УПД в ЭДО

Универсальный передаточный документ — эффективное средство для учёта и обмена информацией в современном бизнесе. УПД представляет собой единую форму, способную выполнять функции как счёта-фактуры, так и первичного учётного документа.

Благодаря внедрению УПД у организаций появилась возможность существенно сократить количество документов, дублирующих друг друга при учёте хозяйственных операций. Например, такие бланки, как ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и товарный раздел товарно-транспортной накладной, содержат одинаковые реквизиты. Вместо отдельного оформления и обмена различными «первичками» организации могут использовать УПД, объединив повторяющиеся реквизиты на одном бланке. Таким образом, процесс документирования и обмена информацией становится более структурированным и компактным.

Универсальный передаточный документ могут использовать юрлица и ИП, даже если они не платят НДС.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, организации вправе самостоятельно определять, какие документы первичного учёта будут использоваться для фиксации сделок. Это позволяет адаптировать учётные процедуры к конкретным потребностям и характеру деятельности компании. Однако во избежание спорных ситуаций и для обеспечения стандартного подхода к учёту рекомендуется отразить в учётной политике организации возможность применения УПД. Это позволит установить чёткие правила и процедуры внутри организации и обеспечить единый подход к оформлению и учёту сделок.

Отмечается, что на практике УПД активнее используются в случаях купли-продажи продукции, где требуется детальное отражение передачи товаров, и могут включать в себя сведения из счёта-фактуры, накладной и других документов. В то же время при оказании работ и услуг чаще применяется связка акта и счёта-фактуры, так как это более удобный и распространённый способ оформления подобных операций.

Если компания не является плательщиком НДС, то заполняет универсальный передаточный документ вместо первичного. УПД в этом случае служит подтверждением расходов организации. Информация о налоговой ставке и сумме налога для покупателя не требуется. А в книге учёта доходов и расходов указывается стоимость покупки с учётом НДС.

Также УПД активно используется в сфере грузоперевозок. Ст. 168 НК РФ обязывает поставщиков предоставлять клиентам счета-фактуры в течение пяти дней после отгрузки. Вместе с тем, для подтверждения фактической передачи продукции или услуг необходимо заполнить транспортную накладную или акт выполненных работ. Вместо этих бланков компания-перевозчик вправе заполнить всего один — универсальный передаточный документ.

Поставщик может использовать УПД одновременно с другими первичными учётными бухгалтерскими документами. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счёт-фактура является основанием для вычета НДС. Так как универсальный передаточный документ может представлять собой счёт-фактуру с данными из «первички», покупатель на законных основаниях может использовать его для вычета НДС. Таким образом, бланк можно использовать, когда компания:

• отгружает товары покупателям или посредникам;
• передаёт права на имущество;
• оформляет результаты выполненных работ;
• подтверждает факт получения продукции или услуг.

Универсальный передаточный документ может подписываться как продавцом, так и покупателем. С обеих сторон подписантом может оказаться:

• руководитель организации;
• главный бухгалтер или другое уполномоченное лицо;
• индивидуальный предприниматель.

Однако для разных сторон сделки предназначены разные строки под подпись. Так, продавец подписывает строку «Товар (груз) передал, услуги, результаты работ, права сдал», а покупатель «Товар (груз) получил, услуги, результаты работ, права принял».

УПД в электронном формате подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Руководители ООО и предприниматели могут получить сертификаты УКЭП только в удостоверяющем центре налоговой или у её доверенных лиц. Для сотрудников организаций возможно получение УКЭП физлица в коммерческом удостоверяющем центре.