, хранит и реализует товары, подлежащие обязательной маркировке. На каждом этапе перемещения товаров участники оборота обмениваются универсальными передаточными документами — электронными УПД. Информация о продаже маркированного товара, то есть о выводе его из оборота, автоматически передаётся в систему «Честный ЗНАК» при считывании штрихкода. Для этого кассовая техника должна быть подключена к ЭДО.

ЭДО помогает ускорить процесс обмена документами между контрагентами. Заказчики и исполнители могут заключать договоры, выставлять счета-фактуры и отчитываться о промежуточных этапах выполнения работ или оказания услуг в электронном виде. Это быстрее, чем отправлять друг другу бумажные документы.

Внутренний документооборот компании также удобно вести в электронном виде. Систему ЭДО можно настроить так, чтобы документ проходил по определённому маршруту согласования и подписания. Руководитель может контролировать этапы работы над документом. Электронное хранилище избавит компанию от ведения бумажных архивов.

Физические лица, которые не являются ИП или самозанятыми, также могут пользоваться электронным документооборотом: получать услуги, справки, выписки, подписывать договоры, подавать документы в вузы. Но для них ЭДО имеет ряд нюансов.

ЭДО для физических лиц

ИП и компании пользуются различными системами ЭДО. В них собраны все документы, все адресаты, сохранены типовые формы документов, есть электронное хранилище.

Для физических лиц таких систем нет.

Обычно под ЭДО для физических лиц подразумевается электронная подпись. С её помощью человек может решить множество задач дистанционно, например, пользоваться различными государственными порталами, получать услуги онлайн, платить налоги.

Основные функции ЭП для физлиц:

• заверение электронных документов;
• подтверждение личности для доступа к государственным порталам.

Какими электронными документами могут обмениваться физлица с помощью ЭП

Документы для государственной регистрации ЮЛ или ИП

На сайте ФНС есть сервис, где можно подать документы для госрегистрации в электронном виде. Для заверения документов нужна квалифицированная электронная подпись.

Документы для удалённой работы

Работодатель находится в Москве, а потенциальный сотрудник — в Пензе? Трудовой договор можно оформить в электронном виде, подписать квалифицированной ЭП и отправить по электронной почте.

У работодателя может быть подключена система внутреннего документооборота. Тогда новый сотрудник будет добавлен в систему, а работодатель будет обязан приобрести для него ЭП для работы, даже если у сотрудника уже есть личная подпись.

Договор на оформление кредита

Некоторые банки могут выдавать кредит удалённо. Чтобы получить деньги, клиент заполняет анкету на сайте банка. В случае положительного ответа он получает договор, который нужно подписать с помощью ЭП.

Документы для поступления в вуз

Возможность подавать документы в вузы удалённо существует давно, но в период пандемии она стала действительно востребованной. Заявление и набор документов можно подписать специальной ЭП для абитуриентов и отправить в вуз по электронной почте либо через специальную форму на сайте вуза.

Также с помощью ЭП можно подтвердить свою учётную запись на портале Госуслуг и получить доступ к полному списку сервисов:

• заполнить анкету на получение паспорта гражданина РФ или загранпаспорта,
• контролировать пенсионные накопления и штрафы ГИБДД,
• подать налоговую декларацию,
• обратиться в суд,
• оформить право собственности на квартиру,
• перевести пенсию на банковский счёт или карту,
• зарегистрировать брак или оформить развод.

Список намного шире, но объединяет все пункты одно — все документы и заявления можно подать без очередей. В итоге вам назначают дату и время визита в нужное ведомство, чтобы получить физические документы.

Кроме этого, электронная подпись — один из способов входа в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

---

Электронная подпись — полезный инструмент, даже если её обладатель не занимается бизнесом. Получите электронную подпись для ваших нужд в Удостоверяющем центре «Калуга Астрал». Оставьте заявку, и наши специалисты помогут вам подобрать тариф.