Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Елена Янова

Разберёмся в том, зачем нужно внедрение электронного документооборота (ЭДО) и как работает система электронного документооборота (СЭД). А также рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО и как работает СЭД

Какая польза от внедрения ЭДО на предприятии? Основные функции электронного документооборота — это цифровизация делопроизводства, ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают:

• хранить документы в электронной форме, сортировать и редактировать их с помощью одной программы;
• защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
• следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
• согласовывать и доставлять документацию — передавать документы с помощью ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
• быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
• экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
• избавить бухгалтеров, кадровиков и юристов от бумажной волокиты и позволить им эффективно использовать рабочее время.

Для электронного управления документооборотом в организации используется СЭД — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими. Набор функций систем электронного документооборота со временем расширяется, и СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО помогают работать с договорами, счетами, обращениями и другими документами.

Основные этапы развития СЭД можно представить в следующем порядке:

1. Автоматизация процессов работы служб документационного обеспечения управления.
2. Автоматизация документооборота в рамках одного предприятия в целом.
3. Применение элементов внутреннего ЭДО в рамках системы одного предприятия.
4. Взаимодействие СЭД при обмене электронными документами между организациями.
5. Создание комплексных инфосистем и технологий ЭДО.

Положение об электронном документообороте

Внедрение ЭДО нужно закрепить в документах компании. Руководству потребуется подготовить положение о работе с электронными данными. Это инструкция для сотрудников, которые будут использовать систему ЭДО.

Из каких частей состоит положение о переходе на ЭДО:

• Общие положения: в разделе указывают цели и задачи системы электронного документооборота, а также то, на кого распространяются правила.
• Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Это упрощает взаимодействие сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
• Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», федеральные законы № 63-ФЗ, № 149-ФЗ, № 402-ФЗ.
• Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты для каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
• Контроль исполнения документов: раздел закрепляет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и описание категорий электронных документов.

Приказ о переходе на электронный документооборот

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Также в документе нужно прописать, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа. Кроме того, в приказе должно содержаться требование ознакомить всех работников с документом под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации происходит поэтапно: на ЭДО по очереди переводят либо разные отделы, либо разные категории документов. План перехода на СЭД в отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом порядок перехода на электронный документооборот более или менее одинаков для всех организаций.

Чаще всего он включает в себя следующие этапы:

Проблемы при внедрении системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами может столкнуться руководство компании при подключении предприятия к системе электронного документооборота (СЭД).

Сопротивление со стороны персонала. Обучение сотрудников новому порядку работы может вызывать сложности. Рекомендуем составить понятные и подробные инструкции, которые помогут вашим работникам быстрее адаптироваться к изменениям.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Эта проблема характерна для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их подключиться к системе с помощью письма от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Это кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Елена Янова