Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
+7 (495) 118-20-68
E-mail:
moscow@astral.ru

Как подписать документ электронной подписью


Где применяется: что дает подпись документа ЭЦП

Ключ сертификата ЭП создается методом криптографических преобразований, с помощью специального программного обеспечения - СКЗИ. Это позволяет надежно защитить внесенные в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеют только владелец и доверенные лица, указанные в документах.

Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надежности ЭЦП. Нанесенная на текст, графический материал или договор подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.

ЭЦП используется для документов:

  • подача налоговой декларации в ФНС;
  • подтверждение авторства текстового документа;
  • заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
  • подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
  • ведение внутренней документации;
  • согласование включенных в документ данных группой лиц.

Электронная подпись — самый надежный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создает сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭЦП.

Регистрация права на подпись проводится через удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании документа. Как только нанесена ЭЦП, внести дополнительные правки невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть документ, внести в него правки и затем подписать сначала. При этом будет проставлена на документа новая подпись, с актуальным временем и датой подписания.

Именно это качество придает документу надежность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП.

Порядок работы с документом под ЭЦП:

  1. Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки, после подписания файла не получится - электронная подпись под документом станет невалидной.
  2. В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признается только квалифицированная электронная подпись. С ее помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
  3. Для использования ЭП требуются специализированные программные средства. ПО предоставляется бесплатно на льготный период. Затем следует покупать лицензию. Скачать установочные файлы можно на официальной странице производителя СКЗИ - КриптоПро или Инфотекст.
  4. Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.

Подпись наносится не только на документ, созданный в специализированной программе. ЭЦП ставится на продукты AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет ее функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа документа свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader поможет подписать приложение «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, позволяющий перенести ЭЦП в ПДФ формат. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.

Чтобы подписание ЭЦП было возможно, необходимо ставить версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. С подписанием документ распознается в «КриптоПро».

Инструкция, как поставить подпись:

  • Заходите на онлайн портал «КриптоПро», нужно найти плагин и ставить на ПК.
  • Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
  • Выбираете меню «Подписание».
  • В появившемся окне выбираете искомую подпись.
  • Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.

Цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознается системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.

Порядок действий при подписании файлов в формате PDF

Шаг 1

Открываем PDF файл

Открытие PDF файла

Шаг 2

Установка расширений PDF

Установка расширений PDF

Шаг 3

Сертификаты

Сертификаты

Шаг 4

Выбор действия с Сертификатами

Выбор действия с Сертификатами

Шаг 5

Выбор места штампа

Выбор места штампа

Шаг 6

Выбор сертификата

Выбор сертификата

Шаг 7

Просмотр сертификата

Просмотр сертификата

MS Word: подписываем документы электронной подписью

Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На ПК должна быть установлена система не младше 2007 года.

Простота использования позволяет эффективно вести работу в редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word.

Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются документы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.

Шаг 1

Открываем документ Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007—2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».

Открытие PDF файла

Шаг 2

Всплывает окно «Подписание». В нем указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.

Установка расширений PDF

Шаг 3

Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».

Сертификаты

Шаг 4

Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.

Выбор действия с Сертификатами

Картинки: визирование подписью графических файлов

Электронная печать может применяться на графических файлах. Для работы с ней подходят файловые разрешения BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка.

Подпись используется для защиты:

  • авторских логотипов;
  • заверения скан-копии документа;
  • защиты договоров в формате PDF;
  • защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
  • заверения чертежей, графиков работы и др.

Чтобы воспользоваться для защиты электронной подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.

Крипто АРМ: помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

«КриптоАРМ» работает с форматами:

  • jpeg;
  • rar;
  • png;
  • ppt;
  • видеофайлы;
  • расширения базы данных и т. д.

Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».

Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП

Причины возникновения ошибки:

  • сертификат не установлен или не настроен в системе;
  • не установлено ПО «КриптоПро»;
  • установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
  • срок службы сертификата закончен;
  • попытка продублировать сертификат на документе;
  • применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдается ошибка, значит, на ПК не установлены программные пакеты от «КриптоПро». По законодательству только это ПО имеет официальное признание в Российской Федерации. Его функционал и средства защиты отвечают требованиям ФСБ.

Заказать электронную подпись

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Астрал-ЭТ

Онлайн-сервис получения Электронной подписи с вашего рабочего места для государственных порталов, участия в торгах и документооборота.

Может быть интересно

Комментарии для сайта Cackle