ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот позволяет автоматизировать и ускорить процессы обмена документами между организациями

Подробнее о продукте

Тарифы и цены

Подключение ЭДО

Автоматизация документооборота

Подключение роуминга ЭДО

Оптимизация документооборота

Стоимость подключения ЭДО с контрагентами

Выбирайте подходящий тариф, исходя из объемов вашей работы

1 200 документов на 1 год

7 680 ₽

Стоимость одного документа 6,4 ₽

Обмен документами через оператора ЭДО

Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, задача которого:

Обеспечение технической составляющей оборудования клиента – предоставление сервиса ЭДО

Поддержка установленных форматов документов

Отправка и принятие от компаний-партнеров соглашений об электронном взаимодействии

Законная отправка юридически значимых документов, в том числе счетов-фактур

Фиксация даты и времени отправки или получения документа

Контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи

Гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных

Хранение переданных электронных документов

Обеспечение технической составляющей оборудования клиента – предоставление сервиса ЭДО

Поддержка установленных форматов документов

Отправка и принятие от компаний-партнеров соглашений об электронном взаимодействии

Законная отправка юридически значимых документов, в том числе счетов-фактур

Фиксация даты и времени отправки или получения документа

Контроль подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи

Гарантия безопасной и непрерывной передачи зашифрованных данных

Хранение переданных электронных документов

Мы предлагаем современные продукты для обмена электронными документами с контрагентами: Доки и 1С-ЭДО. Любой из сервисов позволяет вести взаимодействие со всеми контрагентами и контролирующими органами, соблюдая налоговое законодательство. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы ЭДО и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчетов в госорганы.

Электронный документооборот Астрал

Доки

Универсальный сервис электронного документооборота:
в 1С и веб-версии

Подробнее

1С-ЭДО

Электронный
документооборот
с контрагентами прямо
из 1С

Подробнее

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис
электронного документооборота

Подробнее

Порядок перехода на ЭДО с контрагентами

Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством контрагентов. Чтобы перейти на ЭДО, организации составляют контрагентский договор или дополнительное соглашение с контрагентами. Если взаимодействие осуществляется через операторов ЭДО, то достаточно осуществить обмен приглашениями в сервисе. «Калуга Астрал» входит в список операторов ЭДО, осуществляющих законную передачу электронных документов, полный список организаций можно посмотреть на сайте ФНС

Подготовка к переходу

Для начала необходимо внести изменения в учетную политику компании. В ней прописывают условия и вид использования электронного взаимодействия, в частности:

способ перехода на электронный документооборот с контрагентами,
вид документов для цифровой передачи, список уполномоченных работников, регламент предоставления отчетов в ФНС и пр.

Составление цепочки документооборота

Схемы перемещений документов внутри компании необходимо оптимизировать под ЭДО, если вы планируете обмен без участия оператора. Если используются системы электронного документооборота через оператора ЭДО, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются

Получение ЭП

Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. Получить данный вид подписи можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры РФ, к списку таких УЦ относится и «Калуга Астрал». Для внутренних электронных документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдет простая или неквалифицированная электронная подпись. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение при переходе на ЭДО

Установка дополнительного софта

Компьютер, подключенный к системе электронного документооборота, должен быть оснащен дополнительной программой – криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с ЭП и шифрования данных. Одной из таких программ является КриптоПро. Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра

Подключение контрагентов

Для этого отправьте соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией. Заключать с партнерами дополнительный договор или соглашение об обмене файлов с помощью системы электронного документооборота не требуется. Если контрагент уже работает с ЭДО, можно отправить запрос на установление взаимосвязи между системами – роуминг.

