Электронный документооборот для школы

Каждой организации необходим грамотно выстроенный документооборот. Передовые информтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности относительно роста эффективности организации учебного процесса, а также оптимизации функционирования его административных подразделений. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально оперативно, сводятся к минимуму ошибки.

Применение

ЭДО в школе позволяет решить наиболее актуальные проблемы:

• накапливание чрезмерного количества документации;
• риск попадания данных в чужие руки;
• создание множества дубликатов документов;
• расходы на печать документации;
• значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.

За счет внедрения ЭДО в школе эффективно решаются все указанные выше проблемы. Из положительных моментов можно отметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования. Становится значительно проще сама работа с бумагами, растет ее уровень эффективности, а также производительность труда сотрудников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации. За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа каждого из сотрудников или их групп к определенной информации.

Само понятие ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его специфика заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге.

Главным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится снижение бюрократизации. Вместе с тем сокращается нагрузка на учителей, которым сейчас приходится тратить много времени на оформление многочисленных бумаг.

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей. Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Астрал.Докс и 1С-ЭДО – эффективный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Каждый из вариантов демонстрирует свои преимущества. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в котором не составит труда быстро разобраться. В итоге минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.Докс становится доступность с любого устройства – нет географической привязки. Можно воспользоваться функционалом ПО где угодно. Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

Реализация проекта по внедрению

ЭДО в школе осуществляется последовательно. Можно выделить такие этапы работы:

• Подготовительный, также именуемый прогностическим. Здесь нужно создать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах предстоящих мероприятий. Далее идет черед инвентаризации имеющихся материально-технических и кадровых ресурсов. Понадобится организовать покупку техсредств, нужных для воплощения проекта в жизнь. Подготовка педагогов и сотрудников школы по теме применения ПО также относится к указанному этапу.
• Затем наступает через второго шага. На этой стадии нужно создать реально действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике нужного ПО. Затем идет череда автоматизации традиционных систем ведения документации и получения первых итогов проведенного эксперимента.
• На заключительной стадии потребуется подвести итоги работы, проанализировать их. После этого формируются методические рекомендации относительно применения модели ведения обмена документацией в цифровом формате. Формируются и отчеты по результатам реализации данного проекта.

При передаче цифровой документации в иные организации их следует заверить ЭЦП руководства.

Чтобы обеспечить автоматизацию обмена документацией на уровне образовательных организаций, надлежит обеспечить достаточную ресурсную базу. Сюда входят как возможность доступа к сети Интернет, так и возможность работы с цифровым журналом для каждого из учителей. Вопрос ресурсного обеспечения деятельности педагогов может решаться различными способами: ПК, ноутбук, мобильное устройство.

Основные проблемы, затрудняющие внедрение электронного документооборота в школе, следующего характера:

• недостаточная скорости работы сети Интернет, а также отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
• низкая техоснащенность школ, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
• недостаточный уровень компетентности сотрудников сферы образования в сфере интернет-технологий.

Это лишь часть трудностей, с которыми приходится столкнуться на пути введения ЭДО в школе.

Эффективно решить эти проблемы можно следующим путем:

• создание виртуального образовательного пространства – должна быть реализована опция проведения массовых видеоконференций, виртуальных экскурсий, ведение цифровых дневников и пр.;
• достижение достаточного уровня оснащенности образовательных учреждений современным оборудованием;
• повышение квалификационного уровня школьного персонала относительно применения интернет-технологий на практике;
• доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
• выработка единой формы бумажной и цифровой отчетности.

Реализация указанных мер позволит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот. Только тогда образовательная организация станет технологически современной. В этом случае информтехнологии становятся неотъемлемым элементом среды образования.

Пока что даже в крупных городах РФ скорость подключения учреждений образования к Глобальной Сети слишком низкая – в интервале от 28 кбит/с до 10 Мбит/с. Подобное состояние интернет-сети не дает возможности полноценно внедрять передовые информационно-коммуникационные методы работы.

Немалое внимание нужно уделить и вопросу техобеспечения. Для реализации рабочих мест нужно обзавестись универсальными компьютерами с набором периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.

Образовательные учреждения выражают готовность к переменам и желание избавиться от больших объемов бумажной работы. Поэтому необходимо распространять данные о том, какие шаги следует предпринять на пути к трансформациям.

В настоящее время реализуется национальный проект под названием «Образование». В рамках него предусмотрен перевод имеющейся документации в цифровую форму. После завершения необходимых мероприятий надзорным органам будет достаточно лишь одного клика для получения всей нужной информации. Процесс постепенно идет, так что уже спустя несколько лет можно говорить о переводе большей части образовательных учреждений на систему ЭДО.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог