Переход на кадровый ЭДО

Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году: тогда в Трудовой кодекс РФ добавили главу 49.1, которая регулирует труд дистанционных работников. В этой главе описаны правила взаимодействия работодателя с сотрудниками на удалёнке, в том числе порядок обмена документами в цифровом формате Эксперимент по внедрению кадрового ЭДО стартовал 5 мая 2020 года и продлился до 15 ноября 2021 года. Участие в проекте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на КЭДО ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.

Пилотный проект охватывал различные типы кадровой документации, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.

После эксперимента правительство внесло поправки в трудовое законодательство. Изменились те акты, которые регулируют вопросы ЭДО в сфере трудовых отношений. Теперь предприниматели получили более подробную инструкцию по тому, как перейти на кадровый ЭДО.

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ. Он внёс в ТК РФ поправки, позволяющие организациям перейти на ЭДО в кадровом делопроизводстве.

Что изменилось:

• в законодательстве появилось определение КЭДО;
• утвердили список документов, которые остаются в бумажном виде: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда;
• появились ограничения по использованию видов ЭП;
• приказ о приёме на работу перестал быть обязательным;
• обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда России.

Электронный кадровый документооборот в организации может осуществляться на базе единой цифровой платформы «Работа в России», либо информационной системы работодателя.

Требования по взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений. Если компания решила перейти на КЭДО, она может использовать электронные документы (а не сканы бумажных) и при взаимодействии с сотрудниками на удалёнке.

1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтруда № 578н. Он установил новые правила формирования ЭДО. Ранее создавать бланки было можно в любом формате. Теперь вся документация для КЭДО должна состоять из трёх обязательных файлов:

При необходимости к документу прикрепляют машиночитаемую доверенность в формате XML. С 2023 года продолжается активное внедрение ЭДО в кадровой сфере, и многие компании уже полностью перешли на электронный формат.

Как организовать переход на КЭДО

Как перейти на электронный кадровый документооборот? Порядок включает несколько обязательных этапов.

Шаг 1. Предварительный анализ

В общем виде схема подготовки такова:

• Подготовка описания уже существующих процессов и сопутствующей документации. Автоматизировать работу в этой области можно лишь после того, как она будет описана. Предварительно следует определить типовые формы взаимодействия, схему согласования и прочие вопросы.
• Оценка рисков, которые несёт внедрение документооборота. Каждый документ понадобится оценить с позиции возможности перевести его в КЭДО. В итоге нужно добиться отказа от чрезмерного количества бумаг и дубликатов. Здесь же проводится анализ законов в сфере труда и существующей судебной практики. Каждый документ понадобится соотнести с рядом параметров. В их числе: требования к подписи, к срокам хранения, законодательное разрешение на перевод в цифровой формат.

• Аудит имеющейся документации в отношении персонала. В зависимости от степени риска перевода в КЭДО их понадобится разделить на три категории:

  • Низкий — необязательные документы, в числе которых трудовые книжки и ряд заявлений.
  • Умеренный — бумаги, на которые не налагается непосредственный запрет на перевод в СЭД, например, табели учёта рабочего времени, отпускные графики.
  • Высокий — документы, которые не покрыты законодательством РФ, либо по ним существует отрицательная судебная практика или мнение контролирующих инстанций.
• Подготовка перечня документации, подлежащей оцифровке, в случае если компания решит перейти на КЭДО. В рамках данного этапа нужно установить, что из материалов подлежит переводу в цифровой формат. Также нужно продумать, какая ЭП потребуется в каждом случае. Автоматизация также подразумевает аудит имеющегося техоснащения.

До внедрения нужно обеспечить штат ЭП. Она представляет собой данные в цифровом формате, позволяющие идентифицировать лицо, которое ставит подпись на электронном документе. ЭП — альтернатива обычной рукописной подписи.

Согласно Федеральному закону от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ, существует три разновидности ЭП:

• Простая. Используется для подтверждения личности, однако не гарантирует неизменность текста документа после его подписания — в него могут быть внесены правки. Применение ПЭП допускается лишь при наличии соответствующего соглашения с участниками совершаемого электронного обмена.
• Усиленная неквалифицированная. Подходит для подтверждения личности, при этом доказывает отсутствия правок в тексте документа. Защита сведений обеспечивается криптографическими алгоритмами. Чтобы ЭП данного типа была признана юридически значимой, понадобится заключить соответствующее соглашение между компанией и работником. УНЭП могут использовать для подписания большинства документов после перехода на КЭДО.
• Усиленная квалифицированная. Имеет те же признаки, что и УНЭП. Однако её выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию. УКЭП обеспечивает полную юридическую силу документа, поэтому она необходима руководителям и отделу кадров, решившим перейти на КЭДО.