ЭДО с контрагентами
Стоимость подключения ЭДО с контрагентами
Выбирайте подходящий тариф, исходя из объемов вашей работы
Виды документов, которыми можно обмениваться в ЭДО
В ЭДО с контрагентами организации могут использовать два типа электронных документов:
- формализованные — то есть, имеющие конкретный цифровой формат, который утверждён законодательством (например, обмен УПД через электронный документооборот строго регулируется Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@, который устанавливает как форму, так и порядок её заполнения);
- неформализованные — не имеющие утверждённого цифрового формата, а потому составленные в свободной форме, но подписанные электронной подписью.
Таким образом, электронный документооборот позволяет компаниям обмениваться широким спектром информации в самых разных форматах (текстовые, табличные, графические и даже отсканированные файлы). Предприниматели получают возможность перевести в цифру большую часть внешних процессов: обмен УПД с контрагентами, заключение соглашений, оформление доверенностей, рассылка уведомлений и многое другое.
Зачем нужен ЭДО с контрагентами
Оператор электронного документооборота выполняет функцию независимого участника, в задачи которого входит
Электронный документооборот Астрал
Требования законодательства к ЭДО между организациями
Электронный документооборот с клиентами и партнёрами контролируется законодательством РФ. Организации, желающие обмениваться друг с другом цифровыми документами, обязаны для начала договориться об этом. Здесь возможны два сценария.
К ЭДО подключена только одна сторона. В этом случае, компания, уже использующая ЭДО, может отправить своему бизнес-партнёру предложение о соответствующем переходе. Чтобы повысить шансы на принятие данного предложения, нужно обязательно указать преимущества цифрового обмена, дать ссылки на НПА, свидетельствующие о его легальности, а также рассказать, как перейти на электронный документооборот с контрагентами.
Обе организации уже используют ЭДО. В этом случае документооборот возможен без каких-либо дополнительных условий, так как обмен данными через оператора с использованием квалифицированных электронных подписей уже придаёт процессу необходимую юридическую силу (ст. 6 закона № 63-ФЗ). Однако организации могут заключить друг с другом дополнительное соглашение об использовании ЭДО. Данный документ не является обязательным, когда обе организации используют УКЭП, однако его наличие может сыграть существенную роль в случае судебного разбирательства или вопросов со стороны госорганов.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Переход на системы электронного документооборота необходим компаниям, взаимодействующим с большим количеством партнёров и клиентов. Если взаимодействие осуществляется через сервис ЭДО, с контрагентами достаточно просто обменяться приглашениями.
Подготовка к переходу
Для начала необходимо внести изменения в учётную политику компании. В частности, здесь прописываются: способ перехода, вид документов для цифровой передачи, список уполномоченных работников, регламент предоставления отчётов в ФНС и пр.
Составление цепочки документооборота
Схемы перемещений документов внутри компании необходимо оптимизировать под ЭДО, если вы планируете обмен без участия оператора. Если компания пользуется услугами оператора ЭДО, то процессы хранения и отправки документов автоматизируются
Получение ЭП
Ответственных сотрудников необходимо обеспечить УКЭП. Получить данный вид подписи можно в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры РФ, к списку таких УЦ относится и «Калуга Астрал». Для внутренних документов порядок использования УКЭП не является обязательным. Подойдёт простая или неквалифицированная ЭП. Таким образом, для сотрудников, не уполномоченных отправлять внешние документы, не понадобится приобретать УКЭП. Такая мера сократит расходы компании на техническое оснащение
Установка дополнительного софта
Компьютер, подключённый к системе цифрового документооборота, должен быть оснащён дополнительной программой – криптопровайдером. Она необходима для контроля работы с ЭП и шифрования данных. Одной из таких программ является КриптоПро. Она осуществляет проверку цифровых сертификатов на соответствие требованиям, установленным к УКЭП, и аккредитацию удостоверяющего центра
Подключение контрагентов
Для этого отправьте соглашение клиентам через сервис. После принятия приглашения можно обмениваться электронными документами с компанией.