Как пригласить контрагента к ЭДО

Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах ЭДО от «Астрал» и «1С»

Как отправить приглашение

Для отправки приглашения необходимо:

перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:

В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:

В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:

Сервис оповестит об успешной отправке приглашения к ЭДО:

Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:

Как принять приглашение

Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:

В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:

Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:

После появится уведомление об успешном принятии приглашения к ЭДО:

Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:

Как отправить приглашение

Для добавления контрагента необходимо выполнить следующие шаги: Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»:

Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:

В списке контрагентов выбрать необходимого партнёра:

В открывшемся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:

Заполнить поля формы отправки → «Отправить»

Как принять приглашение

Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:

Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:

Преимущества перехода на ЭДО с контрагентами

Освобождение рабочего пространства

Снижение затрат на канцелярию

Экономия энерго- и трудозатрат в пользу работников организации путем снижения агрегации операций

Хранение документов в единой электронной базе

Обеспечение передачи данных в один клик, вне зависимости от расстояния контрагентов

Сокращение количества ошибок, связанных с обработкой документов

Исключение мошеннических действий из-за прозрачности работы и хранения цепочек операций

Автоматическое формирование архива и отслеживание действий пользователей

Как подключиться к ЭДО

Оставьте заявку

С вами свяжется представитель нашей компании в регионе — он поможет заполнить договор и другие необходимые документы, а также выставит счет

Выберите тариф и оплатите счет

Получите по почте проект договора и счет на оплату, подпишите и направьте скан договора вашему менеджеру, оплатите счет

Подключитесь к сервису

После оплаты счета вам нужно лишь подключиться к выбранному продукту ЭДО, следуя инструкциям от специалиста

Пригласите контрагентов

Отправьте приглашение и начинайте обмен электронными документами

Оставьте заявку

Выберите тариф и оплатите счет

Подключитесь к сервису

Пригласите контрагентов

После оплаты счета вам нужно лишь подключиться к выбранному продукту ЭДО, следуя инструкциям от специалиста

Отправьте приглашение и начинайте обмен электронными документами

FAQ

Как определить, совместимы ли системы ЭДО вашей компании и контрагента?

Чтобы уточнить состояние роуминга, перейдите по ссылке. В таблице указаны операторы, с которыми можно взаимодействовать через продукты от «Калуга Астрал».

Какие риски возникают при переходе на ЭДО с контрагентами, которые ранее работали только с бумажными документами?

Основные проблемы: технические сложности (отсутствие необходимого ПО или электронной подписи), недостаток знаний у сотрудников и сопротивление изменениям. Для минимизации рисков важно провести обучение для контрагента, предоставить пошаговые инструкции и техническую поддержку. Также стоит начать с пилотного проекта, чтобы протестировать процесс и устранить возможные ошибки до полного перехода. Со всеми сложностями могут справиться наши специалисты. Для обсуждения деталей перехода контрагентов на ЭДО оставьте заявку на сайте.

Как организовать процесс подписания документов, если у контрагента нет ЭП?

Вы можете предложить ему оформить КЭП через удостоверяющий центр, что займет несколько дней. В качестве временного решения можно использовать простую электронную подпись (если это допустимо для типа документов) или организовать подписание документов через специализированные сервисы, которые не требуют КЭП, но обеспечивают юридическую значимость. Также можно рассмотреть вариант смешанного документооборота, где часть документов подписывается электронно, а часть – в бумажном виде, пока контрагент не получит КЭП.

Отзывы

ООО "МОЯ СЕМЬЯ"

Ведем учет в 1С, поэтому самым важным при выборе ЭДО стало то, что в Доки можно сразу в 1С работать с документами. Не нужно никуда ничего перезагружать вручную. И все документы видим в 1С. У нас достаточно много контрагентов, с которыми мы обмениваемся документами по ЭДО и это упростило нашу работу. Не нужно ничего печатать и подписывать вручную.

Ирклиенко Дарья Александровна, бухгалтер

Крупная производственная компания в сфере строительства

Выбором ЭДО занимался главный бухгалтер. По соотношению цен с другими операторами мы пришли к выводу, что будем пользоваться вашими услугами. Пользоваться сервисом очень легко, понятно. Трудностей не возникало. Сотрудники Астрала помогли все подключить и настроить. Намного удобнее работать в ЭДО, нежели вручную все документы подписывать и отправлять курьерами.

ООО "АЙКЛИМА"

Решили в целях оптимизации и улучшения процессов в компании подключить ЭДО. Так как подключали ЭДО впервые и хотели попробовать, то главным критерием выбора была стоимость. Сейчас уже активно отправляем и получаем документы, нам все нравится, удобно и просто. Ну и конечно быстрее отправлять и получать документы, чем на бумаге.