Порядок изменения юридического адреса ООО

Почему так важно передать данные о смене юридического адреса ООО в единый государственный реестр? Именно информацию из ЕГРЮЛ используют для связи с юридическим лицом надзорные органы. Если корреспонденция, которую отправляют юрлицу по указанному в реестре адресу, не доходит до получателя, налоговая служба вправе потребовать ликвидации ООО.

Место нахождения и адрес ООО

Место нахождения организации – это населённый пункт на территории РФ, в котором зарегистрировано юридическое лицо. Место нахождения указывают в государственном реестре и в учредительном документе общества – его уставе.

Адрес юрлица – это точные (вплоть до номеров дома и офиса) координаты его исполнительного органа. Постоянно действующим исполнительным органом ООО считают генерального директора или президента общества. Адрес юридического лица указывают в ЕГРЮЛ, а вносить его в устав организации не обязательно.

Итак, если ваша организация переезжает на другую улицу внутри одного города, посёлка или деревни, то изменяется только адрес ООО. Значит, нужно обновить сведения только в ЕГРЮЛ. Если же вы уезжаете из прежнего населённого пункта, то меняется и адрес, и место нахождения юрлица. В таком случае необходимо изменить не только запись в реестре, но и устав организации.

Приведём пошаговые инструкции для возможных ситуаций.

Ситуация 1. Смена адреса ООО внутри населённого пункта

Шаг 1. Подготовьте обоснование для изменения адреса

Смена юридического адреса начинается с оформления документа, в котором фиксируют принятие решения о переезде и новый адрес компании. Если у вашей организации только один владелец, достаточно подготовить его решение в письменной форме. Если собственников несколько, потребуется провести собрание учредителей и составить протокол заседания.

Протокол и решение пишут в свободной форме. Однако есть сведения, которые обязательно упомянуть в каждом из этих документов:

• регистрационные данные ООО;
• ФИО владельца или владельцев;
• новый адрес ООО;
• результаты голосования по вопросу о смене адреса (для протокола).

Бумаги необходимо заверить способом, который принят в вашей компании: с помощью подписей всех участников или нотариально. Если вы не перешли на ЭДО, подготовьте два экземпляра документа: один вы передадите в налоговую службу, другой сохраните для архива ООО.

Шаг 2. Заполните заявление по форме № Р13014

Заявление по форме Р13014 входит в пакет обязательных документов для налоговой инспекции. Вам потребуется заполнить три листа.

• Титульный лист. Поскольку при смене адреса нужно исправить данные только в ЕГРЮЛ, в пункте 2 поставьте «2».
• Лист Б. Меняется адрес, а не место нахождения ООО, поэтому заполните только пункт 2.
• Лист П со сведениями о заявителе.

Если вы передаёте документы в налоговую в бумажном виде, подпись на заявлении необходимо заверить нотариально. Директор организации должен подписать форму в его присутствии, после чего нотариус заполнит пункт 4 листа П. Если вы отправляете заявление через оператора электронного документооборота, вам достаточно воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью директора.

Шаг 3. Уведомите о переезде ООО налоговую инспекцию

Вы должны отправить документы в налоговый орган по текущему месту регистрации в течение семи рабочих дней с момента принятия решения о переезде. Госпошлину при смене адреса в пределах прежнего населённого пункта платить не нужно.

В пакет документов в этом случае входят:

• протокол или решение о смене адреса организации;
• заявление по форме Р13014;
• подтверждение права компании занимать помещение по новому адресу (договор аренды или выписка из ЕГРН).

В течение пяти рабочих дней ИФНС внесёт в реестр информацию о новом адресе вашей компании. После вам пришлют лист записи ЕГРЮЛ в электронном виде.

Ситуация 2. Смена места нахождения и адреса ООО

Шаг 1. Подготовьте обоснование для смены адреса ООО

Так же, как и в предыдущем случае, учредители ООО должны подготовить документ, в котором будут зафиксированы решение о переезде и новый адрес компании. При смене населённого пункта сведения об изменении местоположения нужно внести в устав организации. Поэтому на собрании собственников должен быть составлен протокол заседания с решением о корректировке учредительного документа.

Шаг 2. Внесите изменения в устав ООО

После того как намерение исправить устав зафиксировано в протоколе заседания или решении единственного собственника, вы можете принять учредительный документ в новой редакции или составить лист изменений, который станет приложением к нему.

Шаг 3. Уведомите о смене адреса налоговую по текущему месту регистрации

В течение трёх рабочих дней с момента принятия решения подайте в налоговый орган по старому месту регистрации пакет документов:

• решение или протокол о смене местоположения организации и внесении изменений в устав;
• обновлённый устав или лист изменений;
• заявление по форме Р13014 (титульный лист, листы Б и П);
• подтверждение права компании занимать помещение по новому адресу (договор аренды или выписка из ЕГРН).

Форму Р13014 в этом случае необходимо заполнить так: на титульном листе в пункте 2 поставить «2», в пункте 6 – «1», в листе Б заполнить только пункт 1.

Налоговый орган зарегистрирует изменения в течение пяти рабочих дней. После вы получите лист записи ЕГРЮЛ в электронной форме.

Шаг 4. Уведомите об изменениях налоговую по новому месту регистрации

Данные в новый налоговый орган нужно подать не ранее чем через 20 дней после исправления информации о компании в ЕГРЮЛ.

В этом случае пакет документов будет почти таким же, как и при предоставлении сведений в старую инспекцию:

• решение или протокол о смене местоположения организации;
• обновлённый устав или лист изменений;
• заявление по форме Р13014;
• подтверждение права компании занимать помещение по новому адресу;
• квитанция об уплате госпошлины. От госпошлины освобождаются организации, которые направляют документы в электронном виде.

Форму Р13014 заполните следующим образом: на титульном листе в пункте 2 поставьте «1», пункт 6 оставьте незаполненным. В листе Б заполните пункты 1 и 2.

Новая налоговая инспекция также будет обрабатывать документы и вносить исправления в реестр в течение пяти рабочих дней, после чего пришлёт вам лист записи ЕГРЮЛ

Способы подачи документов об изменении адреса ООО

В 2023 году предъявить заявление в налоговую службу можно как в бумажном, так и в электронном виде. Те, кто продолжает работать с бумажными документами, могут предоставить их в инспекцию лично или отправить по почте заказным письмом, а также передать их через МФЦ. В этом случае подпись на заявлении по форме Р13014 должна быть заверена нотариусом.

Вы можете подать документы через онлайн-сервис на сайте ФНС или портал «Госуслуги», если у вас есть усиленная квалифицированная электронная подпись. Кроме того, возможно обратиться к нотариусу, который подаст документы электронно вместо вас с помощью своей УКЭП. Однако в таком случае придётся оплатить услуги самого нотариуса.