Как пригласить контрагента к ЭДО
Рассмотрим, как отправлять и принимать приглашения в системах от «Астрал» и «1С»
Как отправить приглашение
Для отправки приглашения необходимо перейти в раздел «Контрагенты» → нажать «Добавить контрагента»:
В окне «Добавление контрагента» указать в строке поиска ИНН, наименование или ID ЭДО. После появления информации о найденном партнёре нажать «Показать список»:
В полученном списке выбрать необходимый идентификатор и кликнуть по нему:
Сервис оповестит об успешной отправке приглашения к ЭДО:
Отправленные приглашения отображаются в реестре «Приглашения» → вкладка «Исходящие»:
Как принять приглашение
Если вам отправлено приглашение, то на почту, привязанную к сервису ЭДО, поступит соответствующее уведомление:
В окне уведомления необходимо нажать «Подробнее». После перехода в раздел «Приглашения» → нажать «Входящие»:
Для приёма приглашения установить курсор на требуемую запись и нажать «Принять»:
После появится уведомление об успешном принятии приглашения к ЭДО:
Новый партнёр будет автоматически перемещён в реестр «Контрагенты» → «Мои контрагенты»:
Как отправить приглашение
Перейти в «Справочники» → «Контрагенты»
Нажать «Создать» → заполнить обязательные поля, выделенные красным:
В предложенном списке выбрать необходимого партнёра:
В открывшемся окне «Настройка ЭДО (Создание)» → выполнить тест настроек → «Отправить приглашение»:
Заполнить поля формы отправки → «Отправить»
Как принять приглашение
Порядок принятия приглашения в конфигурации «Бухгалтерия предприятия версии 3.0» следующий:
Раздел «Приглашения» → вкладка «Требуется согласие» → «Принять»:
Преимущества перехода на ЭДО с контрагентами
Как подключиться к ЭДО
1
Оставьте заявку
2
Выберите тариф и оплатите счет
3
Подключитесь к сервису
4
Пригласите контрагентов
С вами свяжется специалист нашей компании по вашему региону — он проконсультирует по всем актуальным вопросам, поможет заполнить необходимые документы и выставит счёт
Получите договор и счёт на оплату, подпишите и направьте скан договора вашему менеджеру, после чего оплатите счёт
После оплаты счета вам нужно лишь подключиться к выбранному продукту, следуя инструкциям от специалиста
Отправьте приглашение и начинайте обмен электронными документами
FAQ
Как определить, совместимы ли системы ЭДО вашей компании и контрагента?
Какие риски возникают при переходе на ЭДО с партнёрами, которые ранее работали только с бумагой?
Как организовать процесс подписания документов, если у партнёра нет ЭП?
Новости
В РФ стартуют новые эксперименты по маркировке
Список маркируемой продукции увеличивается
Для производителей детских игрушек разработан типовой договор на предоставление кодов маркировки
С 1 октября 2025 года вступает в силу новый порядок обмена электронным счетами-фактурами
Астрал-Софт на стратегической сессии «Стратегия ЭДО» в Сочи: что важно знать бизнесу
«Госключ» теперь доступен для ИП и юрлиц
Лучше один раз услышать
Вебинары и мероприятия Астрал
Бесплатный вебинар: Счета-фактуры и УПД: ошибки, которые приводят к штрафам, и как их избежать
«ЭПД: всё, что нужно знать в 2025. Изменения законодательства. Пора готовиться к императиву?»
НДС и налог на прибыль в 2025 году
Подача уведомлений в Роскомнадзор: что изменилось в 2025 году
Почему без ЭПД уже не обойтись?
Вебинар «ЕНС: как бухгалтеру экономить до 100 часов в год на сверке»
Оставьте заявку на ЭДО с контрагентами
Заполните форму и получите индивидуальное предложение для вашего бизнеса
Астрал Отчет 5.0
Астрал Отчет 4.5
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С-ЭТП
Астрал Подпись
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 2.0.2100
Рутокен ЭЦП 3.0
Доки
1С-ЭПД
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC