Этапы внедрения электронного документооборота в организации

Разбираемся, зачем нужен ЭДО, как работает система электронного документооборота (СЭД) и каким образом происходит её внедрение в компанию. Кроме того, мы рассмотрим проблемы, с которыми сталкиваются организации при переходе на электронный документооборот.

Зачем нужен ЭДО и как работают СЭД

Основные функции электронного документооборота — цифровизация делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами. Системы электронного документооборота на предприятии помогают:

• хранить, сортировать и редактировать документы в одном месте;
• защищать конфиденциальные данные с помощью шифрования данных и разных уровней доступа к документам для сотрудников компании;
• следить за выполнением сотрудниками своих обязанностей;
• согласовывать и доставлять документацию — передавать документы через ЭДО гораздо быстрее, чем через курьера;
• быстро искать документы в электронном архиве по ключевым словам;
• экономить на услугах курьеров, оргтехнике, канцелярских товарах и расходниках;
• разгрузить рабочее время бухгалтерского, юридического и кадрового отделов.

В целях ЭДО используется система электронного документооборота (СЭД) — программа для создания документов в электронном виде и обмена ими внутри организации или с контрагентами и госорганами. В СЭД выполняются функции учёта, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью.

По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, СЭД становятся более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для работы с договорами, счетами, обращениями и тому подобным.

Основные этапы развития СЭД можно представить в следующем порядке:

1. Автоматизация процессов работы служб документационного обеспечения управления.
2. Автоматизация документооборота в рамках одного предприятия в целом;
3. Применение элементов внутреннего ЭДО в рамках системы одного предприятия;
4. Взаимодействие СЭД при обмене электронными документами между организациями;
5. Создание комплексных инфосистем и технологий ЭДО.

Положение об электронном документообороте (ЭДО)

Как и в случае с бумажным документооборотом, отдельное положение о работе с электронными документами — это, прежде всего, понятная инструкция для сотрудников по работе в системе ЭДО.

Что прописывают в ЭДО:

• Общие положения: цели и задачи системы электронного документооборота (СЭД), на кого распространяется положение.
• Термины и определения: раздел объясняет все понятия, которые нужно знать при работе с ЭДО. Облегчает общение сотрудников компании с техподдержкой и IT-отделом.
• Ссылки на нормативные источники: в первую очередь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Управление документами», ФЗ-№ 63, ФЗ-№ 149, ФЗ-№ 402.
• Порядок доступа к системе: раздел описывает, каким сотрудникам доступны конфиденциальные документы.
• Правила работы с документами: основная инструкция по работе с ЭДО. В разделе прописывают порядок работы с документацией: создание, внесение изменений, согласование, приём и отправка, регистрация, передача в архив, поиск в архиве, а также маршруты каждого типа документов и правила использования электронных подписей.
• Контроль исполнения документов: раздел распределяет ответственность за определёнными сотрудниками, уточняет сроки работы, правила постановки и выполнения поручений.
• Классификация документов: порядок хранения документов в СЭД, правила наименования файлов и категории электронных документов.

Приказ о переходе на электронный документооборот (ЭДО)

Официально ЭДО вводят в компанию через приказ. Именно с указанной в приказе даты система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Кроме даты, в приказе прописывают, кто из сотрудников несёт ответственность за выполнение приказа, а также требование ознакомить с документом всех работников под подпись.

Этапы внедрения электронного документооборота

Введение электронного документооборота в организации происходит поэтапно — по очереди переводят на электронный документооборот либо разные отделы, либо разные категории документов. План внедрения СЭД отдельной компании может отличаться от проекта другого предприятия. Однако в целом опыт внедрения электронного документооборота в организациях имеет для всех один общий сценарий.
Чаще всего он включает в себя следующие этапы:

1. Определение целей и задач

Построение более эффективной системы документооборота, сокращение расходов, разгрузка отделов и так далее.

2. Анализ системы делопроизводства

На этом этапе оценивают:

• какие документы находятся в обороте компании сейчас;
• какие регламенты делопроизводства приняла организация;
• по каким маршрутам двигается документация;
• порядки создания, согласования и подписания договоров;
• правила регистрации входящих и исходящих документов;
• порядок архивирования и уничтожения документов;
• соответствие принятого порядка делопроизводства требованиям законов РФ.

На основе этого определяют требования для будущего ЭДО.

Если работа с документами на предприятии не упорядочена, прописывают необходимые регламенты.

Определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.

Обычно организации покупают СЭД и при необходимости заказывают доработку программ. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа. Если система поддерживает интеграцию с другим ПО — как в случае с 1С ЭДО, которая работает прямо в интерфейсе «1С:Предприятие» — ЭДО встраивают в программы, которые используют в компании.

Для этого в том числе разрабатывают инструкции и памятки с порядком работы с документами и правилами использования электронной подписи.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.