Уважаемые клиенты! Если у вас есть вопросы по перевыпуску ЭП, нажмите сюда
Техподдержка:
Отдел продаж:
Отдел продаж:
moscow@astral.ru

ЭДО с контрагентами


Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена цифровыми документами между контрагентами с помощью интернет-сети. Такое взаимодействие происходит на законных основаниях и является юридически значимым. Обмен осуществляется без использования бумажных оригиналов, что экономит трудо- и времязатраты.

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Для осуществления взаимодействия с контрагентами при помощи ЭДО необходимо выбрать способ передачи электронного документооборота.

Прямой обмен документами

Данный вид передачи документов между организациями осуществляется с помощью электронной почты без использования систем ЭДО. Контрагентам достаточно заключить между собой договор.

Компания самостоятельно создаёт необходимые условия для обмена:

  • утверждает создание документов внутри организации в соответствии с законодательными нормами;
  • ведёт переговоры с клиентами о применении электронных документов;
  • подписывает контрагентский договор об использовании ЭДО с каждым партнёром;
  • предоставляет необходимый технический уровень оборудования;
  • обеспечивает порядок надёжного доступа к сети и безопасную передачу данных.

Использование такого вида обмена не допускает возможность отправки счёт-фактур. Запрет устанавливает п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Пункт налогового кодекса обязывает компании передавать документ только через российских операторов ЭДО, соответствующих требованиям.

Обмен через оператора ЭДО

Документооборот между компаниями осуществляется с помощью фирмы посредника — оператора ЭДО. Такая организация имеет необходимые технические средства и законные основания для юридически значимого обмена электронными документами между клиентами.

Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:

  • обеспечение технической составляющей оборудования клиента — предоставление сервиса ЭДО;
  • поддержка установленных форматов документов;
  • отправка и принятие от компаний-партнёров соглашений об электронном взаимодействии;
  • законная отправка юридически значимых документов, в том числе счёт-фактур;
  • фиксация даты и времени отправки или получения документа;
  • контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи;
  • гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных;
  • хранение переданных электронных документов.

Для работы в системе электронного документооборота клиент заключает договор с оператором ЭДО. Тот, в свою очередь, направляет заявление в ФНС, о переходе компании на электронное взаимодействие с клиентами.

Группа компаний «Астрал» предлагает современные продукты для обмена электронными документами с контрагентами: «Астрал.ЭДО», «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие со всеми партнёрами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы ЭДО и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в госорганы.

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Для перехода на ЭДО организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с партнёрами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. Список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, можно посмотреть на сайте ФНС.

Для обмена приглашениями и передачи данных внутри системы электронного документооборота необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Ст. 7 63-ФЗ предусматривает обмен электронными документами с иностранными контрагентами. В таком случае у зарубежного партнёра должна быть подпись, соответствующая признакам УКЭП и созданная по нормам права иностранного государства и международных стандартов.

С чего начать переход на ЭДО с контрагентами

Для перехода на электронный документооборот необходимо внести изменения в учётную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

  • способ перехода на электронный документооборот с контрагентами — прямой обмен или через операторов ЭДО;
  • вид документов для цифровой передачи;
  • порядок использования УКЭП;
  • список уполномоченных работников;
  • регламент предоставления отчётов в ФНС.

После внесения регламента в учётную политику компании необходимо выполнить нижеуказанные действия.

Составить цепочку документооборота

Адаптация бизнес-процессов происходит после определения ответственных сотрудников. Схемы перемещений документов внутри компании, необходимо оптимизировать под ЭДО. Если используются системы электронного документооборота через оператора, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются.

Получить электронную подпись и дополнительный софт

Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ, такая подпись делает документы юридически значимыми и является аналогом рукописной. Использование УКЭП не предусматривает дополнительного соглашения и подтверждения личности сторон. Получить данный вид подписи можно только в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Минцифры РФ. Список таких УЦ размещён на сайте ведомства.

Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО.

Компьютер, подключённый к системе электронного документооборота, должен быть оснащён дополнительной программой — криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с электронной подписью и шифрования данных. Одной из таких программ является «КриптоПРО». Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра.

Купить криптопровайдер последней версии можно только у официального дилера продукции торговой марки «Инфотекс». Этот статус даёт право на распространение, внедрение и сопровождение программ КриптоПРО с круглосуточной поддержкой пользователей 24/7. Достаточно заполнить форму обратной связи.

Подключить контрагентов

Если электронный документооборот принято осуществлять через оператора ЭДО, необходимо отправить соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнёрами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется.

Как пригласить контрагента к ЭДО

Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от Группы компаний «Астрал».

Как отправить приглашение

Для отправки приглашения необходимо выполнить следующий регламент: перейти в раздел «Контрагенты» → вкладка «Контакты» → «Пригласить нового»:

В появившемся окне в строке поиска ввести ИНН организации и нажать кнопку «Искать»:

После поиска в системе появляются результаты трёх видов:

  • работает в Астрал Онлайн — контрагент подключен к системе ЭДО у оператора АО «Калуга Астрал»;
  • подключен к ЭДО — контрагент подключён к другому оператору электронного документооборота;
  • не работает в ЭДО — контрагент не подключен к системе электронного документооборота какого-либо оператора, приглашение для подключения к системе ЭДО можно отправить, используя адрес электронной почты или идентификатор контрагента.

Далее выделить необходимую организацию → нажать «Отправить приглашение» → в окне «Добавление контрагента по реквизитам» выбрать способ приглашения «Email» или «Идентификатор» → нажать «Отправить»:

Для отправки приглашения нескольким контрагентам необходимо нажать «Загрузить файл со списком ИНН» → выбрать файл → нажать «Открыть»:

Система произведёт поиск всех организаций по ИНН из файла и отобразит их списком.

Далее необходимо выбрать флажком подходящие организации и нажать кнопку «Отправить приглашение».

После проверки реквизитов нажать кнопку «Отправить»:

Как принять приглашение

Для принятия приглашения необходимо:

Выбрать «Контакты» → «Вас пригласили»:

В открывшемся окне отобразится список отправивших приглашение на использование ЭДО контрагентов:

Далее принять или отклонить приглашение, нажав соответствующую кнопку.

Как отправить приглашение

Для отправки приглашения необходимо:

перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:

В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:

В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:

Сервис оповестит об успешной отправке приглашения:

Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:

Как принять приглашение

Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:

В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:

Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:

После появится уведомление об успешном принятии приглашения:

Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:

Как отправить приглашение

Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги:

Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:

Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:

В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:

В открывшимся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:

Заполнить поля формы отправки → «Отправить»

Как принять приглашение

Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:

Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:

Заключение

Переход компании на ЭДО имеет ряд преимуществ. Эксперты оценивают сокращение временных затрат сотрудников на восемьдесят процентов после трансформации компаний с бумажного документооборота в электронную форму.

Система ЭДО позволяет:

  • освободить рабочее пространство и снизить затраты на канцелярию;
  • сэкономить энерго- и трудозатраты в пользу работников организации путём снижения агрегации операций;
  • хранить документы в единой электронной базе;
  • обеспечивать передачу данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов;
  • сократить количество ошибок, связанных с обработкой документов;
  • исключить мошенничество и применение «чёрных схем» путём прозрачности и хранения цепочек операций;
  • автоматически формировать архив и отслеживать действия пользователей;
  • централизованно отправлять информацию в государственные органы.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger